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Procore

(Héritage) Créer un bon de commande

 Ancien contenu

Ce tutoriel détaille l'ancienne expérience de Procore pour la création d'un bon de commande. Les informations de cette page seront remplacées par un contenu mis à jour lorsque l'expérience bêta remaniée des engagements sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et son calendrier, voir Finances : Expérience modernisée pour les engagements.

Important ! Si vous utilisez l'expérience bêta des engagements, veuillez consulter le tutoriel Créer des bons de commande au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Créer un bon de commande dans l'outil Engagements du projet.

Contexte

Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et adressés à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet. Le paramètre « Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts » doit également être activé ET votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
    • Pour créer un bon de commande, vous devez disposer des autorisations de niveau Lecture seule ou Standard sur l'outil Engagements du projet avec l'autorisation granulaire Créer un bon de commande activée sur votre modèle d'autorisations.
  • Informations supplémentaires :
    • Les bons de commande peuvent être transformés en demande d'ordre de changement (pour les ordres de changement à 1 niveau) ou en ordre de changement potentiel (pour les ordres de changement à 3 niveaux).
    • Vous ne pouvez créer un ordre de changement potentiel qu'à partir d'un bon de commande dont le statut est « Approuvé ».
    • Pour savoir comment définir la méthode comptable, voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
  • Pour les entreprises utilisant  l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  

    • Pour envoyer un engagement vers l'outil d'intégrations ERP pour qu'un approbateur de comptabilité accepte son exportation :
      • Integration by Ryvit. L'engagement doit avoir au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de phase Integration by Ryvit. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Consultez la page Affecter les types de coûts par défaut aux codes de coûts Integration by Ryvit. Important ! Lorsqu'un engagement est exporté vers Integration by Ryvit, il doit avoir un numéro d'engagement unique. Procore recommande que vous définissiez une convention de numérotation pour l'outil Engagements qui comment par le numéro de projet et qui utilise ensuite le système de numérotation par défaut. Par exemple, si votre numéro de projet est 001, votre système de numérotation sera 001-001, 001-002, 001-003, et ainsi de suite. 
      • QuickBooks® L'engagement doit comporter au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de coût QuickBooks®. Le code de coût n'a pas besoin d'être assigné à un type de coût, car QuickBooks® ne prend pas en charge le concept de type de coût.
      • Sage 100 Contractor®
        L'engagement doit comporter au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage 100 Contractor®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • Sage 300 CRE® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage 300 CRE®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • Viewpoint® Spectrum®. L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût du projet Viewpoint® Spectrum®. Le code de coût doit être assigné à au moins un (1)  type de coût. Les assignations de type de coût doivent toujours être mises à jour dans Viewpoint® Spectrum®. 
      • Yardi Voyager® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Yardi Voyager®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Actualiser les codes de coûts Yardi Voyager® d'un projet.
      • Sage Intacct® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage Intacct®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • Acumatica Cloud ERP L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Acumatica Cloud ERP. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • MRI Platform X® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût MRI Platform X®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_xero' (click for details)
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            at wiki.page()
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        L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût
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        . De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.

    Pour les entreprises utilisant  l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  

    • Pour envoyer un engagement vers l'outil d'intégrations ERP pour qu'un approbateur de comptabilité accepte son exportation :
      • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_myob' (click for details)
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        L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût
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        . De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.

