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Procore

Saisir par lot des entrées de pointage sur une feuille horaire

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Objectif

Créer et mettre à jour des entrées de pointage à l'aide du bouton « Saisie des heures par lot » dans l'outil Feuilles horaires au niveau projet.

Contexte

Avec le bouton Saisie des heures par lot dans l'outil Feuilles horaires, vous pouvez appliquer les mêmes informations aux entrées de pointage pour vos équipes et employés sur une seule feuille horaire. Sélectionnez simplement les entrées de pointage à modifier sur une feuille horaire, puis cliquez sur le bouton Saisie des heures par lot pour afficher une section qui vous permet de mettre à jour les entrées de pointage sélectionnées à la fois.

Exemple

Vous êtes un contremaître de béton qui souhaite créer des entrées de pointage sur une feuille horaire quotidienne pour enregistrer que tous les membres de votre équipe qui ont travaillé 8 heures à couler du béton. Cependant, 2 de ces membres d'équipe ont effectué 2 heures supplémentaires de nettoyage.

  • En utilisant les options d'entrée par lot, vous pouvez effectuer une action groupée pour créer une entrée de pointage pour tous les membres d'équipe qui ont travaillé 8 heures à la fois.
  • Après avoir terminé cette saisie, vous pouvez à nouveau utiliser l'option de saisie par lot pour ajouter un temps de ligne pour les deux employés qui ont effectué 2 heures supplémentaires.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une feuille horaire et modifier par lot des entréesde pointage, autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Feuilles horaires du projet.
    • Pour créer une feuille horaire et modifier par lot les entrées de pointage dans n'importe quel statut, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Feuilles horaires du projet.
    • Pour modifier par lot des entrées de pointage sur une feuille horaire existante, autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » avec l'autorisation granulaire Réviser et modifier les feuilles horaires dans l'outil Feuilles horaires du projet 
      Remarques : 
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez créer une (1) feuille horaire quotidienne par date.
    • Vous pouvez créer une feuille horaire quotidienne pour n'importe quelle date passée, actuelle ou future. Par défaut, le champ « Sélectionner une date » sur la page « Créer une feuille horaire quotidienne est défini sur la date actuelle.
    • Votre feuille horaire quotidienne doit inclure au moins une (1) entrée de pointage pour tout travailleur ou employé pour lequel vous souhaitez enregistrer le temps à une date donnée.
    • Chaque employé ou travailleur peut avoir plusieurs entrées de pointage sur une feuille horaire quotidienne.
    • Les entrées de pointage de zéro (0) heure sont prises en charge. Cela offre à votre équipe la flexibilité dont elle a besoin pour saisir des congés et des indemnités journalières.
    • Dans votre environnement, certains champs peuvent être configurés pour être obligatoires, facultatifs ou masqués. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables et Quels champs de l'outil Feuilles horaires peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués ?  
    • Vous pouvez créer des rapports personnalisés au niveau projet et entreprise et utiliser l'outil Feuilles horaires pour les données sources. Voir Créer un rapport de projet personnalisé.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Feuilles horaires du projet.
  2. Cliquez sur Créer. Sélectionnez ensuite Nouvelle feuille horaire quotidienne dans le menu déroulant.
    create-timesheet.png
  3. Dans la fenêtre "Ajouter des employés", cochez les cases correspondant aux employés et aux membres de l'équipe pour lesquels vous souhaitez effectuer une saisie des heures en masse.
    add-employees-to-timesheet.png
    Remarques
    • Pour figurer dans cette liste, la personne doit avoir été ajoutée à un annuaire et une coche doit apparaître dans la zone « Est employé(e) de <votre entreprise> » sur son profil. Pour plus d'informations sur la vérification de ce paramètre dans le profil d'un utilisateur, voir Modifier un compte utilisateur dans l'annuaire du projet.
    • Les employés qui sont uniquement inscrits dans l'annuaire de l'entreprise peuvent être sélectionnés si le paramètre "Les employés de l'entreprise peuvent-ils être suivis sur tous les projets ?" est activé. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise.
      • Lorsque l'option « Les employés peuvent être suivis sur tous les projets » est activée, vous devez disposer d'autorisations « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Annuaire de l'entreprise pour afficher tous les employés et travailleurs.
    • Pour sélectionner une équipe, il faut d'abord créer une équipe dans l'outil Équipes. Pour plus d'informations, voir Créer une équipe.
  4. Cliquez sur Ajouter.
  5. Cochez les cases situées correspondant aux employés pour lesquels vous souhaitez saisir les mêmes informations horaires.
    select-multiple-employees-on-timesheet.png
  6. Cliquez sur le bouton Saisie des heures en masse .
    bulk-enter-time.png
  7. Sélectionnez les entrées de pointage que vous souhaitez mettre à jour par lot :
    • Pour sélectionner toutes les entrées de pointage, cochez la case à gauche du bouton Saisie des heures par lot.
    • Pour sélectionner des entrées de pointage spécifiques, cochez uniquement les cases que vous souhaitez mettre à jour en masse.
      bulk-select-employees-on-timesheet.png
  8. Cliquez sur l'un de ces champs de la feuille horaire pour mettre à jour les informations :
    timesheets-bulk-entry-fields.png
    Remarques
    • Facultatif : Classification : sélectionnez une classification dans la liste déroulante. Les sélections sont ajoutées à Procore par l'administrateur Procore de votre entreprise. Voir Ajouter une classification.
    • Facultatif : sous-projet : sélectionnez dans la liste déroulante. Les sélections sont ajoutées par un outil administrateur. Voir Ajouter des éléments de segment sous-projet à un projet Procore.
    • *Code de coût : saisissez ou sélectionnez dans le menu déroulant le(s) code(s) de coût associé(s) à l'entrée de pointage.
       Conseil

