Configurer les paramètres : outil Livrables

Configurer les paramètres de l'outil Livrables

1. Sur la page Configurer les paramètres de livrables, cliquez sur Paramètres des livrables.
2. Sous Paramètres des soumissions, configurez ces paramètres :
   • Gestionnaire des livrables par défaut
     Dans cette liste déroulante, sélectionnez la personne que vous souhaitez désigner comme gestionnaire des livrables pour les nouveaux livrables.
   • Distribution par défaut
     Sélectionnez tous les contacts à inclure dans la distribution des notifications par e-mail de l'outil pour les nouveaux livrables.
   • Liste des sections du cahier des charges de livrables, classées par numéro de section du cahier des charges
     Sélectionnez « Croissant » ou « Décroissant » dans la liste. Le paramètre par défaut est « Décroissant » (par exemple, de 999 à 1). 

   • Définir l'ordre de tri des éléments du lot de livrables
     Sélectionnez « Croissant » ou « Décroissant » dans la liste. Le paramètre par défaut est « Décroissant » (par exemple, de a à z). 

   • Intitulé de champ personnalisé

     • Pour ajouter un champ de texte court, saisissez l'intitulé du champ souhaité dans la zone Intitulé du champ personnalisé 1 (court). Par exemple, saisissez : Numéro d'engagement
     • Pour ajouter un champ de texte long, saisissez l’intitulé du champ souhaité dans la zone Intitulé du champ personnalisé 2 (long). Par exemple, tapez : Notes
       Le champ de texte court est utilisé pour la saisie de données courtes. Le champ de texte long permet aux utilisateurs de saisir de longues chaînes de texte (par exemple, des messages) et fournit également aux utilisateurs des outils de mise en forme de base.
       Remarque: le champ personnalisé 1 a une limite de caractères de 255.
   • Dates d'échéance d'approbation dynamique
     Cochez la case pour donner à Procore la possibilité d'ajuster le paramètre de date d'échéance d'approbation. Pour maintenir la fonction désactivée, ne cochez pas la case. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Que sont les dates d'échéance d'approbation dynamique ?
   • Les nouveaux livrables seront dus dans
     Entrez un nombre de jours dans la zone de texte. Le paramètre par défaut dans Procore est de 14 jours.
     Remarque : la date d'échéance tient compte des jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.

   • Livrables privés par défaut
     Cochez cette case pour rendre les livrables privés par défaut. Dans Procore, le fait de marquer les livrables comme privés limite l'audience aux utilisateurs disposant d'autorisations de niveau " Admin " sur l'outil Livrables, aux membres de la liste de distribution du livrable et aux réviseurs affectés au flux de travail du livrable. Par défaut, cette case à cocher n'est pas cochée dans Procore, ce qui signifie que les nouveaux livrables sont visibles pour les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau 'Lecture seule' ou supérieur dans l'outil Livrables.
     Remarque : les utilisateurs disposant de l'autorisation granulaire 'Afficher les livrables privés associés aux utilisateurs de la même entreprise' activée dans leur modèle d'autorisation peuvent afficher un livrable 'Privé' si un autre utilisateur de la même entreprise est le créateur du livrable ou est désigné comme étant le Gestionnaire des livrables, un Soumissionnaire, un Approbateur ou un Membre de la liste de distribution.

   • Permettre aux approbateurs d'ajouter des réviseurs à leur étape du flux de travail
     Ce paramètre est activé par défaut et permet aux approbateurs d'ajouter d'autres réviseurs au livrable. Les réviseurs sont identiques aux approbateurs, sauf qu'ils ne peuvent pas ajouter d'autres réviseurs. 

   • Les réponses des approbateurs sont requises par défaut
     Cochez cette case pour que les réponses des approbateurs aux livrables soient obligatoires par défaut. Par défaut, cette case est cochée dans Procore, ce qui signifie que les réponses des approbateurs sélectionnés sont obligatoires lors de l'approbation du livrable.

