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Comment utiliser des balises avec des dates d’expiration dans la planification des ressources ?

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Contexte

Les étiquettes sont des critères spécifiques qui peuvent être créés et ajoutés aux personnes et aux projets dans la planification des ressources. Pour les utilisateurs, les étiquettes peuvent stocker des dates d’expiration, ce qui peut aider à savoir quand des actions doivent être entreprises, par exemple lorsqu’une personne doit suivre une formation ou mettre à jour une certification. Les étiquettes courantes incluent CPR, chariot élévateur, OSHA, etc. Vous pouvez configurer des profils de notification pour recevoir des alertes sur les étiquettes qui arrivent à expiration ou suivre les dates d’expiration à l’aide du rapport Étiquettes nécessitant une action.

Réponse

Pour utiliser des balises avec des dates d’expiration, procédez comme suit :

  1. Configurer les balises pour la planification des ressources
  2. Attribuer des étiquettes aux personnes
  3. Configurer et attribuer des profils de notification
  4. Attribuer des profils de notification aux personnes
  5. Exporter le rapport sur les balises nécessitant une action

1. Configurer les balises pour la planification des ressources

Tout d’abord, créez les balises que vous souhaitez suivre. Lors de la configuration de l’étiquette, cochez la case pour suivre la date d’expiration et saisissez le nombre de jours pour être averti avant l’expiration de l’étiquette.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
  3. Cliquez sur Étiquettes.
  4. Optionnel: Pour regrouper les étiquettes dans des catégories, cliquez sur le bouton Regrouper les étiquettes dans des catégories ? sur ACTIVÉ.
    1. Pour créer une catégorie d’étiquettes, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».
    2. Saisissez le nom de la catégorie.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Dans la section Étiquettes, cliquez sur Nouveau.
  6. Configurez votre étiquette avec les propriétés suivantes :
    1. Nom*. Saisissez le nom de l’étiquette.
    2. Couleur. Saisissez la couleur de l’étiquette.
    3. Date d’expiration requise. Cochez cette case si la balise nécessite une date d’expiration.
      Note: Si une date d’expiration est requise, elle doit être ajoutée lors de l’ajout de l’étiquette au profil de la personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d’une personne. Pour plus d’informations, voir Comment utiliser des balises avec des dates d’expiration ?
    4. # jours d’avertissement avant l’expiration. Entrez le nombre de jours à l’avance pendant lesquels la personne sera informée de l’expiration de son étiquette.
    5. Accessible à tous les groupes. Cochez cette case si vous souhaitez que cette étiquette soit disponible dans tous les groupes. Voir Configurer des groupes pour la planification des ressources.
    6. Groupes*. Si vous choisissez de ne pas rendre l’étiquette disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes qui doivent avoir accès à l’étiquette.
    7. Abréviations (5 caractères). Saisissez l’abréviation de l’étiquette.
    8. Catégories. Si vous avez choisi de classer vos étiquettes par catégorie, sélectionnez les catégories dans lesquelles l’étiquette doit apparaître.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

2. Attribuer des étiquettes aux personnes

Ensuite, attribuez l’étiquette aux personnes et saisissez la date d’expiration. La date d’expiration peut être la date à laquelle une personne doit suivre un cours ou la date d’expiration de sa certification.

Procédez comme suit pour :

Ajouter des étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Cliquez sur le  nomde la personne.
  4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».
  5. Cliquez sur Ajouter des étiquettes.
  6. Sélectionnez les étiquettes.
    1. Si la balise nécessite une date d’expiration, ajoutez-la.
      Note: Ceci est couramment utilisé lors de l’ajout d’étiquettes pour les certifications.
  7. Optionnel: Cliquez sur Charger un fichier pour ajouter des pièces jointes, par exemple une preuve de certification.
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Cliquez sur le  nomde la personne.
  4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».
  5. Cliquez sur l’icône Modifier icon-edit2.png .
  6. Mettez à jour les informations de l’étiquette.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier par lot des étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur l’icône Modifier icon-edit2.png .
  5. Sélectionnez l’étiquette.
  6. Si vous y êtes invité, ajoutez la date d’expiration.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
  3. Cliquez sur le  nomde la personne.
  4. Sous l’onglet « Vue d’ensemble », repérez la section « Étiquettes ».
  5. Cliquez sur Ajouter des étiquettes.
  6. Cliquez sur l’icône Supprimer icon-delete-trash6.png .
  7. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.

3. Configurer et attribuer des profils de notification

Pour recevoir des alertes sur l’expiration des balises, créez ou mettez à jour un profil de notification existant et attribuez ce profil aux utilisateurs qui doivent recevoir les alertes.
Note: Les utilisateurs ne peuvent avoir qu’un seul profil de notification à la fois.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
  3. Sélectionnez Profils de notification.
  4. Cliquez sur Nouveau.
  5. Saisissez le nom du profil de notification.
  6. Sélectionnez les notifications souhaitées sur les balises que l’utilisateur doit recevoir :
  7. Cliquez sur Enregistrer.

4. Attribuer des profils de notification aux personnes

Après avoir configuré le profil de notification, attribuez-le à l’utilisateur qui doit recevoir l’alerte. Voir Modifier des personnes dans la planification des ressources.

5. Exporter le rapport sur les balises nécessitant une action

Pour afficher un rapport sur les balises expirées ou dans leur fenêtre d’avertissement, vous pouvez exporter le rapport Balises nécessitant une action.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Rapports et sélectionnez Balises nécessitant une action.
  3. Dans la liste déroulante, choisissez la catégorie de balises.
  4. Cochez les cases des étiquettes à inclure dans le rapport.
    Note: Vous ne pouvez choisir que des balises configurées avec une date d’expiration.
  5. Configurez votre rapport avec les options suivantes :
    • Pour « Inclure les étiquettes qui ne sont pas expirées mais dans leur plage d’avertissement », placez le commutateur en position ON . Voir Comment utiliser des balises avec des dates d’expiration dans la planification des ressources ?
      Note: Si cette bascule est désactivée, seules les balises expirées sont incluses dans votre rapport.
    • Pour « Afficher le numéro d’employé », placez la bascule en position ON .
    • Pour « Afficher le titre du poste de l’employé », placez le bouton à bascule en position ACTIVÉ .
    • Sélectionnez si vous souhaitez afficher la balise par nom, abréviation ou les deux.
    • Pour « Afficher la date d’expiration », placez la bascule en position ON .
    • Pour « Afficher l’heure jusqu’à l’expiration », placez la bascule en position ON .
  6. Cliquez sur l’icône Exporter icon-export-wfp.png , puis sélectionnez pour télécharger un fichier CSV ou PDF. 
    • Si vous exportez un PDF, sélectionnez l’orientation de la page et le format du papier.
  7. Cliquez sur Exporter a format CSV ou Exporter au format PDF.
 Conseil

Si un rapport n’est pas téléchargé immédiatement, vous pouvez vérifier son statut en accédant à Rapports et Téléchargement en file d’attente.