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Procore

Un contact de facturation a-t-il besoin d'une invitation à facturer pour soumettre une facture ?

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Réponse

Non. Un contact de facturation dispose de plusieurs options pour créer une facture. 

Il existe deux façons de répondre à une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation : (1) à partir de l'e-mail « Invitation à facturer » ou (2) à partir de l'outil Engagements au niveau projet du collaborateur en amont. Utilisez la deuxième option lorsque vous savez que vous disposez des autorisations de contact de facturation mais que l'invitation à facturer est manquante ou perdue.

Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez l'accepter ou la refuser comme suit :

  • Pour répondre à un e-mail « Invitation à facturer » : Afficher/Masquer      
      1. Ouvrez votre boîte de réception de e-mails.
      2. Recherchez l'e-mail contenant la ligne d'objet « [Nom du projet] : [nom d'utilisateur] vous a invité à facturer. »
      3. Ouvrez l’invitation à facturer. 
        invite-to-bill-this-period.png
      4. Vérifiez les détails de la facture :
        • Période de facturation. Plage de dates pour la période de facturation ouverte . 
        • Invité par. Le nom de l’expéditeur. En règle générale, il s’agit de la administrateur de facture. 
        • Date d’échéance. La date à laquelle votre facture est due. Les contacts de facturation ne peuvent pas créer ou soumettre une facture dans le projet Procore après cette date.  
      5. Répondez à cette période ? Invite:
        • Cliquez sur Oui pour accepter l’invitation à facturer et modifier le statut de la facture sur Accepté. Ensuite, continuez avec les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
        • Cliquez sur Non si vous ne souhaitez pas soumettre de facture pour la période de facturation ouverte . Le statut de la facture devient Refusé.  
  • Pour répondre à une invitation à facturer dans l'outil Engagements : Afficher/Masquer      
    1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
    2. Recherchez l'engagement auquel vous avez été ajouté en tant que contact de facturation. 
    3. Sous Voulez-vous facturer cette période ?, indiquez votre intention de soumettre une facture en cliquant sur le bouton Oui . 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Cliquez sur le bouton Publier une réponse . 
 Conseil

Vous ne trouverez pas votre invitation à facturer ou incertain si l’un d’eux a été envoyé ?  Un contact de facturation dispose toujours des autorisations suffisantes pour créer une facture pour une période de facturation ouverte dans le projet Procore du collaborateur en amont. Voir Créer une nouvelle facture en tant que contact de facturation.

Comment le rôle de contact de facturation est-il assigné aux utilisateurs ? 

Pour ajouter un contact de facturation, un utilisateur autorisé de l'entreprise qui gère l' engagement dans le projet Procore doit :

  1. Ajouter l'entreprise sous-traitante à l'annuaire de l'entreprise. L'entreprise sous-traitante correspond à « l'entreprise sous-traitante » sur un engagement. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise. L'utilisateur qui sera le contact de facturation doit être ajouté à l'entreprise. Voir Ajouter des utilisateurs à l'entreprise.
     Remarques
  2. Accordez au compte utilisateur du contact de facturation des autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements au niveau projet. Procore recommande de gérer les autorisations de contact de facturation avec un modèle d'autorisations de projet. Voir Gérer les modèles d'autorisation de projet.
  3. Ajoutez à l'engagement « Entreprise sous-traitante » et « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. 
  4. Facultatif. Configurez les notifications par e-mail facultatives pour le contact de facturation : 

Quand Procore envoie-t-il une invitation à facturer ?

Lorsqu'un administrateur des factures pour le compte d'entreprise Procore crée une nouvelle période de facturation, cet utilisateur a la possibilité d'envoyer une invitation de facturation automatisée à toute personne qui est soit (1) nommée sur la liste « Privé » pour la facture ou (2) une membre de la liste « Contacts de facturation » par défaut de l'outil Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

Que se passe-t-il si mon invitation à facturer est perdue ou manquante ?