Livrables : déploiement d'un nouveau flux de travail de livrable pour les approbateurs
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Publié : 27 décembre 2017 / Dernière mise à jour : 16 janvier 2018
Nouveau flux de travail de livrable
En janvier 2018, Procore a déployé un nouveau modèle de flux de travail de livrable afin de fournir à vos utilisateurs plus de flexibilité lors de la définition du chemin d'approbation d'un livrable. Ce déploiement est terminé et le nouveau modèle évite aux utilisateurs du projet disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Livrables d'avoir à configurer spécifiquement l'outil pour utiliser approbation séquentielle ou approbation parallèle. Un nouveau tableau du flux de travail de livrable a été implémenté sur tous les comptes Procore et permet à vos utilisateurs de créer et d'éditer des livrables qui utilisent soit l'approbation séquentielle, soit l'approbation parallèle, soit une combinaison des deux modèles d'approbation :
- Comment utiliser le nouveau flux de travail de livrable
- Comment continuer à utiliser l'approbation séquentielle
- Comment continuer à utiliser l'approbation parallèle
Exemples
Comment utiliser le nouveau flux de travail de livrable
Si vous souhaitez qu'une étape d'un nouveau flux de travail de livrable, utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un (1) seul utilisateur à chaque poste du flux de travail. Vous pouvez ajouter plusieurs étapes à un flux de travail et chaque étape de poste est traitée par Procore dans un ordre séquentiel. Si vous souhaitez qu'une étape du nouveau flux de travail de livrable utilise l'approbation parallèle, ajoutez simplement deux (2) utilisateurs ou plus à cette étape. Dans l'exemple ci-dessous, il y a trois (3) étapes d'approbation séquentielles, mais la troisième étape a deux (2) utilisateurs en parallèle. Lorsqu'une étape est traitée en parallèle, tous les membres du groupe doivent soumettre une réponse avant que la responsabilité passe à l'étape suivante.
Comment continuer à utiliser l'approbation séquentielle
Si vous souhaitez que le flux de travail de livrable utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un (1) utilisateur à chaque poste du flux de travail. Vous pouvez ajouter plusieurs postes à un flux de travail et chaque poste sera traité par Procore dans un ordre séquentiel. L'exemple suivant vous montre comment créer un flux de travail d'approbation séquentielle qui comprend un (1) poste dans un flux de travail incluant quatre (4) réviseurs au total.
Comment continuer à utiliser l'approbation parallèle
Si vous souhaitez utiliser l'approbation parallèle sur un livrable, ajoutez deux (2) personnes ou plus à un poste. Vous pouvez ajouter plusieurs postes à un flux de travail et chaque poste sera traité par Procore dans un ordre séquentiel. L'exemple suivant vous montre comment créer un groupe parallèle d'approbateurs. Remarque : lors de l'utilisation de l'approbation parallèle, le rôle Approbateur est le seul rôle. Le rôle Soumissionnaire ne peut pas être sélectionné.
Pourquoi est-ce important ?
La conception du widget de flux de travail d'un nouveau livrable offre les avantages suivants :
- Élimine le processus de demande secondaire pour configurer Procore pour l'approbation parallèle. Lors de la configuration d'un projet, un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Livrables n'a plus à soumettre une demande à Procore pour configurer l'outil pour une approbation parallèle sur l'application principale de Procore.
- Augmente vos options d'affectation avec un nouveau widget de flux de travail de livrable. Les livrables de votre projet peuvent désormais utiliser l'approbation séquentielle, l'approbation parallèle ou une combinaison des deux cadres d'approbation dans un flux de travail unique.
- Assigner plusieurs utilisateurs au groupe « Soumissionnaire » et « Approbateur ». Avec cette option, vous pouvez désormais assigner plusieurs sous-traitants à un groupe « Soumissionnaire » ou « Approbateur ». Ceci permet à plusieurs approbateurs de réviser le livrable en parallèle, tout en empêchant le système de transférer la responsabilité au groupe suivant jusqu'à ce que tous les membres du groupe soumettent une réponse. Avec le nouveau flux de travail, chaque poste du flux de travail représente un groupe. Vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs à un seul poste pour créer un groupe d'approbation parallèle, ou ajouter une seule personne à un seul poste pour une approbation séquentielle.
- Ajouter automatiquement des réviseurs au flux de travail de livrable avec l'option Transférer pour révision. Les approbateurs conservent la fonctionnalité existante Transférer pour révision (voir Transférer un livrable pour révision). Cependant, le destinataire du transfert est désormais automatiquement ajouté au groupe de flux de travail des expéditeurs d'origine et la responsabilité n'est PAS transférée tant que le nouvel approbateur n'a pas répondu.
Détails
Suivez les étapes décrites dans Créer une soumission ou Modifier une soumission . Procédez ensuite comme suit :
- Sous Flux de travail de livrable, procédez comme suit pour chaque poste souhaité dans le livrable :
- Nom. Commencez à taper le nom d'un utilisateur du projet dans le champ Rechercher. Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
- Si vous souhaitez demander une réponse à l'utilisateur, cochez la case accolée à son nom.
OU - Si vous ne souhaitez PAS demander de réponse à l'utilisateur, désactivez la case à cocher.
Remarque : si vous ajoutez plus d'un utilisateur à un groupe de flux de travail d'approbation parallèle, la responsabilité est transférée au groupe de flux de travail suivant lorsque toutes les personnes désignées comme faisant partie du groupe ont répondu au livrable.
- Si vous souhaitez demander une réponse à l'utilisateur, cochez la case accolée à son nom.
- Rôle. Sélectionnez un Approbateur ou un Soumissionnaire dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un soumissionnaire et un approbateur pour les livrables ?
Remarques :- Pour être désignée comme approbateur , la personne doit exister dans l'outil Annuaire au niveau projet (voir Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire du projet ) et doit également disposer des autorisations de niveau « Admin » ou « Standard » dans l'outil Soumissions (voir Définir l'utilisateur Autorisations pour l'outil Soumissions ).
- En tant qu'utilisateur disposant d'autorisations de niveau 'Standard' dans l'outil Livrables, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau 'Admin' dans le flux de travail.
- Si vous prévoyez d'ajouter un Soumissionnaire au livrable, il est recommandé de désigner un gestionnaire des livrables en tant que premier approbateur dans le flux de travail d'approbation séquentielle du livrable. Le Gestionnaire des livrables pourra ainsi veiller à ce que le livrable soit pleinement revu par votre partie prenante interne avant d'être transmis aux utilisateurs lors de l'étape suivante du flux de travail de livrable.
- Si, en tant qu'utilisateur, vous disposez d'autorisations de niveau 'Admin' dans l'outil Livrables, vous pouvez ajouter des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau 'Admin' ou 'Standard' dans le flux de travail.
Remarque : si vous souhaitez que le flux de travail du livrable utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un seul utilisateur à chaque poste du flux de travail. Si vous souhaitez qu'une étape du flux de travail du livrable utilise l'approbation parallèle, ajoutez au moins deux utilisateurs au poste.
- Date d'échéance. Sélectionnez la date d'échéance de la réponse au livrable dans le calendrier.
Remarque : le champ 'Date d'échéance' est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l'outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables. La date d'échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
- Nom. Commencez à taper le nom d'un utilisateur du projet dans le champ Rechercher. Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
- Cliquez sur Ajouter une étape.
- Répétez cette même procédure pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail.
- Si vous souhaitez modifier l'ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :
- Saisissez le poste à l'aide du poignée verticale (⋮⋮).
- Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le poste dans l’ordre souhaité.