   • Activer les rappels par e-mail pour les soumissions en retard
     Cochez cette case pour envoyer automatiquement une notification de retard par e-mail à l'utilisateur Ball In Court lorsque la « Date d'échéance de l'approbateur » de cette personne sur la soumission est dépassée. Les rappels par e-mail ne seront pas envoyés une fois qu'une soumission est en retard de 45 jours. Cette case est cochée par défaut dans Procore. 

   • Activer les codes QR sur les éléments de livrable et le modèle PDF personnalisé
     Cochez cette case pour permettre la génération de codes QR pour les livrables. Voir Générer un code QR pour un livrable.

   • Activer les calculs du planning des livrables
     Ce paramètre est désactivé par défaut. Lorsque cette option est activée, la page Nouveau livrable comprend la zone Informations sur le planning des livrables, qui affiche la date spécifiée par l'utilisateur final dans le champ « Date requise sur site » et calcule automatiquement la « Date de retour planifiée », la « Date prévue d'achèvement de la révision interne » et la « Date prévue pour "Soumettre avant le" ».

     • Lorsque ce paramètre est activé, l'utilisateur final peut configurer la fonction comme décrit dans Configurer les calculs du planning des livrables.

     • Pour en savoir plus sur le comportement de cette fonction fonctionne dans l'outil Livrables, voir Calculer les informations sur le planning des livrables (si la fonction est activée).

   • Autoriser les utilisateurs à télécharger les pièces jointes des e-mails de livrable sans se connecter à Procore
     Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de télécharger une pièce jointe de livrable (ajoutée dans les informations générales du livrable ou dans une étape de flux de travail) à partir du corps d'un e-mail sans se connecter à Procore. Ces liens de téléchargement expireront 14 jours calendaires à compter de la date d'envoi de l'e-mail. Par défaut, cette case est décochée.

     Remarque :

     • Les pièces jointes de livrable et les pièces jointes qui sont chargées dans le champ « Pièces jointes » lorsqu'un livrable est distribué et lorsqu'un livrable est transféré n'exigent pas que les utilisateurs se connectent pour télécharger la pièce jointe, même si cette case est décochée.
     • Les pièces jointes qui sont chargées dans le champ « Pièces jointes » lorsqu'un livrable est transféré ne nécessitent pas que les utilisateurs se connectent pour télécharger les pièces jointes, même si cette case est décochée.
     • Les pièces jointes accessibles en cliquant sur Afficher le PDF dans l'e-mail nécessitent que les utilisateurs se connectent pour télécharger la pièce jointe, même si cette case est cochée.
   • Numéroter les soumissions par section du cahier des charges
     Lorsqu'ils sont activés, les numéros de livrable seront automatiquement ajoutés avec leur numéro de section du cahier des charges. Par exemple, si la section du cahier des charges est 03-3000-Béton, la première soumission avec cette section du cahier des charges portera le numéro 03-3000-1.

   • Activer les flux de travail de rejet
     Lorsque cette option est activée, les réponses aux livrables de type « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » d'un approbateur de flux de travail transfèrent automatiquement la responsabilité au gestionnaire des livrables pour déterminer l'étape suivante.

     • Le gestionnaire des livrables sera informé par e-mail qu'il est désormais l'utilisateur responsable en raison d'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ». Lorsque la responsabilité est transférée au gestionnaire des soumissions, le responsable peut choisir les options suivantes :
       • Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
       • Renvoyez la responsabilité à l'étape précédente du flux de travail.
       • Reprenez le flux de travail.
         • Lorsqu'un flux de travail reprend, il reprend là où il s'était arrêté. Par exemple :
           • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape sans aucun autre approbateur, le flux de travail passe à l'étape suivante. S'il n'y a pas d'étape suivante, le flux de travail se termine.
           • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape avec d'autres approbateurs requis qui n'ont pas encore répondu, le flux de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.

