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Procore

Créer un ordre de changement de l'engagement

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Objectif

Créer un ordre de changement d'engagement . 

Contexte

Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous- traitance sont appelés engagements. Un engagement est un accord contractuel entre un acheteur (par exemple, un maître d'ouvrage, un entrepreneur général ou un entrepreneur spécialisé) et un vendeur (par exemple, un entrepreneur, un sous-traitant ou un fournisseur). Le vendeur est responsable de l'exécution des travaux du projet ou de l'exécution d'une commande pour l'acheteur. Lorsque vous devez modifier les conditions de l'accord d'origine, vous pouvez créer un ordre de changement de l'engagement.

 Important

Lorsque l'outil Événements de changement est activé sur un projet

Le processus que vous utiliserez pour créer un ordre de changement de l'engagement dans Procore dépend de plusieurs facteurs. Tout d'abord, si l'outil Événements de changement est désactivé pour le projet, vous utiliserez l'un des processus ci-dessous. En outre, n'oubliez pas que le nombre d'étapes requises pour créer un ordre de changement de l'engagement dépend du paramètre de niveau d'ordre de changement configuré dans l'outil Engagements du projet (voir Configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement de l'engagement) :

  • Configuration à 1 niveau
    1. Créez un ordre de changement de l'engagement comme décrit ci-dessous. 
  • Configuration à 2 niveaux
    1. Créer un ordre de changement potentiel d'engagement 
    2. Créer un ordre de changement de l'engagement

Éléments à prendre en compte

Procédure

Créer un ordre de changement de l'engagement

Si vous avez créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance et que vous devez modifier les conditions de cet élément, suivez les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement de l'engagement.

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous Contrats , recherchez l'engagement. Cliquez ensuite sur Modifier .
  3. Cliquez sur Créer un OC de l'engagement.
    Remarques

    Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le bouton Créer un OC de l'engagement n'est pas disponible. Suivez ces étapes à la place :



