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Procore

Créer un livrable

Objectif

Créer un livrable pour un projet à l'aide de l'outil Livrables du projet

Contexte

Dans le secteur du bâtiment, un livrable désigne les informations écrites et/ou physiques que les sous-traitants remettent à l'entreprise générale, puis à l'équipe de conception pour approbation de l'équipement, des matériaux, etc., avant qu'ils ne soient fabriqués et livrés au projet. Ces livrables peuvent être présentés dans divers formats, par exemple sous forme de  dessins d'atelier, de fiches techniques sur les équipements et d'échantillons de matériaux. Les livrables sont surtout requis pour que l' architecte et l'ingénieur puissent vérifier que les produits et quantités corrects seront installés sur le projet, conformément aux documents de conception/contractuels. 

Dans Procore, un gestionnaire des livrables est la personne chargée de superviser un livrable tout au long de son cycle de vie. Si vous créez un livrable et que vous disposez d'une autorisation de niveau « Standard » ou « Admin » pour l'outil Livrables, votre nom apparaît par défaut comme « gestionnaire des livrables ». Toutefois, les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Livrables peuvent assigner le rôle de gestionnaire des livrables à tout utilisateur Procore ayant reçu une autorisation de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Livrables (Remarque : les utilisateurs ayant une autorisation « Standard » ne sont pas autorisés à modifier le gestionnaire des livrables). Le champ « Gestionnaire des livrables » vous permet de modifier la propriété d'un livrable lorsque la personne qui a créé un livrable (ou le gestionnaire actuel de ce livrable) n'est plus membre de l'équipe de projet.

Bien que chaque entreprise ou projet puisse avoir son propre procédé, il est courant que le chef de projet ou l'ingénieur joue le rôle de gestionnaire des livrables. Pour commencer, le gestionnaire des livrables crée le livrable. Le sous-traitant fournit ensuite la documentation requise pour ce livrable. Enfin, une fois la documentation requise en place, le livrable est envoyé aux membres appropriés de l'équipe de conception pour révision et approbation.

Éléments à prendre en compte

Vidéo

 

Le contenu des vidéos peut ne pas refléter fidèlement l'état actuel du système et/ou être obsolète.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Livrables du projet.
  2. Cliquez sur + Créer > Livrables.
  3. Pour créer un nouveau livrable, procédez comme suit :

Ajouter des informations générales

Remarque

Les utilisateurs disposant d'une autorisation Standard dans l'outil Livrables peuvent uniquement afficher les champs suivants lors de la création d'un livrable :

Titre, section du cahier des charges, numéro et amp; Révision, Type de livrable, Entrepreneur responsable, Reçu de, Date d'échéance finale, Lieu, Plans liés, Liste de distribution, Balle en justice, Privé, Description, Pièces jointes

  1. Complétez la saisie des données dans l'onglet Général comme suit :
    • Titre. Le nom descriptif qui résume le mieux les informations contenues dans le livrable. 

    • Section du cahier des charges. Désigne la section correspondante du cahier des charges du projet. Voir D'où proviennent les sélections dans la liste déroulante "Sections du cahier des charges" de l'outil Livrables ?

    • Numéro & Révision. Le numéro de livrable et son numéro de révision. Voir Comment les livrables sont-elles numérotées dans Procore ?

      Remarque : si vous essayez de créer un livrable avec un numéro en double, ce message s'affiche. Pour y répondre, vous avez deux possibilités :
      • (Recommandé) Pour créer un livrable avec un numéro unique, cliquez sur Annuler et assignez-lui le prochain numéro disponible.
        OU
      • Pour créer un livrable avec un numéro en double, cliquez sur OK .

        duplicate-number-message.png
         
    • Lot de livrables. Le Lot de livrables qui contient le livrable. Dans Procore, l'ajout de documents à un lot est facultatif. La décision d'ajouter des documents à un lot de livrables est déterminée par l'équipe de gestion de votre entreprise ou de votre projet. Pour obtenir des instructions, voir Créer un lot de livrables.

