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Procore

Ajouter un soumissionnaire et des approbateurs au flux de travail de livrable

Objectif

Pour ajouter un soumissionnaire et des approbateurs au flux de travail du livrable pour un livrable

Contexte

Lors de la création ou de la modification d'un livrable, vous pouvez ajouter deux (2) types de personnes (ou « rôles ») au flux de travail de livrable :

  • Soumissionnaire

    Lorsque vous utilisez Procore pour gérer le processus des livrables de votre projet, le terme « soumissionnaire » désigne la personne qui a fourni les informations contenues dans un livrable (par exemple, des plans, des programmes, des documents, etc.) à l'entrepreneur général, afin que l'équipe de conception puisse réviser et approuver le livrable. En règle générale, la personne désignée comme ayant le rôle de soumissionnaire pour un livrable est une personne-ressource qui travaille pour l'entrepreneur responsable (c'est-à-dire un sous-traitant ou un gestionnaire de la construction). 

  • Approbateur
    Un approbateur désigne une personne qui doit approuver le livrable avant que les travaux puissent commencer. En règle générale, un flux de travail de livrable inclut plusieurs approbateurs et des membres de l'équipe de conception (par exemple, l'architecte, l'ingénieur de projet, l'ingénieur en structure, etc.)

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour ajouter des utilisateurs au flux de travail du livrable pour un livrable que vous avez créé : 
      • Autorisations de niveau "Lecture seule" ou "Standard" sur l'outil Livrables du projet avec autorisation granulaire "Créer un livrable" activée sur votre modèle d'autorisation.
        OU
      • Autorisations de niveau "Standard" sur l'outil Livrables du projet sans qu'un modèle d'autorisation ne vous soit attribué.
        Remarque : si vous n'avez pas d'autorisations de niveau "Admin" dans l'outil Livrables du projet, vous ne pouvez ajouter au flux de travail du livrable que des utilisateurs ayant des autorisations de niveau "Admin" dans l'outil Livrables du projet.  
    • Pour ajouter des utilisateurs au flux de travail du livrable pour un livrable que vous n'avez pas créé :
      • Les autorisations de niveau "standard" sur l'outil Livrables du projet et être désigné en tant que Gestionnaire des livrables.
    • Pour ajouter des utilisateurs au flux de travail du livrable pour n'importe quel livrable : 
      • Autorisations de niveau "Admin" sur l'outil Livrables du projet.
        Remarque : avec des autorisations de niveau "Admin" dans l'outil Livrables du projet, vous pouvez ajouter au flux de travail du livrable tous les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau " Standard " ou supérieures dans l'outil Livrables du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Si votre entreprise prévoit d'ajouter un Soumissionnaire d'une autre entreprise au livrable, il est recommandé de désigner un Gestionnaire des livrables en tant que premier approbateur dans le flux d'approbation séquentielle du flux de travail du livrable. Cela permet au gestionnaire des livrables de s'assurer que le livrable est examiné minutieusement par votre équipe interne avant d'être envoyé aux approbateurs suivants (c'est-à-dire l'équipe de conception) dans le flux de travail du livrable.

Procédure

Appliquer un modèle de flux de travail de livrable à un livrable

Un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Livrables de votre projet peut créer un (1) ou plusieurs modèles de flux de travail du livrable que vous pouvez ensuite appliquer à un nouveau livrable lors de sa création. Ceci accélère la saisie et vous évite de devoir ajouter un nouveau flux de travail du livrable chaque fois que vous créez un livrable. 

  1. Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit :

    apply-submittal-workflow.png
     
    1. Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans la liste déroulante. 
      Remarques :
      • Cette liste déroulante est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs dotés d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Livrables. 
      • Avec cette action, les personnes nommées dans le modèle de flux de travail de livrable sont appliquées à votre livrable. 
      • Pour savoir comment les modèles de flux de travail du livrable sont créés, voir Gérer les modèles de flux de travail du livrable.
  2. Pour continuer, modifiez au besoin les champs Nom, Rôle et Jours pour soumettre/répondre en fonction du livrable. Vos modifications affectent uniquement le flux de travail du livrable, PAS le modèle de flux de travail du livrable. 
  3. (Facultatif) Continuez la procédure décrite à la section Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable

Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable

  1. Sous Flux de travail de livrable, procédez comme suit pour chaque poste souhaité dans le livrable :
    • Nom. Commencez à taper le nom d'un utilisateur du projet dans le champ Rechercher. Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
      • Si vous souhaitez demander une réponse à l'utilisateur, cochez la case accolée à son nom.
        OU
      • Si vous ne souhaitez PAS demander de réponse à l'utilisateur, désactivez la case à cocher.
        Remarque : si vous ajoutez plus d'un utilisateur à un groupe de flux de travail d'approbation parallèle, la responsabilité est transférée au groupe de flux de travail suivant lorsque toutes les personnes désignées comme faisant partie du groupe ont répondu au livrable. 
    • Rôle. Sélectionnez un Approbateur ou un Soumissionnaire dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un soumissionnaire et un approbateur pour les livrables ?
      Remarques :
      • Pour être désignée comme approbateur , la personne doit exister dans l'outil Annuaire au niveau projet (voir Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire du projet ) et doit également disposer des autorisations de niveau « Admin » ou « Standard » dans l'outil Soumissions (voir Définir l'utilisateur Autorisations pour l'outil Soumissions ).
      • En tant qu'utilisateur disposant d'autorisations de niveau 'Standard' dans l'outil Livrables, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau 'Admin' dans le flux de travail.
      • Si vous prévoyez d'ajouter un Soumissionnaire au livrable, il est recommandé de désigner un gestionnaire des livrables en tant que premier approbateur dans le flux de travail d'approbation séquentielle du livrable. Le Gestionnaire des livrables pourra ainsi veiller à ce que le livrable soit pleinement revu par votre partie prenante interne avant d'être transmis aux utilisateurs lors de l'étape suivante du flux de travail de livrable. 
      • Si, en tant qu'utilisateur, vous disposez d'autorisations de niveau 'Admin' dans l'outil Livrables, vous pouvez ajouter des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau 'Admin' ou 'Standard' dans le flux de travail. 
        Remarque : si vous souhaitez que le flux de travail du livrable utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un seul utilisateur à chaque poste du flux de travail. Si vous souhaitez qu'une étape du flux de travail du livrable utilise l'approbation parallèle, ajoutez au moins deux utilisateurs au poste. 
    • Date d'échéance. Sélectionnez la date d'échéance de la réponse au livrable dans le calendrier.
      Remarque : le champ 'Date d'échéance' est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l'outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables. La date d'échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
  2. Cliquez sur Ajouter une étape.
  3. Répétez cette même procédure pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail. 
  4. Si vous souhaitez modifier l'ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :
    1. Saisissez le poste à l'aide du vertical grip (⋮⋮).
    2. Déplacez ensuite le poste vers la position souhaitée par une opération de glisser-déposer.

      change-workflow-order.png

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des livrables de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de livrables de construction. .