Créer un livrable

​Ajouter des informations générales

1. Complétez la saisie des données dans l'onglet Général comme suit :

• Title. The descriptive name that best summarizes the information in the submittal. 

• Spec Section. Denotes the corresponding section from the project's specifications book. See Where do the selections in the 'Specification Sections' drop-down list in the Submittals tool come from?

• Number & Revision. The submittal number and its revision number. See How are submittals numbered in Procore?

• Submittal Package. The submittal package that contains the submittal. In Procore, adding submittals to a package is optional. The decision to add submittals to a submittal package is based on your project's requirements, which is determined by your company's or project's management team. For instructions, see Create a Submittal Package.

• Status. The current status of the submittal. Only a user with 'Admin' level permission to the Submittals tool can change a submittal's status. See What are the default submittal statuses in Procore? and What is a 'Draft' Submittal?

       Notes:
       Si un livrable est ouvert et n’a pas de flux de travail, le responsable est le gestionnaire des livrables et l’élément doit apparaître dans son outil Mes éléments ouverts.
       Si un livrable est ouvert et qu’il dispose d’un flux de travail, la personne assignée à l’étape actuelle du flux de travail a la responsabilité du livrable. Une fois le flux de travail terminé, BIC retourne au gestionnaire des livrables.
       Si un livrable est clôturé, la responsabilité est effacée.

• Responsible Contractor. The company name of the contractor/subcontractor that is responsible for completing the work specified on the submittal. 

• Received From. The contact for the responsible contractor who provided the submittal information to the project team. 

• Submit By. Select the date by which a contractor/subcontractor must submit all relevant documentation (i.e., documents, drawings, manuals, plans, and so on) for the submittal to the project's design team for review.

• Issue Date. The date the contractor/subcontractor submitted the submittal items (i.e., documents, plans, and so on) to your project team for the review process. 

• Received Date. The date that the submittal information was received from the contractor/subcontractor responsible for the performing work associated with the submittal.

• Final Due Date. The due date by which all approvers on the submittal workflow must submit a response.

  Notes:
  Lorsque la « Dernière date d’échéance » arrive, le système envoie une notification automatique par e-mail pour signaler aux utilisateurs que le livrable est en retard. Si votre système est configuré pour utiliser l’approbation séquentielle, la notification est envoyée au gestionnaire des livrables et au responsable du flux de travail d’approbation. Si votre système est configuré pour utiliser l’approbation parallèle, la notification est transmise au gestionnaire des livrables et aux membres du flux de travail d’approbation.

• Lead Time. The expected number of calendar days that will be required for the material/services for the submittal to arrive.

• Required On-Site Date. The date by which materials related to the work detailed on the submittal must be delivered and available at the construction site.

• Cost Code. The cost code for the submittal. Cost codes are managed in the 'Cost Code' segment in Procore's Work Breakdown Structure.

• Submittal Manager. The name of the submittal manager. This is the person who is responsible for overseeing the submittal throughout its lifecycle in Procore. Each submittal can have a different submittal manager or your project team can configure a 'Default Submittal Manager' for all of your submittals. See What is the 'Submittal Manager' role?

• Type. The information type associated with the submittal. The default type selections in Procore include: Document, Pay Request, Payroll, Plans, Prints, Product Information, Product Manual, Sample, Shop Drawing, Specification, and Other. See Create Custom Submittal Types.

• Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

• Location. The location at the job site for the submittal. This can be an existing location from the Location list or a tiered location. See Add Tiered Locations to a Project. 

• Linked Drawings. Renderings stored in the project's Drawings tool that are linked to the submittal. See Link Related Items on a Drawing.

• Description. Informative details, notes, and/or actions that describe the submittal. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Distribution List. The people who will receive email notifications from Procore as the submittal progresses through the submittal workflow. If your project team has created any distribution lists in the Project Directory, you can select those lists here. See Add a Distribution Group to the Procore Directory). 

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Calculer les informations sur le planning des livrables (si la fonction est activée)

Facultative, la fonction Calculs du planning des livrables  peut être activée. Voir Activer les calculs du planning des livrables. Lorsqu'il est activé, l'outil Livrables analyse vos entrées dans les champs 'Date requise sur le chantier', 'Délai', 'Temps de révision de l'équipe de conception' et 'Temps de révision interne' pour suggérer une 'Date d'échéance de soumissionnaire et d'approbateur dans le flux de travail de livrable. Il renseigne également automatiquement les champs 'Date de retour prévue', 'Date de fin de la révision interne prévue' et 'Date limite de soumission prévue'.

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Mettre à jour les informations sur la livraison

• Date de livraison prévue
  Révisez la Date de livraison prévue indiquée. Située entre le 'Délai' et la date à laquelle le livrable a été distribué, cette date n'est pas renseignée lors de la création du livrable .Elle est calculée par Procore une fois que le livrable a été distribué. Voir Distribuer un livrable.​​
• Tâche du planning
  Si vous avez activé l’outil Planning sur le projet et intégré un Asta Powerproject, un Microsoft Project ou un planning Oracle Primavera avec Procore, vous êtes autorisé à sélectionner une tâche de projet dans la liste déroulante Tâche du planning lorsque vous disposez d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure dans l’outil Planning. C’est pour référence uniquement.
• Date de confirmation de livraison
  Sélectionnez la date à laquelle le sous-traitant ou le fournisseur a confirmé l'arrivée du fret à l'aide du calendrier Date de confirmation de livraison. 
• Date de livraison réelle
  Sélectionnez la date à laquelle le matériau est arrivé sur le site à l'aide du calendrier Date de livraison réelle. En général, cette valeur est mise à jour par le responsable de chantier du projet. 

