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Procore

Remplir un contrat principal avec DocuSign®

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Terminer le processus de signature électronique d'un contrat principal en utilisant l'intégration Procore + DocuSign® .

Contexte

Une fois qu'un membre de l'équipe de projet a créé un contrat principal, les utilisateurs de Procore disposant d'un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® pour le contrat à envoyer au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Une fois connecté à votre compte DocuSign® à partir de Procore, vous n'aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu'à ce que le jeton de connexion n'expire. Après expiration, la bannière « Ré-Authentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

Procédure

Ouvrir le Contrat principal dans Procore

  1. Accédez à l'outil Contrat principal du projet.
  2. Dans l'onglet Contracts, trouvez le contrat. 
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir. 
  4. Dans la fiche Informations générales du contrat, cliquez sur Modifier. 
  5. Cochez la case Signer avec DocuSign® .

    funding-sign-with-docusign-check-box.png
     
  6. Terminez la saisie de données comme demandé. Voir Créer un Contrat principal et (Bêta) Créer des Contrats principaux.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Une fois la saisie des données terminée, choisissez une option :
    • S'il s'agit d'un contrat existant, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page. 

      prime-existing-send-with-docusign.png
       
    • S'il s'agit d'un nouveau contrat, cliquez sur Créer & Envoyer avec DocuSign  en bas de la page. 

      new-prime-create-with-docusign.png

      Alors, DocuSign®se lance. 

Se connecter à DocuSign®

Préparer l'enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :

Ajouter des documents à l'enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du contrat est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l'enveloppe ». 
  • Les cadres de signature requises pour chaque « rôle » sur le contrat. Par exemple, le maître d'ouvrage/client, le sous-traitant, et l'architecte/ingénieur qui sont parties au contrat. Cela inclut les « Nom » et « Adresse e-mail » de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d'ajouter d'autres documents comme suit :

  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l'enveloppe, choisissez l'une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l'enveloppe » :

    prime-contract-add-docs-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l'enveloppe » sont développées et conservées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de réviser le contenu du site support.docusign.com. 
    1. Charger
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir depuis le cloud

Ajouter des destinataires à l'enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l'enveloppe :

  1. Sous l'intitulé « Ajouter des destinataires à l'enveloppe », conservez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées à l'enveloppe automatiquement par l'intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse e-mail » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
  • Architecte. Il s'agit de la personne désignée dans le champ « architecte/ingénieur » du contrat. 
  • Entrepreneur général. Il s'agit de la personne désignée dans le champ « contact principal » du Annuaire du projet pour l'entreprise désignée dans le champ « sous-traitant » du contrat. 
  • Maître d'ouvrage. Il s'agit de la personne désignée comme « Maître d'ouvrage/client » dans le contrat. 
     Conseils

prime-contract-add-recipients-to-envelope.png 

 Conseil

Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des destinataires dans DocuSign® ? Les options de la section « Ajouter des destinataires à l'enveloppe » sont développées et conservées par DocuSign®. Si vous modifiez les informations relatives aux destinataires dans DocuSign®, gardez à l'esprit que tous les changements apportés dans DocuSign® ne sont PAS mis à jour dans Procore et peuvent engendrer des résultats indésirables. Pour garantir que l'intégration fonctionne comme prévu, Procore recommande de conserver les champs destinataires qui ont été ajoutés par l'intégration. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com. 

Ajouter un message à tous les destinataires

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l'enveloppe

Ensuite, prévisualisez les champs signature du PDF. Chaque champ signature correspond au titulaire autorisé de la signature tel que désigné dans l'outil Contrat principal de Procore. Ces champs correspondent également aux destinataires sur l'enveloppe DocuSign®. :

  • Architecte. Il s'agit de la personne désignée comme « architecte/ingénieur » dans le contrat de Procore. 
  • Entreprise général. Il s'agit de la personne désignée comme « Contact principal » dans l'annuaire du projet pour l'entreprise désignée comme « Sous-traitant » dans le contrat de Procore. 
  • Maître d'ouvrage. Il s'agit de la personne désignée comme « maître d'ouvrage/client » dans le contrat de Procore. 
 Conseil
Vous ne voyez pas les champs de signature ci-dessus ? Si votre entreprise a engagé l'équipe Solutions personnalisées Procore pour ajouter des champs personnalisés à utiliser avec l'outil Contrats principaux ou si votre entreprise a implémenté l'un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore, les destinataires qui apparaissent dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus, voir Quelles langues sont disponibles dans Procore ? et Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?
  1. Faites défiler jusqu'en bas du PDF pour voir les champs signature. Un exemple est illustré ci-dessous. 

    prime-contract-signature-fields.png
     
  2. Conservez les champs signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et en les conservant dans leurs positions par défaut, il est garantit que le flux de travail de signature de l'application Procore fonctionne comme prévu. 
  3. Facultatif : Ajoutez tous les « Champs standard » de votre choix au formulaire.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et conservées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com. 
  4. Facultatif : Pour prévisualiser l'enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Aperçu. Cliquez ensuite sur l'icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer l'aperçu. 
  5. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer. 
    DocuSign® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante.  Une fois que toutes les signatures ont été recueillies et appliquées au document dans DocuSign®, vous devrez manuellement changer le statut du contrat en « Approuvé » dans Procore.  

Voir également