    • Statut. Le statut actuel du livrable. Seul un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau " Admin " dans l'outil Livrables peut modifier le statut d'un livrable. Voir Quels sont les statuts d'un livrable par défaut dans Procore ? et Qu'est-ce qu'un livrable au statut 'Ébauche' ?

    • Sous-traitant responsable. Le nom de l'entreprise du sous-traitant qui est responsable de l'achèvement des travaux spécifiés dans le livrable. 

    • Reçu de. Le contact du sous-traitant responsable qui a fourni les informations du livrable à l'équipe de projet. 

    • Soumettre avant le. Sélectionnez la date à laquelle un sous-traitant doit soumettre toute la documentation pertinente (c.-à-d. documents, plans, manuels, programmes, etc.) pour le livrable à l'équipe de conception du projet aux fins de révision.

    • Date d'émission. La date à laquelle le sous-traitant a soumis les éléments à soumettre (c'est-à-dire les documents, les plans, etc.) à votre équipe de projet pour le processus de révision. 

    • Date de réception. Date de réception des informations relatives au livrable envoyées par l'entrepreneur ou le sous-traitant responsable de l'exécution des travaux associés au livrable.

    • Date d'échéance finale. Date limite à laquelle tous les approbateurs du flux de travail de livrable doivent avoir soumis une réponse.

      Remarques : lorsque la « Dernière date d'échéance » arrive, le système envoie une notification automatique par e-mail pour signaler aux utilisateurs que le livrable est en retard. Si votre système est configuré pour utiliser l'approbation séquentielle, la notification est envoyée au gestionnaire des livrables et au responsable du flux de travail d'approbation. Si votre système est configuré pour utiliser l'approbation parallèle, la notification est transmise au gestionnaire des livrables et aux membres du flux de travail d'approbation.
    • Délai. Délai prévu, en nombre de jours calendaires, avant l'arrivée du matériel/des services nécessaires pour le livrable.

    • Date requise sur site. Date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés sur le livrable doivent être livrés et disponibles sur le chantier.

    • Code de coût. Le code de coût pour le livrable. Les codes de coût sont gérés dans le segment 'Code de coût' de la Structure de découpage du projet de Procore.

    • Gestionnaire des livrables. Le nom du Gestionnaire des livrables. Il s'agit de la personne chargée de superviser le livrable tout au long de son cycle de vie dans Procore. Chaque livrable peut avoir un gestionnaire de livrable différent ou votre équipe de projet peut configurer un 'gestionnaire de livrable par défaut' pour tous vos livrables. Voir Qu'est-ce que le rôle de "Gestionnaire des livrables" ?

    • Type. Le type d'information associé au livrable. Les sélections de type par défaut dans Procore incluent : Document, Plans, Impressions, Informations sur le produit, Manuel du produit, Échantillon, Dessin d'atelier, et Autre. Voir Créer des types de livrable personnalisés.

    • Privé. Indique les paramètres de confidentialité du livrable. Lorsqu'un livrable est marqué comme "Privé", il n'est visible que par les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau "Admin" dans l'outil Livrables, les utilisateurs du flux de travail du livrable et les membres de la liste de distribution du livrable. Les utilisateurs dont l'autorisation granulaire 'Afficher les livrables privés associées aux utilisateurs de la même entreprise' est activée dans leur modèle d'autorisations peuvent également afficher un livrable marqué comme 'Privé' si un autre utilisateur de leur entreprise est associé au livrable. Voir Marquer un livrable comme privé.

    • Lieu . Le lieu sur le chantier pour la soumission. Il peut s'agir d'un lieu existant dans la liste des lieux ou d'un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à un projet

    • Plans liés . Rendus stockés dans l'outil Plans du projet qui sont liés à la soumission. Voir Lier des éléments liés sur un plan .

    • Description. Détails informatifs, remarques et/ou actions qui décrivent le livrable. 

    • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).

