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Procore

Créer une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation

 Pour les clients Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour connaître les différences : Afficher/Masquer      
    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (en gras) et les termes dans les dictionnaires de points de vue pour Finances. Ces dictionnaires sont disponibles en anglais américain uniquement. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Procore point of contact pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Maîtres d'ouvrage

      Anglais (terminologie du maître d'ouvrage V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)

      Facturation Facturation Facturations proportionnelles
      Maître d’ouvrage Financement Maître d’ouvrage
      Maître d'ouvrage/client Maître d'ouvrage/client EG/client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement de financement Ordre de changement du contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts du sous-traitant Ventilation des coûts du sous-traitant (VDC) Ventilation des coûts du sous-traitant

Objectif

Créer une facture de sous-traitant en tant que contact de facturation sur un engagement à l’aide de l’outil Engagements. 

Contexte

En tant que contact de facturation, vous pouvez recevoir une invitation à facturer pour vous rappeler de soumettre une facture. La ligne d’objet de l’e-mail indique « Nom du projet : nom de l’utilisateur vous a invité à facturer ». Si votre invitation à facturer est perdue ou manquante (ou si vous n’êtes pas certain si une facture administrateur envoyée une), les contacts de facturation peuvent toujours créer une nouvelle facture pour un engagement.

 Important
  • En tant que contact de facturation, confirmez toujours les étapes appropriées à utiliser avec la partie qui a contracté vos services avant de soumettre votre facture dans Procore
  • Les administrateurs de facturation ne choisissent PAS toujours d'ajouter des contacts de facturation sur les engagements d'un projet. Certains administrateurs des factures préfèrent rassembler les factures numériques ou papier (en dehors de Procore). Une fois les factures recueillies, ils créent des factures dans Procore au nom du contact. Voir Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation.

Éléments à prendre en compte

Procédure

Étape 1 : créer une nouvelle facture dans Procore

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l’onglet Contrats, recherchez les contrat dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien Numéro pour l’ouvrir.  

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. Cliquez sur le bouton Créer une facture.
    Cela ouvrira la page « Créer une nouvelle facture ».

Étape 2 : saisir un numéro de facture

  1. Dans la page Nouvelle facture pour, sous Informations générales, procédez comme suit :
    • Saisissez le numéro de facture du collaborateur en aval dans la case No de facture.
      Remarque

      Points importants à noter concernant le champ N° de facture :

      • Un numéro de facture n'est PAS nécessaire pour sauvegarder une facture. Vous pouvez laisser ce champ vide.
      • Un numéro de facture est un champ de saisie de forme libre qui permet aux contacts de facturation de saisir un numéro de référence qui correspond à leur propre système de numérotation des factures.
      • Un numéro de facture en double sur un engagement n'est PAS autorisé. Sur un engagement, chaque facture doit avoir un numéro de facture unique. 
      • Un numéro de facture ne s'affiche PAS automatiquement sur les factures du maître d'ouvrage. Voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d'une facture ascendante ?
    • Vérifiez les informations des champs suivants. Procore renseigne automatiquement les dates suivantes pour vous.
      Remarque

      Les dates de période de facturation d’une facture sont définies par la administrateur de facturation. Ces champs sont obligatoires.

      • Date de facturation
        Indique la date d'échéance de la période de facturation.
      • Début de la période
        Indique la date de début de la période de facturation.
      • Fin de la période
        Indique la date de fin de la période de facturation.
  2. Passez à l'étape suivante. 

Étape 3 : mettre à jour la ventilation des coûts

  1. Dans la section Ventilation des coûts, cliquez sur l'une (1) ou les deux flèches BLEUES en regard de Postes de l'engagement ou Ordres de changement. Cette action déroule la ligne sélectionnée dans le tableau.
    Remarques
    • La section Ordres de changement n'est visible et disponible que si l'administrateur Procore de l'entreprise a activé la configuration des ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux pour l'engagement. Consultez « Configurer le nombre de niveaux d'ordres de changement de l'engagement ».
    • Après avoir déroulé une ligne dans la section Ordres de changement, cliquez sur la ou les lignes d'ordre de changement d'engagement et la ou les lignes d'ordre de changement potentiel afin de les développer jusqu'à ce que vous atteigniez les postes de saisie de données.
  2. Déterminez la méthode comptable définie pour la contrat. Ceci détermine le formulaire de saisie de données que vous utilisez pour mettre à jour la ventilation des coûts :

