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Procore

Envoyer des alertes de devoir dans Workforce Planning

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Objectif

Envoyer des alertes pour les affectations de main-d'œuvre dans Workforce Planning.

Contexte

Les affectations vous permettent de gérer vos effectifs en assignant des ressources à des projets.

Vous pouvez envoyer des alertes de devoir pour informer les personnes assignées et partager des informations clés sur leur devoir, par exemple lorsqu'elles ont un nouveau devoir ou lorsque des dates, des heures, des projets ou des lieux sont mis à jour.  VoirQu'est-ce qu'une alerte d'affectation dans Workforce Planning ? 

Ce tutoriel montre comment envoyer des alertes immédiatement, créer des brouillons ou les planifier pour plus tard.

Éléments à prendre en compte

Procédure

Vous pouvez envoyer des alertes d'affectation de main-d'œuvre à partir de trois (3) emplacements dans Workforce Planning :

  • Liste des devoirs    
    • Envoyez des alertes à une ou plusieurs personnes assignées.
  • Tableaux des devoirs
    • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées pour un projet pour une certaine date ou dans une plage de dates.
  • Gantt des affectations
    • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées pour un projet pour une certaine date ou dans une plage de dates.

Envoyer des alertes de devoir à partir de la liste des devoirs

À partir de la liste des devoirs, vous pouvez envoyer des alertes de devoir pour des devoirs individuels ou pour plusieurs devoirs.

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Devoirs et sélectionnez Liste des devoirs .
  3. Cochez les cases des devoirs pour lesquels vous souhaitez envoyer l'alerte de devoir.
  4. Cliquez sur Actions par lot .
    clipboard_e92920b6b32bbe43c7503a17b942bf944.png
  5. Cliquez sur Envoyer des alertes et choisissez :
    • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l'alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer .
      Remarque : l'alerte est immédiatement envoyée en fonction des paramètres d'alerte par défaut ou d'affectation de projet.
    • Planning. Sélectionnez cette option pour planifier l'envoi de l'alerte à l'avenir.
      Remarque : vous pouvez modifier ou envoyer l'alerte planifiée ultérieurement. Voir Gérer les alertes d'affectation planifiée .
      1. Sélectionnez la date et l' heure d'envoi de l'alerte.
      2. Cliquez sur Enregistrer.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l'alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer .
      Remarque : vous pouvez modifier ou envoyer le brouillon ultérieurement. Voir Gérer les alertes de brouillon de devoir .

Envoyer des alertes de devoir à partir des tableaux des devoirs

À partir des conseils d’affectation, vous pouvez envoyer des alertes d’affectation pour toutes les affectations pour le projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Devoirs et sélectionnez Tableaux des devoirs .
  3. Cliquez sur les points de suspension icon-ellipsis-wfp.png pour le projet pour lequel vous souhaitez envoyer l'alerte de cession.
  4. Sélectionnez Envoyer des alertes de devoir .
  5. Sélectionnez Jour de visite actuel pour envoyer l'alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation à la date sélectionnée.
    OU
    Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l'alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation dans la plage de dates sélectionnée.
    1. Date de début.Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
    2. Fin. Sélectionnez la date de fin de la plage de dates.
      • Sélectionnez Date et sélectionnez la Date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.
        OU 
      • Sélectionnez Semaines et saisissez le nombre de semaines pour la plage de dates.
  6. Sélectionnez quand envoyer l'alerte :
    • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l'alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer .
      Remarque : l'alerte est immédiatement envoyée en fonction des paramètres d'alerte par défaut ou d'affectation de projet.
    • Planning. Sélectionnez cette option pour planifier l'envoi de l'alerte à l'avenir.
      Remarque : vous pouvez modifier ou envoyer l'alerte planifiée ultérieurement. Voir Gérer les alertes d'affectation planifiée .
      1. Sélectionnez la date et l' heure d'envoi de l'alerte.
      2. Cliquez sur Enregistrer.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l'alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer .
      Remarque : vous pouvez modifier ou envoyer le brouillon ultérieurement. Voir Gérer les alertes de brouillon de devoir .
    Cliquez sur Modifier le modèle d'alerte pour modifier l'alerte d'affectation.
    1. Pour l'alerte que vous choisissez, saisissez les informations que vous souhaitez inclure dans l' objet et le message .
    2. Ajoutez les jetons dynamiques que vous souhaitez voir apparaître dans vos alertes pour personnaliser les informations de la personne recevant l'alerte :
      • Nom de la personne assignée. Le prénom et le nom de la personne assignée.
      • E-mail de la personne assignée.L'adresse e-mail de la personne assignée.
      • Téléphone de la personne assignée.Le numéro de téléphone de la personne assignée.
      • Titre du poste de la personne assignée.Titre du poste de la personne assignée.
      • Date de début de l'affectation.La date de début du devoir.
      • Date de fin de l'affectation.Date de fin du devoir.
      • Heure de début du devoir.Heure de début du devoir.
      • Heure de fin du devoir.Heure de fin du devoir.
      • Jours de travail de l'affectation.Les jours de travail du devoir.
      • Nom du projet.Le nom du projet.
      • Adresse du projet.L'adresse du projet.
      • Ville du projet.La ville du projet.
      • État du projet.L'état du projet.
      • Code postal du projet.Le code postal du projet.
      • Pays du projet.Le pays du projet.
      • Numéro de projet.Le numéro du projet.
      • Statut du projet.Le statut du projet.
    3. Sélectionnez le « Type de message »
  7. Cliquez sur Réviser les destinataires .
  8. Cliquez sur Envoyer.

