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Procore

Remplir les factures au maître d'ouvrage avec DocuSign©

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  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Compléter le processus de signature électronique d'une facture au maître d'ouvrage sur un contrat principal en utilisant l'intégration Procore + DocuSign® .

Contexte

Une fois qu'un membre de l'équipe a créé une facture au maître d'ouvrage, les utilisateurs de Procore possédant un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® pour la facture à envoyer au(x) destinataire(s) approprié(s) afin de demander une signature.

Si vous êtes destinataire d'une demande de signature, vous n'avez pas besoin de compte DocuSign®. Cependant, si vous avez un compte DocuSign® et que l'adresse e-mail correspond à l'adresse e-mail que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois toutes les signatures requises collectées dans DocuSign®, Procore modifie le statut de l'engagement en « Approuvé ».

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Une fois connecté à votre compte DocuSign® à partir de Procore, vous n'aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu'à ce que le jeton de connexion n'expire. Après expiration, la bannière « Ré-Authentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, la  facture doit être dans le statut Approuvé, Approuvé comme noté, ou En attente de l'approbation du maître d'ouvrage.

Conditions préalables

Procédure

Ouvrir la facture au maître d'ouvrage

Il existe deux façons d'ouvrir une facture au maître d'ouvrage : 

À partir de l'outil Contrats principaux

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet. 
  2. Localisez le contrat principal associé à la facture au maître d'ouvrage. Cliquez ensuite sur son lien Numéro. 
  3. Cliquez sur l'onglet Factures.
  4. Dans le tableau Factures (demandes de paiement), cliquez sur le lien Facture n°. 
  5. Dans la facture, cliquez sur le bouton Modifier. 
  6. Dans l'onglet Résumé , cliquez sur le bouton Mettre à jour et configurer DocuSign.

    update-set-up-docusign-button.png

Depuis l'outil Facturation

Si vous disposez dune autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux, vous pouvez également utiliser l'outil Facturation du projet pour envoyer en masse des factures à DocuSign®. 

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Maître d'ouvrage.
  3. Localisez la facture dans le tableau. Puis
  4. , cliquez sur le lien Numéro de facture. 
  5. Dans la facture, cliquez sur le bouton Modifier. 
  6. Dans l'onglet Résumé , cliquez sur le bouton Mettre à jour et configurer DocuSign.

    update-set-up-docusign-button.png

Procore lance l'application  DocuSign® . Si vous n'êtes pas déjà connecté à DocuSign®, vous serez invité à saisir vos identifiants de connexion. 

Connectez-vous à  DocuSign®

Préparez l'enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :

Ajouter des documents à l'enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de la facture est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l'enveloppe ». 

Vous avez la possibilité d'ajouter d'autres documents comme suit :

  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l'enveloppe, choisissez l'une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l'enveloppe » :

    owner-invoice-add-documents.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l'enveloppe » sont développées et conservées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de réviser le contenu du site support.docusign.com. 

    1. Charger

    2. Utiliser un modèle

    3. Obtenir depuis le cloud

Ajouter des destinataires à l'enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l'enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l'enveloppe », conservez les blocs de destinataire par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Pour les factures au maître d'ouvrage, vous ajouterez généralement deux (2) destinataires de la manière suivante :  
    • Destinataire 1. Dans la case Nom , saisissez le nom de la personne de votre entreprise chargée de signer les demandes de paiement. Si un utilisateur correspondant existe dans l'Annuaire du Projet Procore, le nom de cet utilisateur apparaît comme une sélection dans la liste déroulante et l'intégration Procore + DocuSign® complète l'adresse e-mail du fichier. Si la personne ne figure PAS dans l'annuaire du projet, vous pouvez saisir l'adresse e-mail ici. 
    • Destinataire 2. Dans la case Nom , saisissez le nom de l'architecte chargé de certifier la demande de paiement par une signature. En général, il s'agit de l'architecte ou de l'ingénieur du projet. Si un utilisateur correspondant existe dans l'Annuaire du Projet Procore, le nom de cet utilisateur apparaît comme une sélection dans la liste déroulante et l'intégration Procore + DocuSign® complète l'adresse e-mail du fichier. Si la personne ne figure PAS dans l'annuaire du projet, vous pouvez saisir l'adresse e-mail ici.  

      owner-invoice-add-recipients.png
 Conseil

Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des destinataires DocuSign® ? Les options de la section « Ajout de destinataires à l'enveloppe » sont développées et conservées par DocuSign®. Si vous modifiez les informations relatives aux destinataires dans DocuSign ®, gardez à l'esprit que tous les changements apportés dans DocuSign® ne sont PAS mises à jour dans Procore et peuvent entraîner des résultats indésirables. Pour s'assurer que l'intégration fonctionne comme prévu, Procore recommande de conserver tous les champs de destinataire qui ont pu être ajoutés à DocuSign ® par Procore. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com. 

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :
    • Objet de l'e-mail
      Entrez une ligne d'objet pour le message e-mail sortant. 
    • Message e-mail
      Entrez la copie du corps du message e-mail sortant. 
  2. Cliquez sur  Suivant. 

Ajouter les champs de signature et envoyer l'enveloppe 

L'étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, les sous-traitant et architecte qui sont parties au contrat avec la facture.  Ces champs sont automatiquement ajoutés à l'enveloppe DocuSign® par l'intégration Procore + DocuSign®. 

  1. Localisez le champ de signature « Sous-traitant » dans la facture. 
  2. Sous les champs standard, utilisez un glisser-déposer pour déplacer le champ Signature vers la ligne de signature dans le contrat. Dans le volet de droite, sous Signature, assurez-vous que le destinataire approprié est sélectionné, comme illustré ci-dessous. 

    owner-invoice-add-signature-field.png
     
  3. Répétez l'étape ci-dessus pour ajouter le champ de signature de « Architecte/Ingénieur » sur le projet. 
  4. Facultatif : Ajoutez des « Champs standard » supplémentaires au formulaire PDF si vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com. 
  5. Facultatif : Pour prévisualiser l'enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Aperçu. Cliquez ensuite sur l'icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer l'aperçu. 
  6. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer. 
    DocuSign® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante.  Une fois que toutes les signatures ont été recueillies et appliquées au document dans DocuSign®, vous devrez manuellement changer le statut de la facture en « Approuvé » dans Procore.  

Voir également