Méthode comptable basée sur le montant

Utilisez cette méthode pour facturer des montants forfaitaires pour les postes de facture sur la ventilation des coûts. Procore calcule et ajuste automatiquement les autres entrées du poste. Si vous souhaitez annuler la retenue de garantie, saisissez le montant nécessaire en dollars. Selon votre engagement, vous aurez peut-être la possibilité de facturer les matériaux entreposés (photo ci-dessous). Pour plus d'informations sur les colonnes supplémentaires qui apparaissent lors de la facturation des matériaux entreposés, voir Comment facturer les matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant ?

Cliquez ici pour plus d'informations sur la méthode comptable basée sur le montant. 

La méthode comptable basée sur les montants nécessite la saisie de données de montants forfaitaires pour chaque poste de la ventilation des coûts. Notez que Procore utilise vos entrées pour calculer et mettre à jour automatiquement les valeurs dans d'autres colonnes. 

  1. Examinez chaque poste de la ventilation des coûts : 
    • Numéro d'élément. Affiche le numéro de poste. 
    • Code budgétaire. Affiche le code budgétaire assigné au poste.
    • Description des travaux. Affiche la description du poste. 
    • Valeur planifiée. Affiche la valeur planifiée du poste sur le contrat d'engagement. Il s'agit de la valeur contractuelle du poste. 
    • Travaux réalisés depuis la demande précédente (%). Si des factures précédentes ont été créées pour cet engagement, cette cellule affiche une valeur en pourcentage qui représente le travail effectué au cours des périodes de facturation précédentes. 
  2. Saisissez votre facture pour les travaux effectués pendant la période de facturation en cours : 
    • Travaux terminés cette période. Saisissez un montant pour la période de facturation en cours.
      Exemple
      Si vous avez effectué la moitié des travaux pour le poste, inscrivez le montant dans la colonne Travaux terminés cette période . Par exemple, entrez 250,00 $. Procore calcule et met à jour automatiquement ces colonnes pour le poste :
      • Total terminé et entreposé à ce jour ($). Si le poste a une valeur prévue de 500 USD, Procore ajoute 250 USD, soit 50 %. Ceci représente le montant du travail total pour le poste de cette facture, plus tout montant des périodes de facturation passées. 
      • Total terminé et entreposé à ce jour (%). Si le poste a une valeur prévue de 500 USD, Procore remplace la valeur de la colonne par 50 %, ce qui correspond à votre saisie de 250 USD. Ceci représente le montant du travail total pour le poste de cette facture, plus tout montant des périodes de facturation précédentes. 
  3. Si vous avez reçu des matériaux pendant cette période de facturation et que vous les entreposez sur le chantier (ou dans un entrepôt), vous disposez de cette option :
    • Conditionnel : Nouveaux matériaux entreposés. Saisissez le montant des nouveaux matériaux entreposés pour la période de facturation en cours. Votre entrée doit exclure tous les coûts entrés dans la colonne « Travaux terminés cette période ». 
      Remarque
      Si l'administrateur des factures a activé le paramètre « Activer la facturation distincte pour les matériaux entreposés » pour l'engagement, saisissez un montant en dollars pour les matériaux pour cette période de facturation. Votre entrée calcule automatiquement les valeurs de ces colonnes : « Total terminé & Stocké à ce jour ($) %' et 'Total terminé & Stocké à ce jour (%).'
    • Matériaux antérieurs entreposés. S'il s'agit de la première facture, cette valeur est de 0,00 $.
      Remarque
      S'il existe des factures antérieures, cette valeur indique les montants cumulés entrés dans « Nouveaux matériaux entreposés » sur ces factures. Pour plus de détails, voir Comment facturer des matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant ? Un contact de facturation ne peut pas modifier ce paramètre.
    • Matériaux actuellement entreposés. Affiche la quantité de matériaux entreposés pendant la période de facturation en cours. 
    • Total terminé et entreposé à ce jour ($). Affiche le montant des travaux terminés et des matériaux entreposés sur le chantier pour la facture en cours et sur la ou les factures pour la ou les périodes de facturation passées.  
  4. Si vous soumettez une facture demandant la libération d'un montant de retenue : 
    • Retenue de garantie totale libérée. Saisissez le montant de la retenue de garantie dont vous demandez la libération pour cette période de facturation.
      Remarque
      Notez que vous pouvez demander la libération du montant, mais vous n'êtes pas autorisé à modifier le taux de retenue de garantie. 
    • Retenue de garantie totale . Affiche le montant cumulé de la retenue de garantie libéré pour le poste. 
  5. Suivez les étapes ci-dessus pour chaque poste. 

