Répondre à une DDR
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Objectif
Envoyer une réponse à une DDR à laquelle vous avez été assigné.
Contexte
Si vous êtes répertorié en tant que « Personne assignée » d'une DDR, ceci signifie que votre réponse a été demandée. Il est fortement recommandé d'entrer une réponse dès que possible pour vous assurer que la DDR peut être résolue en temps opportun. N'oubliez pas qu'une DDR peut nécessiter la réponse de plusieurs personnes avant de pouvoir être suffisamment résolue. La DDR vous sera assignée, ce qui signifie que vous êtes répertorié comme la personne responsable jusqu'à ce que vous soumettiez une réponse. Pour afficher un flux de travail commun du processus DDR, affichez le diagramme de flux de travail interactif.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour répondre à la DDR par e-mail ou dans Procore :
- Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil DDR du projet ET être une personne assignée ou un membre de la liste de distribution sur la DDR.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil DDR du projet avec l'autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » activée dans votre modèle d'autorisation ET être le gestionnaire de DDR.
OU - Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil DDR du projet avec l'autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » activée dans votre modèle d'autorisation ET être le créateur de la DDR, le gestionnaire de DDR, une personne assignée ou un membre de la liste de distribution.
OU - Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet.
- Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil DDR du projet ET être une personne assignée ou un membre de la liste de distribution sur la DDR.
- Pour répondre à la DDR par e-mail ou dans Procore :
Vidéo
Procédure
Lorsque vous êtes désigné comme « personne assignée » d'une DDR, vous avez différentes options pour soumettre une réponse. Chaque option enregistre votre réponse dans l'outil DDR du projet approprié :
- Répondre à la DDR par e-mail
- Répondre à la DDR dans Procore
- Répondre à la DDR sur votre appareil mobile
Remarque : outre l'ajout d'une réponse, vous pouvez également ajouter d'autres personnes assignées à la DDR à partir de l'application Web Procore. Pour plus d'informations, consultez Ajouter des personnes assignées à une DDR en tant que personne assignée sur une DDR.
Une fois que vous avez soumis votre réponse à la DDR, le système transfère automatiquement la responsabilité au gestionnaire de DDR et des notifications par e-mail sont envoyées en fonction des paramètres du projet. Voir Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?
Répondre à la DDR par e-mail
- Ouvrez le nouveau message DDR dans votre client de messagerie.
Un message ressemblant à celui ci-dessous apparaît.
- Cliquez sur Répondre dans votre client de messagerie.
Le système affiche un formulaire de réponse et l'adresse e-mail à laquelle envoyer la réponse. - Dans le corps du message e-mail, saisissez le texte de votre réponse.
Remarques :- Ne modifiez PAS l'adresse e-mail dans le champ À. Cette adresse e-mail est nécessaire pour envoyer votre réponse à l'outil DDR du projet associé.
- Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à l'e-mail si vous le souhaitez.
- Si votre client de messagerie a un format personnalisé, il ne conservera PAS son format personnalisé dans Procore.
- Cliquez sur Envoyer.
Le système publie votre e-mail (ainsi que les pièces jointes que vous avez ajoutées) en tant que réponse à la section Activité de la DDR dans Procore et envoie des notifications par e-mail en fonction des paramètres du projet. Voir Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?
Répondre à la DDR dans Procore
- Ouvrez le message « Nouvelle DDR » dans votre client de messagerie.
- À côté de Plus de détails, cliquez sur Afficher en ligne.
Remarques :- Si vous êtes actuellement connecté à Procore, le lien vous dirige vers la page DDR.
- Si vous n'êtes PAS connecté à Procore, le système vous demandera de vous connecter puis vous dirigera vers la page DDR.
- Faites défiler vers le bas de la page de la DDR. Sous Activité, cliquez sur Ajouter une réponse.
- Dans la zone Activité, procédez comme suit :
- Saisissez votre réponse dans la zone de texte.
- Ajoutez des fichiers en tant que pièces jointes à l'aide de l'une de ces options :
- Cliquez sur Joindre des fichiers.
OU - Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone Glisser-déposer le(s) fichier(s).
- Cliquez sur Joindre des fichiers.
- Cliquez sur Envoyer une réponse.
Votre réponse est ajoutée à la section Activité de la DDR et le système envoie des notifications par e-mail en fonction des paramètres du projet. Voir Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?
Répondre à la DDR sur votre appareil mobile
Les étapes à suivre dépendent de l'appareil que vous utilisez :
Prochaines étapes
Les étapes suivantes sont généralement effectuées par un gestionnaire de DDR (voir Quel est le rôle de gestionnaire de DDR ?) ou par un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR :
- Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires auprès d'un autre utilisateur, suivez les étapes décrites dans Modifier une DDR et désignez cet utilisateur comme personne assignée de la DDR.
- Si la DDR n'a reçu qu'une (1) seule réponse et que cette réponse satisfait aux exigences d'information, suivez les étapes décrites dans Fermer une DDR.
- Si la DDR a reçu plusieurs réponses, vous pouvez réviser les réponses et désigner celle qui fournit toutes les informations requises comme étant la « Réponse officielle ». Voir Choisir une réponse officielle pour une DDR.