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Procore

Créer un ordre de changement potentiel de l'engagement (OCPE) à partir d'un événement de changement

Objectif

Créer un ordre de changement potentiel de l'engagement (OCPE) à partir d'un événement de changement. 

Contexte

Si vous avez deux niveaux configurés pour les ordres de changement, vous allez créer un OCPE, ce qui ne peut être effectué qu'à partir d'un événement de changement. Vous créerez ensuite l'OCPE à partir de l'outil Engagements. Si vous avez configuré un niveau pour les ordres de changement, vous créerez un ordre de changement de l'engagement (OCE). Pour plus d'informations sur la structure des niveaux, voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement ? Vous pouvez créer un OCPE avant ou après que la demande de devis (DDD0) a reçu une réponse ou a été révisée. Si vous attendez que la DDD ait été révisée et que le statut de la DDD soit En attente d'approbation finale, la ventilation des coûts de l'OCPE sera renseignée avec le montant de la DDD. Pour plus d'informations sur les statuts de DDD, voir Quels sont les différents statuts de DDD et comment influent-ils sur le coût et les montants des ordres de changement ?

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

  1. Suivez les étapes décrites dans la section Créer un événement de changement.
  2. Facultatif : suivez les étapes de la section Créer une DDD.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Détails.
  3. Cochez les postes d'événement de changement que vous souhaitez inclure dans votre nouvel OCPE. 
     Notes
    • Pour n'afficher que les postes d'un fournisseur spécifique, cliquez sur Ajouter un filtre, puis choisissez Fournisseur dans la liste déroulante. 
    • Vous pouvez cocher plusieurs cases de postes à partir de plusieurs événements de changement. 
  4. Cliquez sur Actions par lot et choisissez l'une de ces options :
    • Créer un OCP de l'engagement > Contrats avec codes de coût correspondants
      S'il existe des contrats dont les codes de coût correspondent aux postes d'événement de changement que vous sélectionnez, ils s'afficheront ici pour votre sélection.
      OU
    • Créer un OCP de l'engagement > Contrats
      Tous les autres contrats approuvés apparaîtront ici pour votre sélection.
      Remarque : si une option est grisée, placez le curseur de votre souris sur l'info-bulle pour savoir pourquoi.
      create-commitment-change-order.png
  5. Sous Informations générales à la page Nouvel ordre de changement potentiel, saisissez les informations suivantes :
    • Numéro
      Le système assigne automatiquement le prochain numéro disponible à l'OCPE. Par défaut, les numéros sont assignés suivant le format 001, 002, 003, etc. Vous pouvez remplacer manuellement ceci en entrant le numéro. Par exemple, vous pouvez souhaiter que votre système de numérotation commence par trois (3) zéros au lieu de deux (2) : 0001
      Remarque : si vous remplacez le numéro par défaut, le système incrémentera automatiquement la numérotation en utilisant votre nouvelle entrée et votre nouveau format.
    • Date de création
      Ce champ enregistre la date et l'heure de création de l'OCPE
    • Révision
      Lorsque vous créez un OCPE pour la première fois, le numéro de révision est zéro.
      Remarque : plus tard dans le projet, un OCPE peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur.
    • Création par
      Ce champ affiche automatiquement le nom de l'utilisateur créant l'OCPE.
    • Entreprise sous-traitante
      Ce champ se remplit automatiquement avec le nom du sous-traitant ou du fournisseur figurant sur le contrat de sous-traitance.
      Remarque : ce champ n'est visible que si l'OCPE concerne un contrat de sous-traitance.
    • Contrat
      Ce champ est automatiquement renseigné avec le nom du contrat pour lequel l'OCPE est créé.
      Remarque : ce champ n'est visible que si l'OCPE concerne un contrat de sous-traitance.
    • Titre
      Saisissez un nom de titre pour l'OCPE qui décrit à quoi sert l'ordre de changement.
      Remarque : si vous exportez l'OCE vers un système ERP intégré, gardez à l'esprit qu'il peut y avoir des limitations de caractères. Voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le titre d'un engagement ?
    • Ordre de changement à l'engagement
    • Statut
      Sélectionnez l'état actuel de l'OCPE (le statut par défaut sera défini sur En attente – En révision) :
      • Approuvé. L'OCPE est approuvé. Les coûts apparaissent en tant que « coûts engagés » dans le budget.
      • Ébauche. L'OCPE doit encore être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts n'apparaissent pas dans le budget.
      • En attente – En révision. L'OCPE est actuellement en cours de révision par un approbateur. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Pas de tarification. L'OCPE est en attente et il n'a pas de tarification pour l'instant. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Ne pas procéder. L'OCPE est en attente, et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Tarification en cours. L'OCPE est en attente et actuellement en cours de tarification. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Procéder. L'OCPE est toujours en attente, et la tâche est en cours. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Révisé. L'OCPE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté. L'OCPE a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais. L'OCPE n'entraîne pas de frais supplémentaires.
    • Directive de chantier
    • Demande d'ordre de changement
      • Aucune. C'est le paramètre par défaut. Vous pouvez lier l'OCPE à une demande d'ordre de changement (DOC) ultérieurement. 
      • Ajouter à l'existant. Choisissez cette option. Sélectionnez ensuite une DOC existante dans la liste déroulante. 
      • Créer. Choisissez cette option pour créer une DOC.
        Remarque : vous avez également la possibilité de créer un OCE en cochant la case Créer aussi un ordre de changement de l'engagement.  
    • Motif du changement
      Ce champ sera rempli avec le motif du changement que vous avez sélectionné dans l'événement de changement. Cependant, vous pouvez le modifier si nécessaire. Sélectionnez l'un de ces motifs pour l'OCE potentiel : demande du client, développement de la conception, allocation, condition existante ou forfait. Pour savoir comment configurer les motifs du changement, voir Définir les configurations par défaut de gestion des changements.
    • Privé(e)
      Cochez cette case pour que seuls vous et les utilisateurs ayant un accès de niveau « Admin » à l'ordre de changement puissent afficher cet ordre de changement.
    • Description
      Saisissez une description détaillée de l'OCPE.
      Remarque : si vous exportez l'OCPE vers un système ERP intégré, des limitations de caractères peuvent être imposées par le système tiers.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez dans l'annuaire du projet un utilisateur au nom duquel vous soumettez l'OCPE. 
    • Lieu
      Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par l'[élément]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou consultez la section Comment ajouter un lieu multi-niveau à un élément ? Ce lieu peut être aussi général que le lieu du chantier au premier niveau, ou aussi spécifique que le lieu sur le chantier où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Impact sur le planning
      Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés au planning actuel du projet si l'OCPE était approuvé.
    • Changement sur le chantier
      Cochez cette case si l'OCPE nécessite un changement sur le chantier.
    • Référence
      Référencez tout autre outil, matériel ou document lié à l'OCPE.
    • Entièrement payé
      Cochez cette case si le coût est déjà couvert dans le budget.
    • Postes d'événement de changement
      Si votre projet est intégré à un système ERP, sélectionnez un poste dans le menu déroulant Poste associé. Si vous sélectionnez Nouveau poste, un poste de zéro (0) dollar sera ajouté à la ventilation des coûts (VDC) du contrat de sous-traitance. Si le projet n'est pas intégré à un système ERP, vous pouvez passer à l'étape suivante. 
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer. La ventilation des coûts est créée à partir des postes d'événement de changement. 

 

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