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Procore

Initier un fil de communication par e-mail pour une réunion

Objectif

Initier un fil de communication par e-mail en envoyant un e-mail externe vers l'onglet E-mails d'une réunion de projet spécifique.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour obtenir l'adresse e-mail de la réunion à partir de l'onglet E-mails d'une réunion, autorisations de niveau « Lecture uniquement » ou plus dans l'outil Réunions du projet. 
    • Pour initier un nouveau fil de communication pour la réunion, aucune autorisation n'est requise. Important : toute personne disposant de l'adresse e-mail d'une réunion peut démarrer un fil dans l'onglet E-mails de cette réunion. 

Procédure

Étape 1 : obtenir l'adresse e-mail de la réunion

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
    La page Ordres du jour/procès-verbaux de réunions s'ouvre. 
  2. Recherchez la réunion souhaitée dans la liste, puis cliquez sur Afficher.
    La réunion s'ouvre en mode d'affichage. 
  3. Cliquez sur l'onglet E-mails de la réunion.
    L'adresse e-mail de la réunion est surlignée en BLEU.

    meeting-email-address.png
     
  4. Si vous le souhaitez, vous pouvez fournir l'adresse e-mail aux personnes de votre choix. Conseil : pour fournir l'adresse aux participants planifiés, copiez l'adresse e-mail et collez-la dans le champ « Vue d'ensemble de la réunion ». Voir Créer une réunion

Étape 2 : commencer un fil de communication sur l'onglet E-mails de la réunion

  1. Ouvrez votre programme de messagerie. 
  2. Suivez les directives de votre programme de messagerie pour créer un e-mail.
  3. Saisissez l'adresse e-mail de la réunion dans le champ « À ».

    add-email-to-field.png
     
  4. Envoyez l'e-mail. 

Lorsque le système reçoit l'e-mail, ce dernier s'affiche dans l'onglet E-mails de la réunion, comme illustré ci-dessous. Remarque : si l'expéditeur de l'e-mail n'est PAS une personne répertoriée dans l'annuaire du projet, le système identifie cette personne comme un « Utilisateur inconnu ».

meetings-incoming-email.png

Prochaines étapes