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Calculer les informations sur le planning des livrables (si la fonction est activée)

Facultative, la fonction Calculs du planning des livrables  peut être activée. Voir Activer les calculs du planning des livrables. Lorsqu'il est activé, l'outil Livrables analyse vos entrées dans les champs 'Date requise sur le chantier', 'Délai', 'Temps de révision de l'équipe de conception' et 'Temps de révision interne' pour suggérer une 'Date d'échéance de soumissionnaire et d'approbateur dans le flux de travail de livrable. Il renseigne également automatiquement les champs 'Date de retour prévue', 'Date de fin de la révision interne prévue' et 'Date limite de soumission prévue'.

  1. Suivez les étapes décrites dans Créer un livrable.
    La page Nouveau livrable s'affiche.
  2. Faites défiler jusqu'à la zone Informations sur le planning des livrables
  3. Spécifiez les informations suivantes :
    1. Planifier la tâche.Tâche de planning associée au livrable en cours de création. Un planning doit d'abord être chargé dans le projet. Voir Charger un fichier de planning de projet dans l'application Web de Procore .
    2. Durée de la révision par l'équipe de conception. Nombre de jours alloués à l'équipe de conception pour réviser le livrable.

      Remarque : si vous saisissez 7, le système soustrait « 7 » jours calendaires à la Date de retour planifiée pour renseigner automatiquement la valeur de Date prévue d'achèvement de la révision interne.
    3. Délai. Délai prévu, en nombre de jours calendaires, avant l'arrivée du matériel/des services nécessaires pour le livrable.

      Remarque : si vous saisissez 10, le système soustrait « 10 » jours calendaires à la Date requise sur site pour remplir automatiquement la Date de retour planifiée.
    4. Date requise sur site. Date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés sur le livrable doivent être livrés et disponibles sur le chantier.

    5. Temps de révision interne. Le nombre de jours calendaires dont l'équipe de conception de votre projet a besoin pour s'assurer que le livrable est correctement révisé.

      Remarque : si vous saisissez 5, le système soustrait « 5 » jours calendaires de la Date de fin de révision interne planifiée pour remplir automatiquement l'entrée de date pour la date de soumission planifiée .
      Cette illustration vous montre un exemple de ces entrées et calculs.

      create-submittal-schedule-info.png
       

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Mettre à jour les informations sur la livraison

  • Date de livraison prévue
    Révisez la Date de livraison prévue indiquée. Située entre le 'Délai' et la date à laquelle le livrable a été distribué, cette date n'est pas renseignée lors de la création du livrable .Elle est calculée par Procore une fois que le livrable a été distribué. Voir Distribuer un livrable.​​
  • Tâche du planning
    Si vous avez activé l'outil Planning sur le projet et intégré un planning Asta Powerproject, Microsoft Project, ou Oracle Primavera avec Procore, vous pouvez sélectionner une tâche de projet dans la liste déroulante Tâche du planning si votre compte d'utilisateur dispose d'une autorisation de niveau 'Lecture seule' ou supérieur dans l'outil Planning. Ces informations ne sont données qu'à titre de référence.
  • Date de confirmation de livraison
    Sélectionnez la date à laquelle le sous-traitant ou le fournisseur a confirmé l'arrivée du fret à l'aide du calendrier Date de confirmation de livraison. 
  • Date de livraison réelle
    Sélectionnez la date à laquelle le matériau est arrivé sur le site à l'aide du calendrier Date de livraison réelle. En général, cette valeur est mise à jour par le responsable de chantier du projet. 

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Créer la liste de distribution

distribution-en.png
 

  • Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans le menu déroulant Sélectionner une personne.
    Les utilisateurs répertoriés dans cette liste recevront par e-mail les mises à jour relatives au livrable. ​Ils ne sont pas approbateurs et n'ont pas obligatoirement besoin d'approuver/refuser le livrable. 
  • Pour retirer une personne de la liste, cliquez sur le X rouge à côté de son nom.

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Appliquer un modèle de flux de travail de livrable

Un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Livrables de votre projet peut créer un (1) ou plusieurs modèles de flux de travail du livrable que vous pouvez ensuite appliquer à un nouveau livrable lors de sa création. Ceci accélère la saisie et vous évite de devoir ajouter un nouveau flux de travail du livrable chaque fois que vous créez un livrable. 

