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Procore

(Héritage) Créer un contrat de sous-traitance

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 Ancien contenu

Ce tutoriel détaille l'ancienne expérience de Procore pour la création d'un contrat de sous-traitance. Les informations de cette page seront remplacées par un contenu mis à jour lorsque l'expérience bêta remaniée des engagements sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et son calendrier, voir Finances : Expérience modernisée pour les engagements.

Important ! Si vous utilisez l'expérience bêta des engagements, veuillez consulter le tutoriel Créer des contrats de sous-traitance au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Créer un contrat de sous-traitance dans Procore à l'aide de l'outil Engagements du projet. 

Contexte

Les contrats de sous-traitance peuvent être attribués pendant les phases de pré-construction et de construction d'un projet et sont généralement créés et suivis dans Procore par la gestion de projet. Après l'attribution d'un contrat principal, le chef de projet crée des bons de commande et des contrats de sous-traitance pour des métiers spécifiques afin de sécuriser les matériaux et les services de sous-traitance pour un projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer un contrat de sous-traitance et voir/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet. Le paramètre « Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts » doit également être activé ET votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
    • Pour créer un contrat de sous-traitance uniquement, vous devez disposer des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements du projet avec l'autorisation granulaire « Créer un contrat de sous-traitance » activée dans votre modèle d'autorisations.
  • Informations supplémentaires :
    • Une autre façon de créer un contrat de sous-traitance consiste à attribuer un appel d'offres gagnant et à le convertir en contrat de sous-traitance. Voir Attribuer un appel d'offres gagnant et le convertir en contrat de sous-traitance.
    • Pour définir la méthode comptable pour le contrat de sous-traitance, voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
    • Après avoir créé un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour créer des ordres de changement :

    • Pour les entreprises utilisant  l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  

      • Pour envoyer un engagement vers l'outil d'intégrations ERP pour qu'un approbateur de comptabilité accepte son exportation :
        • Integration by Ryvit. L'engagement doit avoir au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de phase Integration by Ryvit. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Consultez la page Affecter les types de coûts par défaut aux codes de coûts Integration by Ryvit. Important ! Lorsqu'un engagement est exporté vers Integration by Ryvit, il doit avoir un numéro d'engagement unique. Procore recommande que vous définissiez une convention de numérotation pour l'outil Engagements qui comment par le numéro de projet et qui utilise ensuite le système de numérotation par défaut. Par exemple, si votre numéro de projet est 001, votre système de numérotation sera 001-001, 001-002, 001-003, et ainsi de suite. 
        • QuickBooks® L'engagement doit comporter au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de coût QuickBooks®. Le code de coût n'a pas besoin d'être assigné à un type de coût, car QuickBooks® ne prend pas en charge le concept de type de coût.
        • Sage 100 Contractor®
          L'engagement doit comporter au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage 100 Contractor®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
        • Sage 300 CRE® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage 300 CRE®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
        • Viewpoint® Spectrum®. L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût du projet Viewpoint® Spectrum®. Le code de coût doit être assigné à au moins un (1)  type de coût. Les assignations de type de coût doivent toujours être mises à jour dans Viewpoint® Spectrum®. 
        • Yardi Voyager® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Yardi Voyager®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Actualiser les codes de coûts Yardi Voyager® d'un projet.
        • Sage Intacct® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage Intacct®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
        • Acumatica Cloud ERP L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Acumatica Cloud ERP. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
        • MRI Platform X® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût MRI Platform X®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_xero' (click for details)
          Callstack:
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût
          UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_xero' (click for details)
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.

      Pour les entreprises utilisant  l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  

      • Pour envoyer un engagement vers l'outil d'intégrations ERP pour qu'un approbateur de comptabilité accepte son exportation :
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_myob' (click for details)
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.

Conditions préalables

Procédure

Étape 1 : créez un contrat de sous-traitance

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur +Créer et sélectionnez Contrat de sous-traitance dans le menu déroulant.
    create-commitment.png
  3. Dans l'onglet « Général » sous « Informations générales », procédez comme suit :
    subcontract-general-tab.png
    • Signer avec DocuSign®
      Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, décochez la case.
    • Nombre #
      Acceptez le numéro par défaut, saisissez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.

