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Procore

Importer des éléments de la liste de réserves

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IMPORTANT !Afin de protéger l'intégrité de vos données d'entreprise, les employés de Procore ne peuvent pas modifier les données que les clients soumettent dans tous les modèles d'importation Procore. Cette restriction s'applique à toutes les modifications de données, y compris la correction des erreurs typographiques. Si Procore établit que des erreurs sont présentes dans tout modèle d'importation Procore que vous avez envoyé à Procore, il vous sera renvoyé pour correction. Notez que le processus d'importation peut prendre jusqu'à 72 heures.

 

Objectif

Soumettre une demande à Procore pour qu'une liste d'éléments soit importée dans l'outil Liste de réserves du projet. 

Contexte

Au cours du processus d'implémentation de Procore, un membre de l'équipe Procore peut importer votre liste d'éléments dans l'outil Liste de réserves du projet. Pour ce faire, un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Liste de réserves du projet doit soumettre un modèle XLSX correctement formaté répertoriant vos éléments de la liste de réserves. Après avoir reçu votre modèle d'importation mis à jour, votre Point de contact Procore révise la soumission et s'assure que le formatage des données respecte les exigences d'importation. Une fois le processus d'importation terminé, vous pouvez vous connecter à Procore pour vérifier que les données ont été importées comme prévu.

Sinon, si le modèle d'importation est déjà rempli, vous pouvez accélérer le processus d'importation en effectuant votre propre importation à l'aide de l'application Procore Imports. Pour plus d'informations, voir Importer des éléments de la liste de réserves dans l'outil Liste de réserves au niveau projet (Procore Imports) .

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Liste de réserves du projet pour demander une importation vers l'outil Liste de réserves.
    • Autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Admin du projet.
    • Autorisation de niveau « Standard » ou supérieure dans l'outil Annuaire du projet.
  • Exigences du modèle d'importation :
    • Pour des considérations générales, consultez Comment préparer mes données pour l'importation dans Procore ?
      • Le modèle complété doit être soumis à Procore au format XLSX.
      • Le fichier XLSX doit être formaté sous forme de tableau.
    • Données de colonne requises :
      • Important : pour éviter les erreurs d'importation, n'ajoutez pas de lignes vides, de colonnes vides ou de nouvelles colonnes de données, et ne supprimez pas la ligne d'en-tête du modèle d'importation de contact. 
      • La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre entreprise dans Procore.
        • Les en-têtes suivants sont obligatoires et un astérisque (*) indique que des données sont requises dans la ligne : Nom de l'élément*, N° d'élément de réserve*, Type d'élément de réserve, Date d'échéance, Lieu, Code de coût, Impact sur le planning, Jours d'impact sur le planning, Impact financier, Montant de l'impact financier, Priorité, Référence, Création par*, Description, Assigné et Commentaires.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez l'ordre de l'en-tête de colonnes dans le modèle.
    • Données de ligne requises :
      • Important : il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un élément de la liste de réserves. Chaque enregistrement requiert au moins la valeur du nom d'élément. Les autres colonnes et cellules d'une ligne peuvent rester vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un poste de la liste de réserves.
    • Taille maximale du fichier : 
      • La taille de fichier maximale pour une importation de liste de réserves est de 1 Mo. 

Conditions préalables

Procédure

Pour collecter vos données, l'administrateur Procore de votre organisation doit effectuer les opérations suivantes :

Télécharger le modèle d'importation

  1. Téléchargez le modèle d'importation de la liste de réserves : import-punch-list.xlsx
  2. Ouvrez le fichier dans Microsoft Excel. 
  3. Révisez les instructions et les données fournies dans la feuille d'exemple de données. 
  4. Pour continuer, passez à Mettre à jour le modèle d'importation et l'envoyer à Procore.

