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Procore

Afficher une réunion

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Objectif

Afficher une réunion dans l'outil Réunions du projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour afficher une réunion, autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions du projet.
    • Pour afficher une réunion marquée comme étant une ébauche de réunion ou comme étant privée :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Réunions du projet et l'utilisateur doit avoir été ajouté à la liste « Participants planifiés ».
  • Informations supplémentaires :

Vidéo

 

Le contenu des vidéos peut ne pas refléter fidèlement l'état actuel du système et/ou être obsolète.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
    La page de la liste de réunions s'affiche.
    Remarque : les réunions sont organisées en ensembles de réunions que vous pouvez développer ou réduire en cliquant sur le caret (>) à gauche du titre d'une réunion. 
    all-meetings-view.png
  2. Recherchez la réunion souhaitée. Cliquez ensuite sur Afficher.

    view-meeting.png

    Le système affiche l'ordre du jour de la réunion sélectionnée (ou son procès-verbal, si la réunion est en mode procès-verbal). 
  3. Dans la zone « Informations sur la réunion » de l'onglet « Réunion », vous pouvez afficher les informations sur la réunion ou cliquer sur Modifier pour modifier les informations comme suit :

    • Numéro de réunion : indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore assigne automatiquement à la première réunion d'une série le numéro un (1). Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore assigne à la réunion suivante de la série le numéro deux (2), et ainsi de suite. Remarque : ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros non significatifs. 

    • Lieu de la réunion : Le lieu où se tiendra la réunion (par exemple, la salle de conférence A, la salle de conférence B, et ainsi de suite). 

    • Lien vers la vidéoconférence : cliquez sur le lien vers la vidéoconférence pour lancer la réunion virtuelle.

    • ​​​​​ Nom de la réunion : saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

    • Réunion privée : cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que par les participants programmés et les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » pour l'outil Réunions. 

    • Date de la réunion : utilisez le contrôle du calendrier pour définir la date d'une réunion.

    • Heure de début : saisissez l'heure de début de la réunion.

    • Heure de fin : sélectionnez une heure de fin de la réunion. Incluez am ou pm après l'heure de fin.

    • Fuseau horaire : sélectionnez le fuseau horaire de la réunion.

    • Vue d'ensemble : saisissez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de formatage pour formater votre vue d'ensemble. 

    • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).
  4. Dans la zone « Participants planifiés », affichez les informations suivantes :

    • Personne : le nom du participant prévu. 

    • Entreprise : nom de l'entreprise du participant planifié.

    • Présent : une coche indique que la personne était présente à la réunion. Un « x » rouge indique que la personne n'était PAS présente à la réunion. 

    • Absent : Une coche indique que la personne était absente de la réunion. Un « x » rouge indique que la personne n'était PAS absente  lors de la réunion.

    • Pour la distribution uniquement : une coche indique qu'un participant programmé n'est pas obligé d'assister à la réunion, mais qu'il a été ajouté à la réunion en tant que membre du groupe de distribution. 

    • Conférence : Une coche indique que la personne était un participant à distance. Un « x » rouge indique que la personne n'était PAS un participant à distance.

  5. Dans la zone « Éléments de la réunion », affichez tous les éléments de la réunion :
    Remarque : vous pouvez également cliquer sur Afficher pour voir les détails concernant l'élément sélectionné.

    • # : Affiche le numéro de l'élément de réunion. 

    • Titre : affiche le titre de l'élément de réunion. 

    • Assignation : affiche le nom du fournisseur/de l'entreprise à qui est assigné l'élément de réunion. 

    • Date d'échéance : Affiche la date d'échéance de l'élément de réunion. 

    • Priorité : affiche la priorité attribuée à l'élément. 

    • Statut : affiche le statut assigné à l'élément de réunion.

  6. Vous disposez également des options suivantes :