      Les sélections disponibles dans la liste déroulante "Codes de coûts" dépendent de la façon dont le paramètre "Limitation des codes de coûts par types de coûts" est configuré dans l'outil Feuilles horaires de votre entreprise. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise. En outre, l'un (1) des éléments suivants doit également être vrai sur votre projet :

      • La combinaison code de coût/type de coût doit être fournie pour un poste budgétaire dans le projet Procore. Voir Ajouter un poste budgétaire.
      • La combinaison de code de coût et de type de coût doit avoir été importée dans le budget via la page « Budget basé sur la quantité unitaire » de l'outil Admin de l'entreprise. Voir Importer les heures budgétées.
    • Lieu : Sélectionnez dans la liste déroulante. Cette entrée correspond au lieu où l'utilisateur a effectué le travail. Si vous disposez des permissions appropriées pour ajouter un lieu, consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément?Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ?
    • Saisie des heures
      • Méthode de saisie des heures de début et de fin
        Si votre entreprise est configurée pour utiliser cette méthode de « Saisie des heures », vous verrez les champs suivants ainsi que les valeurs de temps par défaut du projet.
        Remarque : vous ne verrez les champs Démarrer, Arrêter et Déjeuner que si vous avez configuré vos paramètres pour afficher ces champs. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau projet .
        • *Heure de début : saisissez ou sélectionnez l'heure à laquelle l'utilisateur a commencé à travailler.
        • *Heure d'arrêt : saisissez ou sélectionnez l'heure à laquelle l'utilisateur a cessé de travailler.
           
        • Heure du déjeuner : sélectionnez dans le menu déroulant la durée d'une pause déjeuner. La durée que vous sélectionnez est soustraite du temps total. Sélectionnez parmi les options suivantes :
          • 0 min (par défaut)
          • 30 min
          • 45 min
          • 60 min
      • Méthode de saisie des heures totales
        Si votre entreprise est configurée pour utiliser cette méthode de « Saisie des heures », entrez le nombre total d'heures travaillées dans le champ Heures.
    • Type d'horaires : sélectionnez le type de paie en cours à saisir dans le menu déroulant. Choisissez parmi les options suivantes :
      Remarque       : pour ajouter des types horaires personnalisés à cette liste, voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise.
    • Facturable : si les heures saisies sont facturables, sélectionnez Oui dans la liste déroulante. Si les heures saisies ne sont pas facturables, cliquez sur Non .
    • Ajouter une description : cliquez pour saisir des commentaires supplémentaires sur l'entrée de pointage.
    • Ajouter un poste . Cliquez sur ce lien pour ajouter une nouvelle entrée de pointage à la feuille horaire.
      Remarque : si vous utilisez la méthode « Saisie des heures » de début et d'arrêt, l'heure de début de la nouvelle ligne tiendra compte de l'heure déjà saisie et l'heure d'arrêt de la nouvelle ligne reflétera l'heure d'arrêt par défaut dans vos paramètres. Toute heure saisie après l'heure d'arrêt par défaut sera ajoutée par incréments d'une heure.
  1. Dans la section « Saisie par lot », cliquez sur le bouton Appliquer.
    Une bannière apparaît au bas de la page confirmant que la feuille horaire a été créée.
  2. Facultatif : si vous souhaitez créer une autre entrée par lot, décochez les cases, puis sélectionnez celles qui s'appliquent à votre prochaine entrée et répétez les étapes ci-dessus.