Méthode comptable basée sur l'unité

Utilisez cette méthode pour facturer des matériaux que vous avez commandés en quantité. Elle vous permet de saisir un pourcentage dans la colonne Progression totale, ou une valeur monétaire dans la colonne Avancement des travaux. Procore calcule et ajuste automatiquement les autres saisies du poste pour vous. Si vous souhaitez libérer la retenue de garantie, vous pouvez saisir un montant en dollars dans la colonne Retenue de garantie libérée.

Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées sur la méthode comptable par unités.  

La méthode de comptabilisation basée sur l'unité vous oblige à saisir une quantité et un prix unitaire pour chaque poste sur la ventilation des coûts. Avec cette méthode, Procore calcule automatiquement les totaux des postes pour vous.

Remarque
Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique que vous pouvez modifier la valeur du poste de la ventilation des coûts sur votre facture.
  • Quantité
    Affiche le nombre total d'unités pour le poste.
  • Prix unitaire
    Affiche les dépenses engagées pour chaque unité du poste.
  • Valeur
    Affiche le montant total du poste en dollars. Il s'agit de la somme des valeurs Prix unitaire + Quantité.
  • Quantité précédente
    Affiche le nombre total d'unités facturées au cours des périodes de facturation précédentes. 
  • Valeur précédente
    Affiche le montant total en dollars facturé au cours des périodes de facturation précédentes.
  • Progression totale en %.*
    Saisissez un pourcentage qui reflète votre progression totale. Votre entrée doit refléter la progression cumulée de toutes les périodes de facturation précédentes et de la période de facturation actuelle.
  • Nouvelle quantité.*
    Saisissez une nouvelle quantité pour refléter la quantité facturée cette période sur la nouvelle facture.
  • Nouvelle valeur.*
    Saisissez une nouvelle valeur pour refléter la valeur du poste en cours de facturation de cette période sur la nouvelle facture.
  • Retenue de garantie libérée.*
    Saisissez un montant de retenue en dollars à débloquer sur cette période de facturation.
  • Totale de la retenue de garantie
    Affiche le montant total en dollars de la retenue de garantie à verser pour le poste.

 

Étape 4 : ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture. 

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers ou utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou réseau vers la zone GRISE de la page. 
    attachments-attach-files.png
  3. Chargez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
    Remarques
    • Les collaborateurs et les utilisateurs disposant de autorisations de niveau Standard sur l'outil Engagements du projet peuvent utiliser l'option Joindre des fichiers après l'approbation d'une facture.
  4. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : enregistrer comme ébauche ou envoyer pour révision

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour révision, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité d’enregistrer la facture. Choisissez l’une (1) de ces options :
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  • Si vous n'êtes PAS prêt à envoyer la facture, cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
     Conseil
    Si vous souhaitez envoyer par e-mail une copie de la facture à d'autres personnes avant de la soumettre pour révision, Procore recommande de suivre les étapes décrites dans Exporter une facture de sous-traitant. Vous pouvez ensuite ajouter la facture en pièce jointe à un message que vous enverrez via le système de messagerie de votre entreprise.
    OU
  • Si vous êtes prêt à envoyer la facture, cliquez sur Envoyer. Ceci définit automatiquement le statut de la facture sur En révision.
     Important