Créer et démarrer un flux de travail de projet conceptuel

Ajouter des personnes assignées

1. Complétez la section Personnes assignées :

   • Type de décision. Sélectionnez l’un des types de décision par défaut pour l’étape. Ce paramètre déterminera également les options d’exigence de réponse disponibles.

     • C’est le premier intervenant qui décide.

     • Ce sont plusieurs intervenants qui décident.

       • Seuls requis les intervenants décident. Cochez cette case si vous souhaitez que la décision finale sur l’ étape soit à déterminer uniquement par les intervenants dans des rôles où un ou tous les membres sont tenus de répondre.

2. Cliquez sur Gérer les personnes assignées.

3. Vous pouvez gérer les personnes assignées en fonction du rôle du projet ou du type de personne assignée de rôle personnalisé. Selon la méthode de configuration de votre personne assignée, suivez les instructions pertinentes :

   • Personnes assignées au rôle du projet:
     Aucune mise à jour manuelle n’est nécessaire pour gérer les personnes assignées individuelles.
     Les personnes assignées sont automatiquement renseignées dans chaque étape du flux de travail en fonction des rôles de projet attribués à partir de l'

   • Annuaire du projet.
     À noter : Assurez-vous que les rôles de l’annuaire du projet sont correctement attribués et à jour. Voir Comment assigner automatiquement des rôles de projet aux étapes du flux de travail ? pour plus de détails.

     1. Créez des rôles de projet dans l’outil administrateur Procore. Découvrez comment →

     2. Assignez des personnes à des rôles de projet dans l’outil Annuaire du projet. Découvrez comment →

     3. Configurez un modèle de flux de travail au niveau entreprise. Lors de la configuration de chaque étape du flux de travail, sélectionnez le(s) rôle(s) de projet approprié(s) que vous souhaitez affecter à cette étape.

     4. Pour tout projet auquel le modèle est affecté, les personnes associées à ces rôles de projet sont automatiquement renseignées à chaque étape du flux de travail en fonction de la configuration de votre modèle de flux de travail au niveau entreprise.

     5. Assurez-vous que tous les membres répertoriés dans l’annuaire du projet disposent des autorisations appropriées nécessaires pour les éléments de chaque outil et des autorisations de flux de travail appropriées.

     6. Pour terminer la configuration, il est encore nécessaire de configurer manuellement le gestionnaire de flux de travail pour chaque modèle de projet par outil. Cette étape est requise car l’annuaire du projet est géré par projet et le gestionnaire de flux de travail peut varier selon l’outil.

   • Personnes assignées au rôle personnalisé:

     1. Cliquez sur Gérer les personnes assignées dans les détails de l’étape sous la section Personnes assignées .

     2. Cliquez sur Modifier les membres à côté du rôle personnalisé.

     3. Sélectionnez des utilisateurs parmi les membres disponibles de l’annuaire du projet. Remarque: chaque rôle personnalisé d’une étape de flux de travail doit avoir au moins un utilisateur assigné.

     4. (Facultatif) Si le type de décision est Plusieurs intervenants décident, vous pouvez définir les exigences de chaque membre à l’aide de la liste déroulante Requis pour répondre ?.

     5. Cliquez sur Terminé pour confirmer les mises à jour de votre personne assignée.

     6. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser vos modifications. Remarque : Si des chantiers obligatoires contiennent des informations manquantes, une bannière apparaîtra en haut de la visionneuse de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour.

Ajouter des réponses

Une fois que les rôles de la personne assignée pour l’étape ont été déterminés, l’étape suivante consiste à ajouter des réponses. Les options disponibles lors de l’ajout de réponses sont déterminées par le type de décision de l’étape et par la nécessité ou non de répondants.

Les étapes d’ajout de réponses sont séparées par type de décision. Suivez les étapes correspondant au type de décision sélectionné pour l’étape.

•  

  Le premier intervenant décide : afficher/masquer

  • Dans la carte Réponses des paramètres d’étape, procédez comme suit :

  • Si la réponse est. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.

  • Allez à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

  • Facultatif : Cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplissez les informations ci-dessus si nécessaire.

•  

  Plusieurs intervenants décident : afficher/masquer

  • Dans la carte Réponses des paramètres d’étape, procédez comme suit :

  • Si seuls les répondeurs requis décident, IS est coché :

  • Si nécessaire, ce sont les intervenants qui décident. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.

  • Allez à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

  • Si seuls les intervenants requis décident n’est PAS coché :

  • Si tous les intervenants le décident. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponse(s) dans le menu déroulant.

  • Allez à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

  • Facultatif : Cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplissez les informations ci-dessus si nécessaire.

Instructions conditionnelles par outil

* Les états conditionnels liés au budget du projet sont basés sur le montant total de la colonne Budget sélectionnée dans la vue Budget Personnalisé Reporting située dans l’outil niveau Entreprise Admin. Voir Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés.

Fin du flux de travail

Une action Fin de flux de travail définit la fin d’un flux de travail et que le flux de travail est terminé.