  1. Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit :

    apply-submittal-workflow.png
     
    1. Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans la liste déroulante. 
      Remarques :
      • Cette liste déroulante est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs dotés d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Livrables. 
      • Avec cette action, les personnes nommées dans le modèle de flux de travail de livrable sont appliquées à votre livrable. 
      • Pour savoir comment les modèles de flux de travail du livrable sont créés, voir Gérer les modèles de flux de travail du livrable.
  2. Pour continuer, modifiez au besoin les champs Nom, Rôle et Jours pour soumettre/répondre en fonction du livrable. Vos modifications affectent uniquement le flux de travail du livrable, PAS le modèle de flux de travail du livrable. 
  3. (Facultatif) Continuez la procédure décrite à la section Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable

Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable

  1. Sous Flux de travail de livrable, procédez comme suit pour chaque poste souhaité dans le livrable :
    • Nom. Commencez à taper le nom d'un utilisateur du projet dans le champ Rechercher. Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
      • Si vous souhaitez demander une réponse à l'utilisateur, cochez la case accolée à son nom.
        OU
      • Si vous ne souhaitez PAS demander de réponse à l'utilisateur, désactivez la case à cocher.
        Remarque : si vous ajoutez plus d'un utilisateur à un groupe de flux de travail d'approbation parallèle, la responsabilité est transférée au groupe de flux de travail suivant lorsque toutes les personnes désignées comme faisant partie du groupe ont répondu au livrable. 
    • Rôle. Sélectionnez un Approbateur ou un Soumissionnaire dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un soumissionnaire et un approbateur pour les livrables ?
      Remarques :
      • Pour être désignée comme approbateur , la personne doit exister dans l'outil Annuaire au niveau projet (voir Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire du projet ) et doit également disposer des autorisations de niveau « Admin » ou « Standard » dans l'outil Soumissions (voir Définir l'utilisateur Autorisations pour l'outil Soumissions ).
      • En tant qu'utilisateur disposant d'autorisations de niveau 'Standard' dans l'outil Livrables, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau 'Admin' dans le flux de travail.
      • Si vous prévoyez d'ajouter un Soumissionnaire au livrable, il est recommandé de désigner un gestionnaire des livrables en tant que premier approbateur dans le flux de travail d'approbation séquentielle du livrable. Le Gestionnaire des livrables pourra ainsi veiller à ce que le livrable soit pleinement revu par votre partie prenante interne avant d'être transmis aux utilisateurs lors de l'étape suivante du flux de travail de livrable. 
      • Si, en tant qu'utilisateur, vous disposez d'autorisations de niveau 'Admin' dans l'outil Livrables, vous pouvez ajouter des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau 'Admin' ou 'Standard' dans le flux de travail. 
        Remarque : si vous souhaitez que le flux de travail du livrable utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un seul utilisateur à chaque poste du flux de travail. Si vous souhaitez qu'une étape du flux de travail du livrable utilise l'approbation parallèle, ajoutez au moins deux utilisateurs au poste. 
    • Date d'échéance. Sélectionnez la date d'échéance de la réponse au livrable dans le calendrier.
      Remarque : le champ 'Date d'échéance' est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l'outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables. La date d'échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
  2. Cliquez sur Ajouter une étape.
  3. Répétez cette même procédure pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail. 
  4. Si vous souhaitez modifier l'ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :
    1. Saisissez le poste à l'aide du vertical grip (⋮⋮).
    2. Déplacez ensuite le poste vers la position souhaitée par une opération de glisser-déposer.

      change-workflow-order.png

Mettre à jour et envoyer le livrable pour révision

Lorsque vous avez terminé la procédure ci-dessus, choisissez l'une des options suivantes :

  • Pour enregistrer vos modifications sans envoyer d'e-mail aux membres du flux de travail du livrable, aux membres de la liste de distribution et au gestionnaire des livrables, cliquez sur Créer.
    OU
  • Pour enregistrer vos modifications et envoyer une notification par e-mail afin d'alerter les membres du flux de travail du livrable et de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des e-mails.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des livrables de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de livrables de construction. .