Bonnes pratiques : gestion du flux de travail des livrables
Remarque
Cette page décrit les bonnes pratiques recommandées pour la modification des flux de travail de soumission. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.Présentation
La section Flux de travail active les composants de notification et de suivi des communications de l'outil Livrables. Les flux de travail offrent l'avantage d'une progression automatisée des flux de travail et de notifications d'action/en retard. Cet article traite des meilleures pratiques pour la modification des flux de travail de soumission. Êtes-vous prêt ?
Actions en masse > Appliquer le flux de travail
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs Admin de sélectionner plusieurs éléments de soumission par lot et d'appliquer un nouveau flux de travail ou un modèle de flux de travail précréé. Pour appliquer un flux de travail par lot, tous les éléments de la soumission doivent avoir le statut Ébauche ET n'avoir aucun flux de travail précédemment appliqué. Les deux options d'ajout par lot de flux de travail aux soumissions sont décrites ci-dessous.
Pourquoi utiliser des actions groupées ?
L'application par lot de flux de travail permet de gagner du temps en ajoutant le même flux de travail à plusieurs soumissions simultanément. Cette fonctionnalité peut être utilisée avec les modèles de flux de travail pour gagner encore plus de temps.
Option 1 : actions en masse à partir des lots de soumissions
Nous vous recommandons d'utiliser des lots de livrables (voir Bonnes pratiques : Lots de livrables - Introduction) car vous pouvez également appliquer des flux de travail par lot via la modification par lot de lots de livrables. Le principal avantage de cette option est que vous pouvez également lancer des e-mails de flux de travail par lot dans le cadre du processus, au lieu d'exiger des actions distinctes pour envoyer chaque élément de soumission séparément. Voir Modifier par lot des livrables dans un lot.
Option 2 : actions en masse à partir de la vue liste
Ce sera probablement l'option la plus longue, mais vous pouvez également appliquer des flux de travail par lot à partir de la vue de liste si vous choisissez de ne pas utiliser les lots de soumissions. Voir Utiliser les actions en masse > Appliquer le flux de travail dans l'outil Livrables. Cependant, contrairement aux flux de travail de demande par lot via le lot de soumissions, cette option vous obligera à envoyer des e-mails pour chaque élément individuellement.
Considérations
Aucune notification n'est envoyée lorsque le flux de travail est appliqué, car les éléments ont toujours le statut Ébauche . Pour terminer ce processus, vous devez modifier chaque élément de soumission, mettre à jour le statut et cliquer sur Mettre à jour et envoyer des e-mails. Si vous cliquez sur Mettre à jour à la place, aucun e-mail (à part les notifications de retard lorsque des dates d'échéance sont dépassées) n'est envoyé.
Remplacer un utilisateur par lot
Les gens entrent et sortent régulièrement des projets. Il doit donc exister un moyen de remplacer facilement un utilisateur de flux de travail par un autre. Si vous devez remplacer un approbateur, un soumissionnaire ou un réviseur sur de nombreuses soumissions, un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Soumissions du projet peut soumettre une demande de remplacement à support@procore.com. Pour maintenir l'intégrité des données, les utilisateurs ne seront remplacés que dans les flux de travail auxquels ils n'ont pas encore répondu. Veuillez inclure les informations suivantes dans votre demande :
- Nom de l'entreprise : nom du compte Procore de votre entreprise.
- ID du projet : numéro d'identification d'un ou plusieurs projets pour lesquels l'utilisateur doit être remplacé. Voir Comment trouver l'ID du projet ?
- Approbateur actuel : nom de l'utilisateur qui doit être remplacé.
- Nouvel approbateur : nom de l'utilisateur de remplacement. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau Standard ou supérieures pour l'outil Livrables.
Revenir au tribunal à une étape précédente
Dans de nombreux scénarios, un administrateur peut avoir besoin de rétablir la responsabilité d'une soumission à une étape précédente du flux de travail. Voici quelques exemples de scénarios :
- Un utilisateur de flux de travail oublie de charger une pièce jointe ou charge la pièce jointe incorrecte dans sa réponse.
- Un utilisateur du flux de travail a fourni une réponse incorrecte.
- La soumission a été acheminée vers des approbateurs incorrects.
Considérations
Il n'est pas recommandé d'utiliser cette fonctionnalité pour gérer les révisions des soumissions. Lorsque vous revenez à une étape précédente du flux de travail et que de nouvelles données sont saisies, les données précédemment enregistrées - dates (dates d'envoi, de retour et d'échéance), commentaires, réponses et pièces jointes - sont écrasées. Les modifications sont toujours documentées dans l'historique des changements de l'élément, mais ne sont pas immédiatement évidentes. De plus, les rapports dans Procore n'affichent que les données les plus récentes. Vous ne pouvez donc pas avoir une idée précise des durées réelles de responsabilité si vous reculez le flux de travail au lieu de créer des révisions de soumissions.
Voir Changer la balle sur le terrain dans un livrable pour plus d'informations et d'instructions.
Révision de soumissions
La fonctionnalité « Créer une révision » crée une copie des détails de l'élément d'origine (sous un numéro de révision), à l'exclusion de toutes les données précédemment saisies dans le flux de travail. Les étapes du flux de travail seront copiées, mais la commande reprendra à partir de la première étape, vous pouvez donc demander une nouvelle soumission à partir du rôle de Soumissionnaire. Cette fonctionnalité garantit que toutes les données historiques sont conservées dans l'élément de soumission d'origine tout en permettant d'ajouter de nouvelles données à la révision.
Meilleure pratique
Le processus recommandé consiste à créer immédiatement une révision si nécessaire après avoir fermé et distribué l'élément de soumission d'origine. Ceci communique les informations rejetées au soumissionnaire sur la soumission d'origine et fournit un nouvel élément sous lequel il peut soumettre. Voir Créer une révision de soumission.