1. Cliquez sur l’icône en regard d’une étape existante dans le générateur de flux de travail. Sélectionnez Action > Fin Flux de travail.

2. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales :

   1. Nom de l’étape. Saisissez un nom pour l’étape.

   2. Type d’extrémité. Choisissez le succès OU l’échec.

   3. Élément Statut. Sélectionnez le statut approprié. Les options de statut varient selon l’outil.

   4. Facultatif : destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut sont les suivants :

      • Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné pour un projet.

      • Élément Créateur. Un élément créateur est un utilisateur Procore qui a créé le élément d’un projet.

      • groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau projet.

3. Choisissez parmi ces options :

   • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications que vous avez apportées.

   • Enregistrer comme Ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version Ébauche numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail.

   • Enregistrez et publiez. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à affecter votre flux de travail à un projet.

Envoyer un webhook

Une action Envoyer Webhook envoie flux de travail données à un système externe lorsque le flux de travail atteint une étape spécifique. Cette action fonctionne avec tous les types de flux de travail.

1. Dans la section Réponse du générateur de flux de travail, accédez à l’étape Aller.

2. Cliquez sur l’étape plus (+) Créer et sélectionnez Action > Envoyer le Webhook. 

3. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales : 

   • Nom de l’étape : Saisissez un nom pour l’étape. 

   • Tapez : Par défaut, il s’agit de « Étape d’action ». 

   • Facultatif : destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut sont les suivants : Flux de travail Manager, Élément Créateur et groupe de distribution. 

4. Facultatif : Dans la section Envoyer le Webhook - Détails, saisissez Personnalisé Données.

   Remarque : Ces données seront incluses dans la charge utile du webhook avec les informations de flux de travail standard. Exemple : données JSON, messages simples et numéros de référence.

5. Dans la section Aller à l’étape, sélectionnez l’étape appropriée suivante ou sélectionnez Terminer le flux de travail. 

6. Cliquez sur Enregistrer et publier. L’action Envoyer un webhook est ajoutée avec succès dans le flux de travail.

Créez un nouveau webhook :

Une fois que vous avez ajouté l’action à votre flux de travail, configurez un webhook dans le projet pour recevoir les données de Procore :

1. Sélectionnez votre projet et accédez à l’outil Admin du projet. 

2. Sous Paramètres du projet , dans le panneau de gauche, cliquez sur Webhooks. La fenêtre Webhooks du projet s’ouvre.

3. Cliquez sur + Créer une accroche dans le coin supérieur droit. La fenêtre Nouveau crochet s’ouvre.  

4. Entrez les informations suivantes dans la section Configuration du point de terminaison : 

   • URL du point de terminaison : entrez l’URL à laquelle recevoir la charge utile de la demande lorsqu’un événement se produit. 

   • En-tête d’autorisation : Saisissez le jeton à placer dans l’en-tête d’une requête POST de Procore.

   • Format de la charge utile : Sélectionnez la version de la charge utile de l’API REST que vous souhaitez recevoir. Remarque : une fois le hook créé, la version de la charge utile ne peut pas être modifiée. 

5. Faites défiler jusqu’à la section Sélectionner les événements à envoyer . 

6. Sous Outils > > Flux de travail de base, sélectionnez Flux de travail instance.Personnalisé. 

7. Après avoir rempli les chantiers obligatoires, cliquez sur + Créer une accroche.

8. Le hook apparaît sur la page Webhooks du projet avec l’ID du hook, le Statut, l’abonné et l’URL du point de terminaison. Une icône d’édition est également disponible. 

Remarque : Lorsque le flux de travail atteint l’étape configurée, le webhook est automatiquement envoyé à l’URL du point de terminaison de l’action sélectionnée.

Synchroniser les données externes de l’ERP

Une action Synchroniser un Données externe ERP flux de travail élément données synchronise avec un intégration ERP lorsque le Le flux de travail atteint une étape spécifique. Cela permet à votre système de comptabilité d’identifier automatiquement les enregistrements prêts à être extraits de Procore. Cette action ne nécessite aucune configuration et est prise en charge pour les types de flux de travail suivants : entreprise coûts directs, factures, applications de paiement, contrats principaux, contrats de bon de commande, contrats d'ordre de travail, changements budgétaires, ordres de changement au contrat principal (tous les types) et ordres de changement de l'engagement (tous les types).

1. Dans la section Réponse du générateur de flux de travail, accédez à l’étape Aller.

2. Cliquez sur l’étape plus (+) Créer et sélectionnez Action > synchroniser les Données externes ERP. 

3. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales : 

   • Nom de l’étape : Saisissez un nom pour l’étape. 

   • Tapez : Par défaut, il s’agit de « Étape d’action ». 

   • Facultatif : destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut sont les suivants : Flux de travail Manager, Élément Créateur et groupe de distribution.

4. Dans la section Aller à l’étape, sélectionnez l’étape appropriée suivante ou sélectionnez Terminer le flux de travail. 

5. Cliquez sur Enregistrer et publier. L’action Synchroniser les données externes ERP est ajoutée au flux de travail.