      Pour les entreprises utilisant  l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  

       Conseil
      Comment les numéros sont-ils assignés ? Pour savoir comment Procore assigne les numéros et comprendre vos options de numérotation personnalisées, voir Comment les engagements, les contrats et les changements sont-ils numérotés dans Procore ?
    • Titre
      Saisissez un titre descriptif pour le contrat de sous-traitance. 
      Remarques
    • Entreprise sous-traitante
      Sélectionnez l'entreprise responsable de la réalisation des travaux sur le contrat de sous-traitance (par exemple, American Construction Co.).
      Remarques :
    • Facture Contacts
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « Entreprise sous-traitante » à désigner comme contact(s) de facturation. Après avoir enregistré le contrat de sous-traitance, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé(e) ». Vous devez sélectionner une « société sous-traitante » pour pouvoir sélectionner des contacts de facturation. 
      Remarque
      Il est important de toujours ajouter au moins un « contact de facturation » sur un bon de commande ou contrat de sous-traitance. Ceci garantit que les invitations par e-mail importantes et les notifications automatiques par e-mail sont envoyées au contact approprié. Pour en savoir plus sur l'importance d'inclure des contacts de facturation dans vos engagements, reportez-vous aux sections Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance et Qu'est-ce qu'un contact de facturation ? 
    • Statut
      Assignez un statut au contrat de sous-traitance. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
    • Exécuté. Cochez cette case pour indiquer que le contrat de sous-traitance a été entièrement signé et exécuté.
      Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case Exécuté lorsqu'ils placent l'engagement dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case Exécuté doit toujours être alignée sur le processus métier propre à votre projet. 
    • Privé
      Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d'un engagement.
      • Rendre visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
        Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs ayant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
      • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts
        Cochez cette case pour limiter la visibilité des éléments de la ventilation des coûts (VDC) du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie sur la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ. 
      Remarques
    • Description
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes Joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Faites défiler jusqu'à la section Dates du contrat et entrez les éléments suivants :
    subcontract-contract-dates.png
    • Date de début. Sélectionnez la date à laquelle les travaux commenceront sur le site du projet.
    • Date d'achèvement estimée. Sélectionnez la date approximative à laquelle les travaux seront terminés.
       En version bêta
      Note aux utilisateurs participant au programme bêta de la version limitée des Ordres de changement initiés sur le chantier. Les informations ci-dessous détaillent une configuration disponible pour les utilisateurs de Procore participant au programme bêta des ordres de changement initiés sur le chantier. Pour plus d'informations sur cette version, voir Engagements : Permettre aux collaborateurs de soumettre des ordres de changement initiés sur le chantier.
    • Date de réception du contrat signé. Sélectionnez la date à laquelle le contrat de sous-traitance a été officiellement signé.
    • Date d'achèvement réelle. Sélectionnez la date à laquelle les travaux ont été jugés comme terminés.
  5. Faites défiler jusqu'à la section Informations supplémentaires et entrez les éléments suivants :
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusions. Divulguez toute inclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
    • Exclusions. Divulguez toute exclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
  6. Cliquez sur l'un (1) de ces boutons :
    • Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et revenir à l'onglet « Général » en mode visualisation.
    • Créer et entrer une ventilation des coûts. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et accéder à l'onglet « Ventilation des coûts » en mode édition. Continuez en entrant la ventilation des coûts.
    • Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour terminer le contrat de sous-traitance avec l'intégration DocuSign®. Voir Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®.

Étape 2 : saisissez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat de sous-traitance :

Importer des postes de ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV

Si vous souhaitez importer plusieurs postes dans une ventilation des coûts, l'outil Engagements fournit aux utilisateurs un modèle CSV que vous pouvez télécharger, remplir, puis charger dans Procore. Pour obtenir des instructions, voir Importer des postes de ventilation des coûts d'engagement à partir d'un fichier CSV.

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Remarques
  • Si votre entreprise utilise l'intégration Procore + Integration by Ryvit et que votre système Integration by Ryvit est configuré pour utiliser la méthode calculée, Integration by Ryvit NE permettra PAS l'utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L'intégration Integration by Ryvit créera alors un élément « SF » dans Integration by Ryvit.
  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarque
     Si le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l'outil Engagements, les utilisateurs disposant de l'autorisation requise pour Modifier un engagement peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un engagement a un statut quelconque. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
  5. Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur un montant ou une unité/quantité :
    Remarque
    Pour modifier votre méthode comptable avant d'ajouter des postes de ventilation des coûts, voir Modifier l'onglet Paramètres avancés d'un engagement. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?
    1. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :
      1. Nº
        Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Montant
        Saisissez le montant du coût.
      6. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      7. Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      8. Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
    2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur une unité/quantité :
      1. Nº
        Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      6. UdM
        Saisissez l'unité de mesure (UdM).
        Remarques
      7. Coût unitaire
        Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
      8. Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      9. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      10. Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      11. Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
  6. Choisissez l'une de ces options :
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la ventilation des coûts.
    • Enregistrer et envoyer par e-mail. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la ventilation des coûts et envoyer les mises à jour par e-mail au contact de facturation.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'engagements de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Finances de la construction. .