Mettre à jour le modèle d'importation et l'envoyer à Procore

  1. Dans la feuille de calcul Microsoft Excel, cliquez sur la feuille de calcul « Ajouter des données ici ».
    Remarque : même si la feuille de calcul est verrouillée, vous pouvez saisir des données. Vous devez commencer à saisir vos données dans la cellule A2 de la feuille de calcul « Ajouter des données ici ». 
  2. Pour chaque ligne de la feuille de calcul, spécifiez les données comme suit :
    Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*). 
    • Nom de l'élément*
      Saisissez un titre descriptif pour l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques. Ce champ est obligatoire.
    • Numéro d'élément de réserve*
      Saisissez une valeur numérique dans cette zone pour chaque ligne de données. Les valeurs de la colonne sont généralement saisies en ordre numérique croissant (1, 2, 3, etc.). Les valeurs en double sont autorisées. Par contre, ce champ ne peut pas être vide.
    • Responsable d'élément de réserve*
      Saisissez l'adresse mail complète de l'utilisateur qui servira de responsable d'élément de réserve. Saisissez toujours l'adresse mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
      Important ! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves, ou un utilisateur « Standard » et une autorisation spéciale pour agir en tant que responsable d'élément de réserve.
    • Créé par*
      Saisissez l'adresse e-mail complète de l'utilisateur qui a créé l'élément de la liste de réserves. Saisissez toujours l'adresse e-mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
      Important ! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves.
    • Assigné à
      Entrez l'adresse mail complète de la personne responsable de la fermeture de l'élément de la liste de réserves.
      Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Standard » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves et sera automatiquement désigné comme la personne responsable pour l'élément de réserve.
      Important ! Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires à ce champ, mais chaque e-mail DOIT être séparé par le symbole de tuyau (« | »).
    • Approbateur final*
      Saisissez l'adresse e-mail complète de l'utilisateur qui servira d'approbateur final. Saisissez toujours l'adresse e-mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
      Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves, ou un utilisateur « Standard » et disposer d'une autorisation spéciale pour agir en tant qu'approbateur final.
    • Lieu
      Saisissez le lieu exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans Procore.
      Important : si le projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous devez saisir le lieu exactement tel qu'il apparaît dans Procore et séparer les niveaux par le symbole supérieur à (>), sans aucun ESPACE entre les niveaux (par exemple, Lot 1>Section A).
    • Métier
      Saisissez le nom de métier exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Admin au niveau entreprise. Consultez Ajouter ou supprimer des noms de métiers.
    • Impact sur le planning
      Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves. Toute entrée autre que celles ci-dessous entraînera une entrée vide après l'importation :
      • À déterminer : c'est l'abréviation de « À déterminer ». Sélectionnez cette option si l'impact sur le planning n'est pas encore déterminé.
      • n_a : abréviation de « Sans objet ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.
      • no_impact : sélectionnez cette option pour indiquer que l'élément de la liste de réserves n'a aucun impact sur le planning du projet. 
      • yes_unknown : sélectionnez cette option pour indiquer que l'élément de la liste de réserves aura un impact sur le planning du projet, mais que l'impact n'est pas connu.  
      • yes_known : sélectionnez cette option pour indiquer que l'élément de la liste de réserves a un impact sur le planning du projet et le nombre de jours pendant lesquels le planning du projet sera impacté est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez saisir un nombre de jours dans le champ « Jours d'impact du planning ».
    • Planifier les jours d'impact
      Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ « Impact du planning », saisissez le nombre de jours selon lequel le planning du projet sera affecté.
    • Code de coût
      Associez un code de coût à un élément de la liste de réserves. Le code de coût doit être au format "division - code de coût" écrit avec le nombre exact de chiffres indiqué dans votre projet ou entreprise dans Procore. Voir Ajouter des codes de coût d'entreprise.
    • Type d'élément de réserve
      Saisissez un type d'élément pour classer l'élément de la liste de réserves (par exemple, électrique, instrumentation ou mécanique). Pour que l'importation s'effectue correctement, les types doivent être ajoutés à l'outil Liste de réserves avant le processus d'importation, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves : Ajouter des types d'éléments de réserve.
    • Date d'échéance
      Saisissez la date à laquelle l'élément de la liste de réserves doit être complété en utilisant le format MM/JJ/AAAA (par exemple, 06/01/2016).
      Important : ne saisissez PAS les dates au format M/J/AAAA (par exemple, ne saisissez pas 6/1/2016). Avec ce format, l'importation échouerait.
      Remarque : si la colonne Excel ne vous permet pas de commencer par un zéro, sélectionnez la colonne entière, choisissez Format > Cellules, puis créez un format de nombre personnalisé nommé « mm/jj/aaaa » dans l'onglet Nombre. Voir Créer ou supprimer un format de nombre personnalisé dans Excel.
    • Priorité
      Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves afin d'indiquer leurs niveaux de priorité.
      • faible
      • moyen
      • élevé
    • Incidence sur les coûts
      Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves. Toute entrée autre que celles-ci laissera le champ vide.
      • À déterminer : c'est l'abréviation de « À déterminer ». Sélectionnez cette option si l'impact sur les coûts n'est pas encore déterminé.
      • n_a : abréviation de « Sans objet ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.
      • no_impact : sélectionnez cette option pour indiquer que l'élément de la liste de réserves n'a pas d'impact sur les coûts.
      • yes_unknown : sélectionnez cette option pour indiquer que l'élément de la liste de réserves a un impact sur les coûts, mais que le montant du coût n'est pas connu.  
      • yes_known : sélectionnez cette option pour indiquer que l'élément de la liste de réserves a un impact sur les coûts et que le montant du coût est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez également saisir un montant en dollars dans le champ « Montant de l'impact sur les coûts ».
    • Montant de l'impact sur les coûts
      Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ « Impact financier », saisissez le montant en dollars ici. N'incluez PAS le symbole dollar ($).
    • Référence
      Saisissez un mot-clé ou une expression à utiliser comme référence d'élément. Ce champ de texte de format libre est à utiliser selon les spécifications de votre organisation. Par exemple, si l'élément a été créé à la demande du client, saisissez « demande du client ».
    • Description
      Saisissez des informations descriptives supplémentaires relatives à la réalisation de l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
    • Commentaires
      Si vous le souhaitez, saisissez des commentaires supplémentaires sur l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.  
  3. Envoyez la demande d'importation d'une liste de réserves par e-mail à l'adresse imports@procore.com en ajoutant le fichier XLSX en pièce jointe.   
  4. Lorsque votre Point de contact Procore vous informe que l'importation est terminée, passez à Valider l'importation. 

Valider l'importation

  1. Accédez à l'outil Liste de réserves du projet. 
  2. Dans la page qui s'ouvre, vérifiez que les éléments de la liste de réserves importés s'affichent comme prévu.