    create-commitment-change-event.png
  4. Dans l'onglet Général, procédez comme suit :
    • Signer avec DocuSign®
      Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, décochez la case.
    • Numéro
      Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d'ordres de changement déjà créés. Par défaut, le numéro est automatiquement incrémenté de un. 
       Conseil
      Comment Procore assigne-t-il des numéros aux ordres de changement de l'engagement ?Pour en savoir plus, voir Comment les engagements, les contrats, les financements et les changements sont-ils numérotés dans Procore ?
    • Révision
    • Affiche le numéro de révision de l'ordre de changement. Lorsqu'un ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ordre de changement peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur. 
    • Date de création.
      Ce champ se remplit automatiquement avec la date à laquelle vous créez l'ordre de changement de l'engagement. La date ne peut pas être modifiée.
    • Créé par
      Se remplit automatiquement avec le nom de l'utilisateur qui crée l'ordre de changement.
    • Entreprise sous-traitante
      Se remplit automatiquement avec le nom du sous-traitant ou du fournisseur figurant sur le contrat de sous-traitance. Ce champ est uniquement disponible pour les contrats de sous-traitance.
    • Contrat
      Se remplit automatiquement avec le nom du contrat pour lequel l'ordre de changement est créé. Ce champ n'est disponible que pour les contrats de sous-traitance.
    • Titre
      Saisissez un nom pour l'ordre de changement. La limite maximale de caractères est de 255 caractères. 
       Important
      Si vous utilisez un système ERP intégré, le nombre maximal de caractères pour le champ « Titre » d'un engagement est différent pour chaque système. Pour obtenir une liste des systèmes et de leurs limites, voir Quel est le nombre maximal de caractères pour un « titre » d'engagement ?
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour l'ordre de changement. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ?
    • Privé.
      Cochez cette case pour rendre l'ordre de changement visible uniquement aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements.
    • Motif du changement.
      Sélectionnez l'un de ces motifs pour l'ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, allocation, condition existante ou forfait. Pour savoir comment configurer les motifs du changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat.
    • Date d'échéance
      Sélectionnez une date d'échéance d'ici laquelle l'ordre de changement doit être approuvé.
    • Date de facturation
      Sélectionnez la date à laquelle l'ordre de changement a été facturé. 
    • Réviseur désigné
      Sélectionnez l'utilisateur du projet Procore dans votre organisation qui sera responsable d'approuver ou de rejeter cet ordre de changement ultérieurement. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement de l'engagement .
       Important
      • Le réviseur désigné peut soumettre une réponse d'approbation ou de rejet uniquement lorsqu'un ordre de changement est dans le statut En attente – en révision et En attente – Révisé.
      • Pour envoyer une notification par e-mail au réviseur désigné afin de l'informer qu'un ordre de changement est en attente de réponse, choisissez parmi ces options :
        • Vous pouvez transmettre l'ordre de changement au contrat principal au « réviseur désigné » par e-mail. Voir Transférer un ordre de changement à un utilisateur du projet par e-mail . 
          OU
        • L'ordre de changement en attente sera également répertorié dans la zone « Mes éléments ouverts » de la page d'accueil du projet. L'utilisateur peut consulter cette page à tout moment.
      • Une fois que le réviseur désigné a soumis une réponse d'approbation ou de rejet, le champ Réviseur (directement sous le champ Réviseur désigné) indique la date et l'heure de la réponse de cet utilisateur. Le champ Réviseur n'est visible que par le Réviseur désigné.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez dans l'annuaire du projet un utilisateur au nom duquel vous soumettez l'ordre de changement. 
    • Descriptif
      Saisissez une description détaillée de l'ordre de changement.
      Remarques
      • Si vous exportez l'ordre de changement vers Sage 300 CRE® et Intégration par Ryvit, les entrées dépassant mille (1000) caractères seront tronquées lors de l'exportation. 
      • Si vous exportez l'ordre de changement vers un autre système ERP intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore.
    • Impact sur le planning
      Si vous la connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés au planning actuel du projet si l'ordre de changement était approuvé.
       En version bêta
      Note aux utilisateurs participant au programme bêta de la version limitée Date d'achèvement estimée du sous-traitant. Lorsqu'un utilisateur place un ordre de changement dans le statut « Approuvé » et qu'il inclut une valeur dans le champ « Impact sur le planning » de l'ordre de changement, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d'achèvement estimée » dans le contrat d'engagement par le nombre de jours saisis. Pour en savoir plus sur ce programme, voir Engagements : (Beta) Date d'achèvement estimée du sous-traitant.
    • Lieu
      Utilisez le menu déroulant du lieu pour sélectionner un lieu concerné par l'élément. Faites un choix parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu multi-niveau. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément. Ce lieu peut être aussi général que le lieu du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'endroit sur le site où le sous-traitant travaillera au deuxième niveau.
    • Référence
      Indiquez tout autre outil, matériau ou document lié à l'ordre de changement.
    • Exécuté
      Cochez cette case si l'ordre de changement a déjà été exécuté.
    • Changement de champ
      Cochez cette case si l'ordre de changement nécessite un changement de champ.
    • Payé en totalité
      Cochez cette case si le coût est déjà couvert dans le budget.
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tout document pertinent.
  5. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par e-mail pour envoyer l'ordre de changement à tous les utilisateurs répertoriés comme « Réviseurs ». 

Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à l'ordre de changement

Si des coûts sont associés à l'ordre de changement, ajoutez des postes à la ventilation des coûts de l'ordre de changement. add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    • Poste du contrat principal
      Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. Si aucun poste ne convient, sélectionnez Non budgétisé . 
    • Modifier le poste d'événement
      Sélectionnez un poste d'événement de changement dans la liste déroulante. 
    • Sous-projets
      Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet, sélectionnez-en un dans la liste. Voir Activer les sous-projets sur les projets pour SDP .
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans SDP de Procore ? 
    • Descriptif
      Saisissez une description pour le nouvel ordre de changement. 
    • Montant du coût
      Saisissez un montant dans la case. 
    • Facultatif : codes fiscaux
      Si vous utilisez des codes fiscaux avec ce projet, sélectionnez un code fiscal à utiliser pour le poste.
       Conseil
      Vous ne voyez pas le champ Codes fiscaux ?Ce champ n'apparaît que lorsque la fonction de codes fiscaux est activée sur le projet Procore. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
  4. Cliquez sur Ajouter.
  5. Répétez ces étapes pour chaque poste.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
Remarque

Pour les entreprises qui ont activé l'outil Intégrations ERP

Une fois que l'ordre de changement de l'engagement a obtenu le statut « Approuvé » dans l'outil Engagements, les chefs de projet envoient généralement l'ordre de changement à l'outil Intégrations ERP où il doit être accepté par un approbateur comptable pour exportation vers le système ERP intégré . Pour obtenir des instructions, voir Envoyer un OCE à Intégrations ERP pour approbation comptable . 

Voir également