Objectif
Ajouter des éléments à une transmission à l'aide de l'outil Transmissions du projet.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour modifier une transmission existante, autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Transmissions du projet.
- Pour ajouter des éléments lors de la création d'une transmission, autorisation de niveau « Standard » ou supérieure dans l'outil Transmissions du projet.
- Informations supplémentaires :
- Si vous souhaitez joindre un document PDF ou un autre fichier à une transmission, sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante « Format » sous les éléments : Documents, Plans, Imprimés, Échantillons ou Dessins d'atelier.
Contexte
L'outil Transmissions vous permet de conserver un enregistrement des informations de projet qui ont été envoyées à d'autres personnes par télécopie et qui leur ont été expédiées. Lorsque vous créez et envoyez une transmission, toutes les informations de transmission (notamment le nom de l'expéditeur, le nom du destinataire et les dates pertinentes) sont capturées et stockées avec le projet Procore. Par exemple, si le système de messagerie d'un utilisateur est en panne, il doit utiliser le fax ou le téléphone pour envoyer une réponse officielle. Dans une telle situation, les transmissions peuvent être utilisées pour assurer le suivi des correspondances dans Procore, à des fins d'enregistrement historique et d'audit.
Procédure
- Dans la page Nouvelle transmission, faites défiler jusqu'à la zone Éléments.
- Sélectionnez un élément dans la liste déroulante Format.
Remarques :
- Vous pouvez ajouter plusieurs éléments à une transmission.
- Lors de l'ajout d'éléments à une transmission, vous pouvez joindre plusieurs fichiers à la fois pour les formats suivants : Documents, Plans, Imprimés, Échantillons et Dessins d'atelier. Voir Comment joindre plusieurs fichiers à la fois à une transmission ?
Selon les outils Procore activés dans votre environnement, vous pouvez disposer des options suivantes :
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Matériel de surplus : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour le matériel de surplus. Saisissez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et entrez le nombre de copies.
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CDs : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un disque compact. Saisissez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et indiquez le nombre de copies.
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Contrat d'engagement : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un contrat de sous-traitance (voir Créer un contrat de sous-traitance). Ensuite, sélectionnez un contrat de sous-traitance dans la liste Description, la date du contrat de sous-traitance est capturée automatiquement, puis indiquez un nombre de copies.
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Communication : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un e-mail dans l'outil E-mails du projet.
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Document : lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un document dans l'outil Documents du projet.
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Autre : pour créer un autre type de livrable, sélectionnez cette option. Saisissez ensuite une description, sélectionnez une date dans le calendrier et indiquez un nombre de copies.
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Plans : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour tout plan de construction. Saisissez ensuite une description, joignez des fichiers à l'élément, sélectionnez une date dans le calendrier et indiquez un nombre de copies.
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Ordre de changement potentiel : lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un ordre de changement potentiel dans l'outil Contrats principaux du projet.
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Contrat principal : lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un poste de contrat dans l'outil Contrats principaux du projet.
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Impressions : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour les impressions. Ensuite, saisissez une description pour la ou les impression(s), joignez un fichier de l'impression, sélectionnez une date dans le calendrier et indiquez un nombre de copies.
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Élément de la liste de réserves : lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner un élément de la liste de réserves dans l'outil Liste de réserves du projet.
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Contrat de bon de commande : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un bon de commande (voir Créer un bon de commande). Sélectionnez ensuite un bon de commande dans la liste Description, le système définit la date automatiquement, et indiquez un nombre de copies.
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DDR : lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à sélectionner une DDR dans l'outil DDR du projet.
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Échantillons : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour un échantillon. Saisissez ensuite une description de l'échantillon, joignez un fichier à l'élément, sélectionnez une date dans le calendrier et indiquez un nombre de copies.
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Dessins d'atelier : sélectionnez cette option pour créer une transmission pour les dessins d'atelier. Saisissez ensuite une description du dessin d'atelier, joignez un fichier à l'élément, sélectionnez une date dans le calendrier et indiquez un nombre de copies.
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Registre des livrables : sélectionnez cette option pour créer transmission pour un livrable. Sélectionnez ensuite un livrable dans la liste Description et indiquez le nombre de copies.
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Lot de livrables : Lorsque vous sélectionnez cette option, le système vous invite à choisir un lot de livrables dans l'outil Livrables du projet.
- Cliquez sur Ajouter.
Remarque : si vous avez joint plusieurs fichiers à la transmission, chaque fichier est ajouté en tant que poste distinct.
- Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires.
L'illustration ci-dessous montre un exemple d'une zone Éléments terminée.
Remarque : le système ne vous permet PAS de modifier les éléments existants. Si vous avez besoin de corriger un élément, cliquez sur le « x » ROUGE pour le supprimer, puis ajoutez-le à nouveau.
- Pour continuer, passez à Ajouter des commentaires à la transmission.
