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Procore

Créer un contrat de sous-traitance

Objectif

Créer un contrat de sous-traitance dans Procore à l'aide de l'outil Engagements du projet. 

Contexte

Les contrats de sous-traitance peuvent être attribués pendant les phases de pré-construction et de construction d'un projet et sont généralement créés et suivis dans Procore par la gestion de projet. Après l'attribution d'un contrat principal, le chef de projet crée des bons de commande et des sous-contrats pour des métiers spécifiques afin de sécuriser les matériaux et les services de sous-traitance pour un projet.

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

Étape 1 : créez un contrat de sous-traitance

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur +Créer et sélectionnez Contrat de sous-traitance dans le menu déroulant.
    create-commitment.png
  3. Dans l'onglet « Général » sous « Informations générales », procédez comme suit :
    subcontract-general-tab.png
    • Signez avec DocuSign®
      Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS signer le contrat de sous-traitance avec DocuSign®, supprimez la coche. Pour savoir comment demander des signatures lorsque le contrat de sous-traitance est prêt, consultez Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®.

    • Saisissez ou validez l'identificateur unique du contrat de sous-traitance. Si vous créez le premier engagement d'un projet, Procore numérote automatiquement l'engagement par ordre séquentiel. Par exemple, SC-01-001, SC-01-002, etc.
       Notes
    • Titre
      Saisissez un titre descriptif pour le contrat de sous-traitance. 
       Notes
    • Entreprise sous-traitante
      Sélectionnez l'entreprise responsable de la réalisation des travaux sur le contrat de sous-traitance (par exemple, American Construction Co.).
      Remarques :
    • Facture Contacts
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « Entreprise sous-traitante » à désigner comme contact(s) de facturation. Après avoir enregistré le contrat de sous-traitance, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé(e) ». Vous devez sélectionner une « société sous-traitante » pour pouvoir sélectionner des contacts de facturation. 
    • Statut
      Attribuez un statut au contrat de sous-traitance. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore?
    • Exécuté. Cochez cette case pour indiquer que le contrat de sous-traitance a été entièrement signé et exécuté.
       Notes
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case Exécuté lorsqu'ils attribuent à l'engagement le statut « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case Exécuté doit toujours être alignée sur le processus métier propre à votre projet. 
    • Privé(e)
      Choisissez parmi ces options :
      • Rendre ceci visible uniquement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants
        Cochez cette case pour limiter la visibilité du contrat de sous-traitance aux utilisateurs disposant des autorisations « Admin » sur l'outil Engagements et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante Sélectionner une personne. 
      • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts
        Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs sélectionnés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne » de voir l'onglet « Ventilation des coûts » du contrat de sous-traitance.
         Important
        Lorsque l'option « Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts » est activée, l'onglet « Ventilation des coûts » est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et pour les personnes nommées dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ». 
      • Sélectionnez une personne
        Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste. Vous pouvez autoriser les utilisateurs non-administrateurs à afficher le contrat de sous-traitance, si vous le souhaitez. De plus, vous pouvez autoriser les utilisateurs non administrateurs sélectionnés à avoir un accès en lecture seule aux postes individuels sous l'onglet VDC. Voir Gérer les modèles d'autorisations.
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie sur la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ. 
       Notes
    • Description
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes Joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Faites défiler jusqu'à la section Dates du contrat et entrez les éléments suivants :
    subcontract-contract-dates.png
    • Date de début. Sélectionnez la date à laquelle les travaux commenceront sur le site du projet.
    • Date d'achèvement estimée. Sélectionnez la date approximative à laquelle les travaux seront terminés.
    • Date de réception du contrat signé. Sélectionnez la date à laquelle le contrat de sous-traitance a été officiellement signé.
    • Date d'achèvement réelle. Sélectionnez la date à laquelle les travaux ont été jugés comme terminés.
  5. Faites défiler jusqu'à la section Informations supplémentaires et entrez les éléments suivants :
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusions. Divulguez toute inclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
    • Exclusions. Divulguez toute exclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
  6. Cliquez sur l'un (1) de ces boutons :
    • Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et revenir à l'onglet « Général » en mode visualisation.
    • Créer et entrer une VDC. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et accéder à l'onglet « Ventilation des coûts » en mode édition. Continuez en entrant la VDC.
    • Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour terminer le contrat de sous-traitance avec l'intégration DocuSign®. Voir Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®.

Étape 2 : saisissez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat de sous-traitance :

Importer des postes de ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

 Notes
  • Si votre entreprise utilise l'intégration Procore + Integration by Ryvit et que votre système Integration by Ryvit est configuré pour utiliser la méthode calculée, Integration by Ryvit NE permettra PAS l'utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L'intégration Integration by Ryvit créera alors un élément « SF » dans Integration by Ryvit.

 

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