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Procore

Créer un ordre de changement de financement à partir d'un événement de changement

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Objectif

Créer un ordre de changement de financement à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration du niveau d'ordre de changement de votre projet (voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?) détermine le nombre d'étapes menant à la création d'un ordre de changement de financement.

 Conseils

Invitez-vous vos collaborateurs en aval à soumettre des appels d'offres de biens et de services au moyen de DDD formelles ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser le processus de demande de devis (DDD) de Procore (voi Créer des DDD à partir d'un événement de changement), vous n'avez pas besoin d'attendre que le processus de DDD soit terminé pour créer votre ordre de changement de financement. Cependant, une fois que les collaborateurs invités ont répondu aux DDD et que le statut de la DDD est « En attente d'approbation finale », Procore met automatiquement à jour la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement avec les montants appropriés de la DDD.

Pour en savoir plus sur la manière dont le processus de demande de devis affecte les ordres de changement de financement, voir Quels sont les différents statuts des demandes de devis et comment affectent-ils les coûts et les montants des ordres de changement ?

Utilisez-vous la fonction ODG approximatif des revenus ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG approximatif des revenus, la ventilation des coûts de votre ordre de changement de financement est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG approximatif des revenus, les mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », la ventilation des coûts de l'ordre de changement est automatiquement mise à jour avec une valeur de 0 $.
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors portée », la ventilation des coûts de l'ordre de changement est automatiquement mise à jour à l'aide des données de la demande de devis. Cette mise à jour a lieu lorsque le statut de la demande de devis est « En attente d'approbation finale ».
  • Lorsque les événements de changement ne sont pas dans l'un des statuts ci-dessus, la ventilation des coûts de l'ordre de changement est automatiquement mise à jour à l'aide de « l'ODG approximatif des coûts ».

 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Financement du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Financement du projet puissent effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Informations supplémentaires :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDD à envoyer aux collaborateurs concernés. Voir Créer des DDD.
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l'esprit :
    • QuickBooks® Desktop: 
      • Les exportations d'ordres de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor® :
      • Les exportations d'ordres de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre de l'OCCP ne peut pas comporter plus de 30 caractères.
      • Nombre (n°). Le numéro de l'ordre de changement doit comporter cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le financement doit être dans le statut « Approuvé ».
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d'ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : La liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation des intégrations.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations d'ordres de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Viewpoint® Vista™ :
      • Les exportations d'ordres de changement de financement sont prises en charge.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement à inclure dans le nouvel ordre de changement.
    Remarque
    Procore utilise les postes sélectionnés pour remplir la ventilation des coûts de l'ordre de changement.
  3. Dans le menu déroulant Action en masse :
    • Pour les ordres de changement à un (1) niveau, choisissez Créer un OC de financement.
      OU
    • Pour les ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez Créer un OCP de financement.
  4. Procédez comme suit :

    • Pièces jointes
      Ajoutez tout document ou image pertinente en tant que pièce jointe. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers en utilisant ces méthodes :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et sélectionnez les fichiers à ajouter depuis votre ordinateur ou un autre outil Procore.
        OU
      • Utilisez une opération glisser-déposer sur votre ordinateur pour ajouter les pièces jointes dans Procore. 
  5. Cliquez sur Créer. Procore crée l'ordre de changement.