Envoyer un message pour la planification des effectifs

Objectif

Envoyer des e-mails et des messages SMS aux personnes pour la planification des effectifs.

Contexte

Lors de la gestion de vos effectifs, vous pouvez envoyer des messages pour fournir des informations utiles telles que des mises à jour de la météo, des horaires ou des informations sur certains titres de poste.

Ce tutoriel montre comment envoyer des messages, créer des brouillons ou planifier des messages à envoyer ultérieurement.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises
Les messages envoyés dans Workforce Planning n'apparaîtront PAS dans les e-mails dans Procore.
Par défaut, vous ne pouvez voir que le message que vous créez. Pour permettre aux autres utilisateurs de voir votre message, cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » lors de la création d'un message.
Les messages peuvent être envoyés individuellement ou à un groupe.
- Individuel.
  - Le message est envoyé à chaque destinataire séparément.
  - Les destinataires ne voient pas que le message a été envoyé à plusieurs personnes.
  - La réponse du destinataire s'adresse uniquement à l'expéditeur du message d'origine.
- Groupe.
  - Le message est envoyé en un seul message à l'ensemble du groupe.
  - Chaque destinataire peut voir toutes les personnes à qui le message a été envoyé.
  - Lorsqu'un destinataire répond, chaque destinataire du groupe reçoit la réponse dans une chaîne de messages.
  - Les messages de groupe sont idéalement utilisés pour les discussions entre plusieurs personnes.
Destinataires :
- Impossible de répondre par SMS. Voir À quels messages et alertes les utilisateurs peuvent-ils répondre dans Workforce Planning ?
  Remarque : des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer lors de la réception de messages SMS.
- Peut répondre à partir de son propre client de messagerie. Les réponses envoyées par e-mail apparaissent dans votre boîte de réception. Voir Gérer votre boîte de réception pour Workforce Planning .
- Peut répondre à l'aide de l'application Planification de la main-d'œuvre/LaborChart. Voir Qu'est-ce que l'application Planification de la main-d'œuvre/LaborChart ?
À partir de l'outil Liste des personnes ou Messages, vous pouvez :
- Envoyez des messages à des individus ou à plusieurs personnes.
À partir des tableaux des devoirs ou du Gantt des devoirs, vous pouvez :
- Envoyez des messages à toutes les personnes assignées à un projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.
Lors de la planification d'un envoi futur d'un message ou de la création d'un brouillon pour plusieurs destinataires, des messages individuels sont créés et gérés indépendamment pour chaque destinataire. Voir Gérer les messages planifiés pour Workforce Planning et Gérer les brouillons de messages pour Workforce Planning.

Conditions préalables

Ajouter des personnes à la planification des effectifs

Procédure

Vous pouvez envoyer des messages à partir de trois (3) emplacements dans Workforce Planning :

Outil Messages
Liste des personnes
Tableaux des devoirs
Gantt des affectations

Envoyer des messages à partir de l'outil Messages

Utilisez l'outil Messages pour envoyer des messages à toute personne de votre liste de contacts dont le profil est configuré pour recevoir des messages par e-mail, SMS ou via l'application Planification de la main-d'œuvre/LaborChart.

Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
Cliquez sur Communications et sélectionnez Messages .
Cliquez sur Nouveau .
Facultatif : saisissez un objet .
Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel.Sélectionnez pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :
- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur le bouton Supprimer icône à côté de son nom.
Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d'accéder au message dans l'outil Messages.
Sélectionnez quand envoyer le message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Planning. Déplacez le bouton à bascule « Planifier la livraison » sur la position Activé pour planifier le message.
  1. Saisissez la date et l’heure pour que le message planifié soit envoyé.
  2. Cliquez sur Planifier .
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon.
  Remarque : vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir de la liste de personnes

Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste de personnes .
Cochez les cases des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer un message.
Cliquez sur envoyer icône .
Facultatif : saisissez un objet .
Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel.Sélectionnez pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
Facultatif : cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :
- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur le bouton Supprimer . icône à côté de son nom.
Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d'accéder au message dans l'outil Messages.
Sélectionnez quand envoyer le message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Planning. Déplacez le bouton à bascule « Planifier la livraison » sur la position Activé pour planifier le message.
  1. Saisissez la date et l’heure pour que le message planifié soit envoyé.
  2. Cliquez sur Planifier .
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon.
  Remarque : vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir des tableaux des devoirs

À partir des tableaux des devoirs, vous pouvez envoyer des messages à toutes les personnes ayant des devoirs pour le projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
Cliquez sur Devoirs et sélectionnez Tableaux des devoirs .
Cliquez sur les points de suspension pour le projet pour lequel vous souhaitez envoyer le message.
Sélectionnez Envoyer un message aux personnes .
Sélectionnez à qui envoyer le message en fonction de la personne qui a une affectation ce jour-là.
- Jour de visionnage actuel . Personnes qui ont un devoir le jour en cours affiché sur les tableaux des devoirs.
- Plage de dates. Personnes ayant une mission dans une certaine plage de dates.
  1. Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
  2. Sélectionnez une date de fin ou le nombre de semaines à partir de la date de début.
Cliquez sur Créer un message .
Facultatif : saisissez un objet .
Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel.Sélectionnez pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
Facultatif : cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :
- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur le bouton Supprimer . icône à côté de son nom.
Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d'accéder au message dans l'outil Messages.
Sélectionnez quand envoyer le message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Planning. Déplacez le bouton à bascule « Planifier la livraison » sur la position Activé pour planifier le message.
  1. Saisissez la date et l’heure pour que le message planifié soit envoyé.
  2. Cliquez sur Planifier .
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon.
  Remarque : vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir du Gantt des devoirs

À partir du Gantt des affectations, vous pouvez envoyer des messages à toutes les personnes assignées au projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
Cliquez sur Devoirs et sélectionnez Gantt des devoirs .
Sélectionnez Projets .
Cliquez sur les points de suspension pour le projet pour lequel vous souhaitez envoyer le message.
Sélectionnez Envoyer un message aux personnes .
Sélectionnez un destinataire en fonction de la personne qui a une affectation ce jour-là.
- Jour de visionnage actuel . Personnes qui ont une affectation le jour spécifique sélectionné.
- Plage de dates. Personnes ayant une mission dans une certaine plage de dates.
  1. Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
  2. Sélectionnez une date de fin ou le nombre de semaines à partir de la date de début.
Cliquez sur Créer un message .
Facultatif : saisissez un objet .
Saisissez le message à envoyer.
Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel.Sélectionnez pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
Facultatif : cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :
- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur le bouton Supprimer icône à côté de son nom.
Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d'accéder au message dans l'outil Messages.
Sélectionnez quand envoyer le message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Planning. Déplacez le bouton à bascule « Planifier la livraison » sur la position Activé pour planifier le message.
  1. Saisissez la date et l’heure pour que le message planifié soit envoyé.
  2. Cliquez sur Planifier .
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon.
  Remarque : vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.