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Appliquer un modèle de flux de travail de livrable

Un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Livrables de votre projet peut créer un (1) ou plusieurs modèles de flux de travail du livrable que vous pouvez ensuite appliquer à un nouveau livrable lors de sa création. Ceci accélère la saisie et vous évite de devoir ajouter un nouveau flux de travail du livrable chaque fois que vous créez un livrable. 

1. Sous Flux de travail du livrable, procédez comme suit :
   
   
    
   1. Sélectionnez un modèle. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans la liste déroulante. 
      Remarques :
      • Cette liste déroulante est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs dotés d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Livrables. 
      • Avec cette action, les personnes nommées dans le modèle de flux de travail de livrable sont appliquées à votre livrable. 
      • Pour savoir comment les modèles de flux de travail du livrable sont créés, voir Gérer les modèles de flux de travail du livrable.
2. Pour continuer, modifiez au besoin les champs Nom, Rôle et Jours pour soumettre/répondre en fonction du livrable. Vos modifications affectent uniquement le flux de travail du livrable, PAS le modèle de flux de travail du livrable. 
3. (Facultatif) Continuez la procédure décrite à la section Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable. 

Ajouter des utilisateurs au flux de travail de livrable

1. Sous Flux de travail de livrable, procédez comme suit pour chaque poste souhaité dans le livrable :
   • Nom. Commencez à taper le nom d'un utilisateur du projet dans le champ Rechercher. Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste.
     • Si vous souhaitez demander une réponse à l'utilisateur, cochez la case accolée à son nom.
       OU
     • Si vous ne souhaitez PAS demander de réponse à l'utilisateur, désactivez la case à cocher.
       Remarque : si vous ajoutez plus d'un utilisateur à un groupe de flux de travail d'approbation parallèle, la responsabilité est transférée au groupe de flux de travail suivant lorsque toutes les personnes désignées comme faisant partie du groupe ont répondu au livrable. 
   • Rôle. Sélectionnez un Approbateur ou un Soumissionnaire dans la liste. Voir Quelle est la différence entre un soumissionnaire et un approbateur pour les livrables ?
     Remarques :
     • Pour être désignée comme approbateur , la personne doit exister dans l'outil Annuaire au niveau projet (voir Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire du projet ) et doit également disposer des autorisations de niveau « Admin » ou « Standard » dans l'outil Soumissions (voir Définir l'utilisateur Autorisations pour l'outil Soumissions ).
     • En tant qu'utilisateur disposant d'autorisations de niveau 'Standard' dans l'outil Livrables, vous pouvez uniquement ajouter des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau 'Admin' dans le flux de travail.
     • Si vous prévoyez d'ajouter un Soumissionnaire au livrable, il est recommandé de désigner un gestionnaire des livrables en tant que premier approbateur dans le flux de travail d'approbation séquentielle du livrable. Le Gestionnaire des livrables pourra ainsi veiller à ce que le livrable soit pleinement revu par votre partie prenante interne avant d'être transmis aux utilisateurs lors de l'étape suivante du flux de travail de livrable. 
     • Si, en tant qu'utilisateur, vous disposez d'autorisations de niveau 'Admin' dans l'outil Livrables, vous pouvez ajouter des utilisateurs disposant d'autorisations de niveau 'Admin' ou 'Standard' dans le flux de travail. 
       Remarque : si vous souhaitez que le flux de travail du livrable utilise l'approbation séquentielle, ajoutez un seul utilisateur à chaque poste du flux de travail. Si vous souhaitez qu'une étape du flux de travail du livrable utilise l'approbation parallèle, ajoutez au moins deux utilisateurs au poste. 
   • Date d'échéance. Sélectionnez la date d'échéance de la réponse au livrable dans le calendrier.
     Remarque : le champ "Date d'échéance" est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configurer les paramètres de l'outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables. La date d'échéance respecte également les jours définis comme "jours ouvrables" pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
2. Cliquez sur Ajouter une étape.
3. Répétez cette même procédure pour ajouter un autre utilisateur au flux de travail. 
4. Si vous souhaitez modifier l'ordre des étapes du flux de travail, procédez comme suit :
   1. Saisissez le poste par la poignée verticale (⋮⋮).
   2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le poste dans l’ordre souhaité. 
      
      

Mettre à jour et envoyer le livrable pour révision

Lorsque vous avez terminé la procédure ci-dessus, choisissez l'une des options suivantes :

• Pour enregistrer vos modifications sans envoyer d'e-mail aux membres du flux de travail du livrable, aux membres de la liste de distribution et au gestionnaire des livrables, cliquez sur Créer.
  OU
• Pour enregistrer vos modifications et envoyer une notification par e-mail afin d'alerter les membres du flux de travail du livrable et de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des e-mails.