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Procore

Créer un bon de commande (hérité)

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Ce tutoriel détaille l’expérience héritée de Procore pour créer un bon de commande. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque l'expérience bêta des engagements repensée sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et sa chronologie, voir Finances : expérience moderne pour les engagements.

Important ! Si vous utilisez l'expérience bêta des engagements, veuillez consulter le tutoriel Créer des bons de commande au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Créer un bon de commande dans l'outil Engagements du projet.

Contexte

In Procore, a Purchase Order (PO) is a documented financial commitment that details the types, quantities, and agreed-upon prices for products or services. As part of the procurement process, purchase orders are created by a 'buyer' (for example, a general contractor) and issued to a 'seller' (for example, a subcontractor) to cover the cost of a contract. Once accepted by the 'seller,' a purchase order represents an agreement between the two parties

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet. Le paramètre « Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts » doit également être activé ET votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
    • Pour créer un bon de commande uniquement , autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements du projet avec l' autorisation granulaire « Créer un Contrat de bon de commande » activée dans votre modèle d'autorisations.
  • Informations supplémentaires :
    • Les bons de commande peuvent être transformés en demande d'ordre de changement (pour les ordres de changement à 1 niveau) ou en ordre de changement potentiel (pour les ordres de changement à 3 niveaux).
    • Vous ne pouvez créer un ordre de changement potentiel qu'à partir d'un bon de commande dont le statut est « Approuvé ».
    • Pour savoir comment définir la méthode comptable, voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?

  • For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.

Procédure

Étape 1 : créer un bon de commande

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Choisissez une option pour commencer à créer un bon de commande :
    • S'il s'agit du premier engagement du projet, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant au centre de la page.
    • Si vous avez déjà créé le premier engagement, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant dans le coin supérieur droit de la page.
      Remarque
      • Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l'onglet Contrats.
      • Le bouton Exporter n'est disponible que dans l'onglet Contrats. Pour en savoir plus, voir Exporter une liste d'engagements .
  3. Dans la page « Nouveau bon de commande » sous Informations générales , procédez comme suit :
    • Signer avec DocuSign
      Si votre projet utilise l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît par défaut dans cette case. Si vous ne souhaitez PAS signer le bon de commande avec DocuSign®, décochez la case.
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • Numéro #
      Saisissez ou confirmez l'identifiant unique du bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande pour votre projet, Procore numérote automatiquement vos bons de commande par ordre séquentiel. Par exemple, PO-01-001, PO-01-002, et ainsi de suite.
      Remarques
    • Titre
      Fournit un nom descriptif au bon de commande.
      Remarques
    • Facturer à
      Saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire de la facture. Ces informations apparaîtront comme l'adresse de facturation sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Ceci inclut généralement le nom de l'entreprise, l'adresse de l'entreprise et d'autres informations de contact importantes.
    • Envoyer à
      Saisissez les coordonnées professionnelles du réceptionnaire. Ces informations apparaîtront en tant qu'adresse de livraison sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Gardez à l'esprit que ceci peut être différent de l'adresse de facturation, telle que l'adresse du chantier ou un autre lieu de préparation hors site où vous souhaitez que les matériaux soient livrés.
      Entreprise sous-traitante
      Sélectionnez le fournisseur/l'entreprise qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Co.). Ce fournisseur/cette entreprise doit exister dans l'annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet.
    • Facture Contacts
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « Entreprise sous-traitante » à désigner comme contact(s) de facturation. Après avoir enregistré le bon de commande, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé(e) ». Vous devez sélectionner une « société sous-traitante » pour pouvoir sélectionner des contacts de facturation.
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Statut. Assignez un statut au bon de commande. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
    • Exécuté
      Cochez cette case pour indiquer si le bon de commande été exécuté ou non.
      Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus métier unique de votre projet
    • Privé
      Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d'un engagement.
      • Rendre visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
        Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs ayant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
      • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts
        Cochez cette case pour limiter la visibilité des éléments de la ventilation des coûts (VDC) du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
    • Assigné à
      Sélectionnez la personne chez le fournisseur/dans l'entreprise qui est responsable de l'exécution du bon de commande.
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie sur la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ.
      Remarques
      Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé pour le contrat de sous-traitance n'affectera que le montant de la première facture de sous-traitant. La modification de cette valeur après la création de la première facture de sous-traitant n'affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes. Pour définir ou débloquer le montant de la retenue de garantie sur une facture ultérieure, suivez les étapes indiquées dans Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Ensuite, utilisez l'un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur la facture : Si vous souhaitez configurer des règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur vos factures de sous-traitant, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d'un engagement.
    • Description
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date de livraison. Indiquez la date à laquelle les marchandises achetées doivent être livrées à l'emplacement spécifié dans le champ « Expédier à ».
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Conditions de paiement. Spécifiez les conditions de paiement pertinentes le cas échéant.
    • Expédier via. Saisissez la méthode d'expédition/de transport pour les matériaux (par exemple, fret, FedEx, etc.).
  6. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le bouton Créer. Cette action crée votre bon de commande.
      OU
    • Facultatif. Cliquez sur Créer et entrer une ventilation des coûts. Cette action crée votre bon de commande et vous permet de commencer à saisir des données dans la ventilation des coûts.

Étape 2 : saisissez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) dans un bon de commande :

Importer des postes de ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV

Si vous souhaitez importer plusieurs postes dans une ventilation des coûts, l'outil Engagements fournit aux utilisateurs un modèle CSV que vous pouvez télécharger, remplir, puis charger dans Procore. Pour obtenir des instructions, voir Importer des postes de ventilation des coûts d'engagement à partir d'un fichier CSV.

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Remarques
  • Si votre entreprise utilise l’intégration Procore + Intégration par Procore et que votre système Intégration par Procore est configuré pour utiliser la méthode calculée, l’intégration par Procore ne permettra PAS l’utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L’intégration par Procore créera alors un élément « LS » dans Intégration par Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Voir également

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.