Envoyer des alertes de devoir à partir du Gantt des devoirs

À partir du Gantt des devoirs, vous pouvez envoyer des alertes pour tous les devoirs du projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Devoirs et sélectionnez Gantt des devoirs .
  3. Sélectionnez Projets .
    clipboard_ed866d13205e3cd61fb36714149345880.png
  4. Cliquez sur les points de suspension icon-ellipsis-wfp.png pour le projet pour lequel vous souhaitez envoyer l'alerte de cession.
  5. Sélectionnez Envoyer des alertes de devoir .
  6. Sélectionnez Jour de visite actuel pour envoyer l'alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation à la date sélectionnée.
    OU
    Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l'alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation dans la plage de dates sélectionnée.
    1. Date de début.Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
    2. Fin. Sélectionnez la date de fin de la plage de dates.
      • Sélectionnez Date et sélectionnez la Date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.
        OU 
      • Sélectionnez Semaines et saisissez le nombre de semaines pour la plage de dates.
  7. Sélectionnez quand envoyer l'alerte :
    • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l'alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer .
      Remarque : l'alerte est immédiatement envoyée en fonction des paramètres d'alerte par défaut ou d'affectation de projet.
    • Planning. Sélectionnez cette option pour planifier l'envoi de l'alerte à l'avenir.
      Remarque : vous pouvez modifier ou envoyer l'alerte planifiée ultérieurement. Voir Gérer les alertes d'affectation planifiée .
      1. Sélectionnez la date et l' heure d'envoi de l'alerte.
      2. Cliquez sur Enregistrer.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l'alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer .
      Remarque : vous pouvez modifier ou envoyer le brouillon ultérieurement. Voir Gérer les alertes de brouillon de devoir .
  8. Cliquez sur Modifier le modèle d'alerte pour modifier l'alerte d'affectation.
    1. Pour l'alerte que vous choisissez, saisissez les informations que vous souhaitez inclure dans l' objet et le message .
    2. Ajoutez les jetons dynamiques que vous souhaitez voir apparaître dans vos alertes pour personnaliser les informations de la personne recevant l'alerte :
      • Nom de la personne assignée. Le prénom et le nom de la personne assignée.
      • E-mail de la personne assignée.L'adresse e-mail de la personne assignée.
      • Téléphone de la personne assignée.Le numéro de téléphone de la personne assignée.
      • Titre du poste de la personne assignée.Titre du poste de la personne assignée.
      • Date de début de l'affectation.La date de début du devoir.
      • Date de fin de l'affectation.Date de fin du devoir.
      • Heure de début du devoir.Heure de début du devoir.
      • Heure de fin du devoir.Heure de fin du devoir.
      • Jours de travail de l'affectation.Les jours de travail du devoir.
      • Nom du projet.Le nom du projet.
      • Adresse du projet.L'adresse du projet.
      • Ville du projet.La ville du projet.
      • État du projet.L'état du projet.
      • Code postal du projet.Le code postal du projet.
      • Pays du projet.Le pays du projet.
      • Numéro de projet.Le numéro du projet.
      • Statut du projet.Le statut du projet.
  9. Cliquez sur Réviser les destinataires .
  10. Cliquez sur Envoyer.