Créer des DDD à partir d'un événement de changement
Objectif
Créer une demande de devis (DDD) à partir d'un événement de changement pour obtenir un devis d'un collaborateur.
Contexte
Après avoir créé un événement de changement sur un projet, vous pouvez ensuite créer une DDD pour cet événement de changement. Dans Procore, un appel d'offres est une demande à un collaborateur de soumettre un devis pour les biens, services et tâches associés aux exigences de l'événement de changement. Après avoir créé une demande de devis à partir d'un événement de changement comme décrit dans les étapes ci-dessous, votre équipe a deux options :
- Vous pouvez inviter vos collaborateurs à saisir leurs propres réponses et citations dans votre projet Procore. Pour ce faire, suivez les étapes décrites dans Assigner et envoyer une DDD à un collaborateur. Ensuite, fournissez à votre collaborateur les directives pour Soumettre un devis en tant que collaborateur.
OU - Si vous ne voulez PAS que vos collaborateurs saisissent leurs propres réponses et citations, vous pouvez gérer le processus de soumission en dehors de Procore. Ensuite, vous pouvez saisir la réponse et le devis au nom de votre collaborateur. Pour obtenir des directives, voir Répondre à une DDD au nom d'un collaborateur.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
Pour créer ou modifier une DDD à partir d'un événement de changement :- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
ET - Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
- Exigences :
Conditions préalables
- Ajoutez l'outil Événements de changement au menu Outils du projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet .
- Suivez les étapes de la section Créer un engagement pour activer la fonctionnalité de DDD dans l'outil Événements de changement.
- Suivez les étapes décrites dans la section Créer un événement de changement.
Procédure
- Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
- Sous l'onglet Détails, cochez la case qui correspond à l'événement de changement souhaité.
- Choisissez Actions groupées > Envoyer des DDD.
- Vérifiez les informations automatiquement renseignées par Procore :
- Titre. Procore renseigne automatiquement ce champ avec le numéro et la description de l'événement de changement. Vous pouvez modifier le titre à votre guise.
- Date d'échéance. Procore fixe automatiquement la date d'échéance à sept (7) jours ouvrables. Vous pouvez modifier la date comme vous le souhaitez.
Remarque
- Pour savoir comment modifier le paramètre par défaut de la date d'échéance, voir Configurer les paramètres : engagements et définir les jours ouvrables du projet .
- Détails de la demande. Procore entre le numéro, le titre et la description de l'événement de changement par défaut. Vous pouvez remplacer ou saisir un nouveau message qui sera envoyé aux « Destinataires » nommés dans le tableau « Sélection d'engagement ».
- Remplissez les champs suivants :
- Distribution. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez que Procore notifie lorsqu'une réponse à une DDD est soumise par un « destinataire » nommé dans le tableau Sélection d'engagement. Vous pouvez choisir un groupe de distribution et tous les utilisateurs Procore qui ont été ajoutés à l'outil Annuaire du projet.
Remarques
- La liste de distribution est destinée à informer les membres de l'équipe de projet interne de votre entreprise. Il n'est pas destiné à être utilisé pour informer vos sous-traitants externes, fournisseurs, etc.
- Pour configurer un groupe de distribution, consultez Configurer les paramètres : engagements.
- Le créateur de la DDD recevra automatiquement des notifications de Procore.
- Pièces jointes. Joignez tous les éléments liés à la DDD depuis Procore ou depuis votre ordinateur.
- Distribution. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez que Procore notifie lorsqu'une réponse à une DDD est soumise par un « destinataire » nommé dans le tableau Sélection d'engagement. Vous pouvez choisir un groupe de distribution et tous les utilisateurs Procore qui ont été ajoutés à l'outil Annuaire du projet.
- Dans la section Sélection d'engagement, certaines informations sont automatiquement renseignées pour vous. Confirmez ces informations :
- Description de la portée de la DDD. Confirmez que la description de la portée de la DDD saisie automatiquement par Procore est celle que vous souhaitez. Vous pouvez mettre à jour cette entrée si nécessaire.
- Entreprise sous-traitante. Vérifiez que le nom correct de l'entreprise apparaît dans la liste déroulante. Le nom de l'entreprise est « Entreprise sous-traitante » associée au poste de l'événement de changement. L'entreprise sous-traitante détermine également les destinataires que vous pouvez sélectionner dans la liste « Destinataires ».
- Numéro de contrat. Confirmez que le bon numéro de contrat est sélectionné.
- Destinataires. Confirmez le destinataire nommé dans la liste déroulante. Cet utilisateur est la « personne assignée » sur la DDD.
Remarque
S'il n'y a pas de « destinataires » désignés disponibles dans la liste, Procore vous permettra d'enregistrer les détails du RFW. Cependant, la DDD ne peut pas être envoyée par e-mail sans un « destinataire » valide. Pour savoir comment assigner une DDD à un collaborateur, voir Assigner et envoyer une DDD à un collaborateur.
- Cliquez sur Créer des DDD.
Remarque : des e-mails individuels de demande de tarification sont envoyés à chaque collaborateur.