      importante

     • Lorsqu'elle est activée, cette fonctionnalité introduit un nouveau comportement pour toutes les nouvelles réponses de flux de travail de livrable dans un projet, y compris les nouvelles réponses sur les flux de travail actuellement en cours. 
     • Avant d'activer ce paramètre de projet, il est important d'évaluer les flux de travail et les modèles existants pour déterminer si des modifications sont nécessaires. 
     • Les flux de travail qui ont été créés avec des étapes supplémentaires du gestionnaire des livrables pour réviser les réponses « Rejeté » et « Réviser et soumettre à nouveau » ne seront probablement plus nécessaires avec cette fonctionnalité activée et pourront être supprimés du flux de travail ou du modèle de flux de travail. 
     • Cette fonctionnalité s'applique également à toutes les réponses personnalisées mappées sur les types de réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ».
     • Lorsque le gestionnaire des soumissions choisit de renvoyer la responsabilité à une étape de flux de travail précédente, cette action est enregistrée dans l'historique des modifications, mais ne peut pas être signalée dans les outils de création de rapports.  Si vous souhaitez revenir au comportement hérité qui déplace toujours la responsabilité vers l'avant, désactivez le paramètre « Activer les flux de travail de rejet » et enregistrez votre sélection. 
     • Le gestionnaire des livrables désigné ou un utilisateur disposant d'autorisations de niveau Admin dans l'outil Livrables peut reprendre un flux de travail.

      

3. Sous E-mails de soumission, choisissez parmi ces options pour configurer les paramètres de notification par e-mail pour les éléments de soumission :
   Remarque: 
   • Ces paramètres de messagerie ne s'appliquent pas lors de l'envoi et du renvoi de livrables dans des ensembles de livrables. Voir E-mails pour les ensembles de livrables.
   • Pour en savoir plus sur les actions qui déclenchent une notification automatique par e-mail, voir Qui reçoit un e-mail lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?
   • Les e-mails « Action requise » ne peuvent pas être désactivés. Pour en savoir plus, voir Pourquoi ne puis-je pas désactiver les e-mails « Action requise » envoyés depuis l'outil Livrables ?
4. Supprimez la coche des cases souhaitées pour empêcher le système d'envoyer automatiquement une notification par e-mail aux utilisateurs désignés dans les rôles et pour les événements correspondants. 
5. Cochez la case appropriée pour autoriser le système à envoyer automatiquement une notification par e-mail à l'utilisateur désigné dans le rôle pertinent pour chaque événement.
6. Cliquez sur Réinitialiser les valeurs par défaut pour restaurer les paramètres par défaut du système pour les e-mails de livrable.
7. Une fois la mise à jour des paramètres terminée sur la page Paramètres des livrables, cliquez sur Mettre à jour.

Créer des réponses aux livrables personnalisés

Remplacer l'utilisateur du flux de travail

Vous pouvez remplacer un utilisateur dans les flux de travail de soumissions en masse pour toutes les soumissions pour lesquelles il a une réponse « En attente ». Lorsque vous remplacez des utilisateurs de flux de travail :

• Seuls les flux de travail où la réponse de l'utilisateur actuel est dans un statut En attente seront remplacés par le nouvel utilisateur.
• Si un utilisateur actuel a déjà répondu dans un flux de travail, il ne sera PAS remplacé par le nouvel utilisateur du flux de travail.
• Le nouvel utilisateur du flux de travail recevra uniquement les nouveaux e-mails du flux de travail. Il ne recevra aucun e-mail de flux de travail précédemment envoyé à l'utilisateur actuel.

1. Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez remplacer dans le champ « Utilisateur actuel ».
2. Sélectionnez l’utilisateur par lequel vous allez le remplacer dans le champ « Nouvel utilisateur ».
3. Cliquez sur Remplacer et enregistrer.

Afficher les autorisations pour l’outil Livrables

Bien qu’il soit possible de modifier les autorisations des utilisateurs dans l’outil Livrables à partir de cet onglet, Procore vous recommande de NE PAS gérer les autorisations de cette manière. Au lieu de cela, gérez les autorisations des utilisateurs sur les outils de projet de Procore à l’aide de modèles d’autorisation. Voir Gérer les modèles d’autorisation du projet.

Important! Les autorisations granulaires ne sont PAS visibles ou gérables à partir de l’onglet Autorisations de l’outil Livrables.

1. Accédez à l'outil Livrables du projet.
2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres .
3. Cliquez sur Tableau des autorisations.
4. Affichez les autorisations utilisateur pour l’outil Livrables du projet.