Procédure

Étape 1 : créer un bon de commande

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Choisissez une option pour commencer à créer un bon de commande :
    • S'il s'agit du premier engagement du projet, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant au centre de la page.
    • Si vous avez déjà créé le premier engagement, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant dans le coin supérieur droit de la page.
      Remarque
      • Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l'onglet Contrats.
      • Le bouton Exporter n'est disponible que dans l'onglet Contrats. Pour en savoir plus, voir Exporter une liste d'engagements .
  3. Dans la page « Nouveau bon de commande » sous Informations générales , procédez comme suit :
    • Signer avec DocuSign
      Si votre projet utilise l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît par défaut dans cette case. Si vous ne souhaitez PAS signer le bon de commande avec DocuSign®, décochez la case.
    • Numéro #
      Saisissez ou confirmez l'identifiant unique du bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande pour votre projet, Procore numérote automatiquement vos bons de commande par ordre séquentiel. Par exemple, PO-01-001, PO-01-002, et ainsi de suite.
      Remarques
    • Titre
      Fournit un nom descriptif au bon de commande.
      Remarques
    • Facturer à
      Saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire de la facture. Ces informations apparaîtront comme l'adresse de facturation sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Ceci inclut généralement le nom de l'entreprise, l'adresse de l'entreprise et d'autres informations de contact importantes.
    • Envoyer à
      Saisissez les coordonnées professionnelles du réceptionnaire. Ces informations apparaîtront en tant qu'adresse de livraison sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Gardez à l'esprit que ceci peut être différent de l'adresse de facturation, telle que l'adresse du chantier ou un autre lieu de préparation hors site où vous souhaitez que les matériaux soient livrés.
      Entreprise sous-traitante
      Sélectionnez le fournisseur/l'entreprise qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Co.). Ce fournisseur/cette entreprise doit exister dans l'annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet.
    • Facture Contacts
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « Entreprise sous-traitante » à désigner comme contact(s) de facturation. Après avoir enregistré le bon de commande, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé(e) ». Vous devez sélectionner une « société sous-traitante » pour pouvoir sélectionner des contacts de facturation.
      Remarque
      Il est important de toujours ajouter au moins un « contact de facturation » sur un bon de commande ou contrat de sous-traitance. Ceci garantit que les invitations par e-mail importantes et les notifications automatiques par e-mail sont envoyées au contact approprié. Pour en savoir plus sur l'importance d'inclure des contacts de facturation dans vos engagements, reportez-vous aux sections Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance et Qu'est-ce qu'un contact de facturation ? 
    • Statut. Assignez un statut au bon de commande. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
    • Exécuté
      Cochez cette case pour indiquer si le bon de commande été exécuté ou non.
      Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus métier unique de votre projet
    • Privé
      Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d'un engagement.
      • Rendre visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
        Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs ayant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
      • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts
        Cochez cette case pour limiter la visibilité des éléments de la ventilation des coûts (VDC) du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
    • Assigné à
      Sélectionnez la personne chez le fournisseur/dans l'entreprise qui est responsable de l'exécution du bon de commande.
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie sur la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ.
      Remarques
      Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé pour le contrat de sous-traitance n'affectera que le montant de la première facture de sous-traitant. La modification de cette valeur après la création de la première facture de sous-traitant n'affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes. Pour définir ou débloquer le montant de la retenue de garantie sur une facture ultérieure, suivez les étapes indiquées dans Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Ensuite, utilisez l'un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur la facture : Si vous souhaitez configurer des règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur vos factures de sous-traitant, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d'un engagement.
    • Description
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date de livraison. Indiquez la date à laquelle les marchandises achetées doivent être livrées à l'emplacement spécifié dans le champ « Expédier à ».
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Conditions de paiement. Spécifiez les conditions de paiement pertinentes le cas échéant.
    • Expédier via. Saisissez la méthode d'expédition/de transport pour les matériaux (par exemple, fret, FedEx, etc.).
  6. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le bouton Créer. Cette action crée votre bon de commande.
      OU
    • Facultatif. Cliquez sur Créer et entrer une ventilation des coûts. Cette action crée votre bon de commande et vous permet de commencer à saisir des données dans la ventilation des coûts.

Étape 2 : saisissez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) dans un bon de commande :

Importer des postes de ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV

Si vous souhaitez importer plusieurs postes dans une ventilation des coûts, l'outil Engagements fournit aux utilisateurs un modèle CSV que vous pouvez télécharger, remplir, puis charger dans Procore. Pour obtenir des instructions, voir Importer des postes de ventilation des coûts d'engagement à partir d'un fichier CSV.

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Remarques
  • Si votre entreprise utilise l'intégration Procore + Integration by Ryvit et que votre système Integration by Ryvit est configuré pour utiliser la méthode calculée, Integration by Ryvit NE permettra PAS l'utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L'intégration Integration by Ryvit créera alors un élément « SF » dans Integration by Ryvit.
  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarque
     Si le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l'outil Engagements, les utilisateurs disposant de l'autorisation requise pour Modifier un engagement peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un engagement a un statut quelconque. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
  5. Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur un montant ou une unité/quantité :
    Remarque
    Pour modifier votre méthode comptable avant d'ajouter des postes de ventilation des coûts, voir Modifier l'onglet Paramètres avancés d'un engagement. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?
    1. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :

      1. Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Montant
        Saisissez le montant du coût.
      6. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      7. Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      8. Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
    2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur une unité/quantité :

      1. Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      6. UdM
        Saisissez l'unité de mesure (UdM).
        Remarques
      7. Coût unitaire
        Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
      8. Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      9. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      10. Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      11. Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
  6. Choisissez l'une de ces options :
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la ventilation des coûts.
    • Enregistrer et envoyer par e-mail. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la ventilation des coûts et envoyer les mises à jour par e-mail au contact de facturation.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'engagements de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Finances de la construction. .