Initier un fil de communication par e-mail pour une réunion
Objectif
Initier un fil de communication par e-mail en envoyant un e-mail externe vers l'onglet E-mails d'une réunion de projet spécifique.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour obtenir l'adresse e-mail de la réunion à partir de l'onglet E-mails d'une réunion, autorisations de niveau « Lecture uniquement » ou plus dans l'outil Réunions du projet.
- Pour initier un nouveau fil de communication pour la réunion, aucune autorisation n'est requise. Important : toute personne disposant de l'adresse e-mail d'une réunion peut démarrer un fil dans l'onglet E-mails de cette réunion.
Procédure
- Étape 1 : obtenir l'adresse e-mail de la réunion
- Étape 2 : commencer un fil de communication dans l'onglet E-mails de la réunion
Étape 1 : obtenir l'adresse e-mail de la réunion
- Accédez à l'outil Réunions du projet.
La page Ordres du jour/procès-verbaux de réunions s'ouvre. - Recherchez la réunion souhaitée dans la liste, puis cliquez sur Afficher.
La réunion s'ouvre en mode d'affichage. - Cliquez sur l'onglet E-mails de la réunion.
L'adresse e-mail de la réunion est surlignée en BLEU.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez fournir l'adresse e-mail aux personnes de votre choix. Conseil : pour fournir l'adresse aux participants planifiés, copiez l'adresse e-mail et collez-la dans le champ « Vue d'ensemble de la réunion ». Voir Créer une réunion.
Étape 2 : commencer un fil de communication sur l'onglet E-mails de la réunion
- Ouvrez votre programme de messagerie.
- Suivez les directives de votre programme de messagerie pour créer un e-mail.
- Saisissez l'adresse e-mail de la réunion dans le champ « À ».
- Envoyez l'e-mail.
Lorsque le système reçoit l'e-mail, ce dernier s'affiche dans l'onglet E-mails de la réunion, comme illustré ci-dessous. Remarque : si l'expéditeur de l'e-mail n'est PAS une personne répertoriée dans l'annuaire du projet, le système identifie cette personne comme un « Utilisateur inconnu ».
