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Procore

Répondre à une DDR

Également disponible sur ios-gray-icon.jpg android-gray-icon.jpg

Objectif

Envoyer une réponse à une DDR à laquelle vous avez été assigné.

Contexte

Si vous êtes répertorié en tant que « Personne assignée » d'une QRT, cela signifie que votre réponse a été demandée. Il est fortement recommandé d'entrer une réponse dès que possible pour vous assurer que la QRT peut être résolue en temps opportun. N'oubliez pas qu'une QRT peut nécessiter la réponse de plusieurs personnes avant de pouvoir être suffisamment résolue. La QRT vous sera attribuée, ce qui signifie que vous êtes répertorié comme la personne responsable jusqu'à ce que vous soumettiez une réponse. Pour afficher un flux de travail commun du processus QRT, affichez le diagramme de flux de travail interactif.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour répondre à la DDR par e-mail ou dans Procore :
      • Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil DDR du projet ET être une personne assignée ou un membre de la liste de distribution sur la DDR.
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil DDR du projet avec l'autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » activée dans votre modèle d'autorisation ET être le gestionnaire de DDR.
        OU
      • Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil DDR du projet avec l'autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » activée dans votre modèle d'autorisation ET être le créateur de la DDR, le gestionnaire de DDR, une personne assignée ou un membre de la liste de distribution.
        OU
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet.

Vidéo

 

Le contenu vidéo peut ne pas refléter avec précision l'état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

Procédure

Lorsque vous êtes désigné comme « personne assignée » d'une DDR, vous avez différentes options pour soumettre une réponse. Chaque option enregistre votre réponse dans l'outil DDR du projet approprié :

Une fois que vous avez soumis votre réponse à la QRT, le système transfère automatiquement la responsabilité au gestionnaire de QRT et des notifications par courriel sont envoyées en fonction des paramètres du projet. Voir Quand l'outil QRT envoie-t-il des notifications par courriel?

Répondre à la DDR par e-mail

  1. Ouvrez le nouveau message DDR dans votre client de messagerie.
    Un message ressemblant à celui ci-dessous apparaît.

    rfi-email-to-architect.png
  2. Cliquez sur Répondre dans votre client de messagerie.
    Le système affiche un formulaire de réponse et l'adresse e-mail à laquelle envoyer la réponse.
  3. Dans le corps du courriel, saisissez le message pour votre réponse.

    reply-by-email-address.png

    Remarques :
    • Ne modifiez PAS l'adresse e-mail dans le champ À. Cette adresse e-mail est nécessaire pour envoyer votre réponse à l'outil DDR du projet associé.
    • Vous pouvez également ajouter des pièces jointes au courriel si vous le souhaitez.
    • Si votre client de messagerie a un format personnalisé, il ne conservera PAS son format personnalisé dans Procore.
  4. Cliquez sur Envoyer.
    Le système publie votre courriel (ainsi que les pièces jointes que vous avez ajoutées) en tant que réponse à la section Activité de la QRT dans Procore et envoie des notifications par courriel en fonction des paramètres du projet. Voir Quand l'outil QRT envoie-t-il des notifications par courriel?

Répondre à la DDR dans Procore

  1. Ouvrez le message « Nouvelle DDR » dans votre client de messagerie.
  2. À côté de Plus de détails, cliquez sur Afficher en ligne.
    Remarques :
    • Si vous êtes actuellement connecté à Procore, le lien vous dirige vers la page QRT.
    • Si vous n'êtes PAS connecté à Procore, le système vous demandera de vous connecter puis vous dirigera vers la page QRT.
  3. Faites défiler vers le bas de la page de la QRT. Sous Activité, cliquez sur Ajouter une réponse.

    reply-in-procore.gif
  4. Dans la zone Activité, procédez comme suit :
    1. Saisissez votre réponse dans la zone de texte. 
    2. Ajoutez des fichiers en tant que pièces jointes à l'aide de l'une de ces options :
      • Cliquez sur Joindre des fichiers.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone Glisser-déposer le(s) fichier(s).
    3. Cliquez sur Envoyer une réponse.

    Votre réponse est ajoutée à la section Activité de la QRT et le système envoie des notifications par courriel en fonction des paramètres du projet. Voir Quand l'outil QRT envoie-t-il des notifications par courriel?

Répondre à la DDR sur votre appareil mobile

Les étapes à suivre dépendent de l'appareil que vous utilisez :

Étapes suivantes

Les étapes suivantes sont généralement effectuées par un gestionnaire de DDR (voir Quel est le rôle de gestionnaire de DDR ?) ou par un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR :

  • Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires auprès d'un autre utilisateur, suivez les étapes décrites dans Modifier une DDR et désignez cet utilisateur comme personne assignée de la DDR.
  • Si la DDR n'a reçu qu'une (1) seule réponse et que cette réponse satisfait aux exigences d'information, suivez les étapes décrites dans Fermer une DDR.
  • Si la DDR a reçu plusieurs réponses, vous pouvez réviser les réponses et désigner celle qui fournit toutes les informations requises comme étant la « Réponse officielle ». Voir Choisir une réponse officielle pour une DDR.

Voir également