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Procore

Créer un ordre de changement de l'engagement (OCE)

Objectif

Créer un ordre de changement de l'engagement (OCE).

Contexte

Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous-traitance représentent un accord contractuel entre un acheteur (par exemple, un maître d'ouvrage ou un entrepreneur général) et un vendeur (par exemple, un entrepreneur général ou un sous-traitant) qui est responsable de l'achèvement des travaux du projet ou de l'exécution d'une commande. Lorsque vous devez modifier les termes d'un accord, vous pouvez créer un OCE.

 Important

Lorsque l'outil Événements de changement est activé sur un projet

Le processus que vous utiliserez pour créer un OCE dans Procore dépend de plusieurs facteurs. Tout d'abord, si l'outil Événements de changement est désactivé pour le projet, vous utiliserez l'un des processus ci-dessous. En outre, n'oubliez pas que le nombre d'étapes requises pour créer un OCE dépend du paramètre de niveau d'ordre de changement configuré dans l'outil Engagements du projet (voir Configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement de l'engagement) :

  • Configuration à 1 niveau
    1. Créez un ordre de changement de l'engagement (OCE) comme décrit ci-dessous.
  • Configuration à 2 niveaux
    1. Créer un ordre de changement potentiel de l'engagement (OCPE)
    2. Créer un ordre de changement de l'engagement (OCE)
  • Configuration à 3 niveaux
    1. Créer un ordre de changement potentiel de l'engagement (OCPE)
    2. Créer une demande d'ordre de changement (DOC)
    3. Créer un ordre de changement de l'engagement (OCE)

Éléments à prendre en compte

Procédure

Créer un OCE

Si vous avez créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance et que vous devez modifier les conditions de cet élément, suivez les étapes ci-dessous pour créer un OCE. Si vous avez activé l'intégration DocuSign®, suivez les étapes décrites dans Créer un ordre de changement de l'engagement (OCE) avec DocuSign©.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. BêtaSous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Créer un OC à l'engagement.
    Remarques :
  4. Dans l'onglet Général, procédez comme suit :
    • Numéro. Procore assigne des numéros aux OCE dans un ordre séquentiel (par exemple, 001, 002, 0033, etc.). Vous pouvez modifier le schéma de numérotation si vous le souhaitez (par exemple, CCO-01, CCO-02, CCO-03, etc.). Si vous modifiez manuellement ce numéro, Procore assigne automatiquement le numéro suivant dans un ordre séquentiel, en utilisant le numéro que vous avez défini.
    • Révision. Ce champ affiche le numéro de révision de l'OCE. Lors de la création initiale d'un OCE, son numéro de révision est zéro. Un OCE peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur.
    • Date de création. Ce champ se remplit automatiquement avec la date à laquelle vous créez l'ordre de changement de l'engagement. La date ne peut pas être modifiée.
    • Création par. Ce champ se remplit automatiquement avec le nom de l'utilisateur qui crée l'OCE.
    • Entreprise sous-traitante. Ce champ se remplit automatiquement avec le nom du sous-traitant ou du fournisseur figurant sur le contrat de sous-traitance.
      Remarque : ce champ n'est visible que si l'OCE concerne un contrat de sous-traitance.
    • Contrat. Ce champ se remplit automatiquement avec le nom du contrat pour lequel l'OCE est créé.
      Remarque : ce champ n'est visible que si l'OCE concerne un contrat de sous-traitance.
    • Titre : saisissez un nom pour l'OCE. Le nombre maximal de caractères pour ce champ dans Procore est 255.
       Important
      Si vous utilisez un système ERP intégré, le nombre maximal de caractères pour le champ « Titre » d'un engagement est différent pour chaque système. Pour obtenir une liste des systèmes et de leurs limites, voir Quel est le nombre maximal de caractères pour un « titre » d'engagement ?
    • Statut. Sélectionnez l'état actuel de l'OCE :
      Remarque : les statuts ci-dessous concernent la vue du budget standard de Procore. Pour en savoir plus sur les vues, voir Configurer une nouvelle vue du budget. Les statuts peuvent être utilisés différemment dans votre environnement.
      • Approuvé. L'OCE a été approuvé. Les coûts sont reflétés comme des changements « approuvés » dans le budget.
      • Ébauche. L'OCE doit encore être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget.
      • En attente – En révision. L'OCE est actuellement révisé par un approbateur. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente – Révisé. L'OCE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente – Tarification en cours. L'OCE est en attente et actuellement en cours de tarification. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente – Pas de tarification. L'OCE est en attente et ne fait pas l'objet d'une tarification active. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente – Procéder. L'OCE est toujours en attente, et les travaux sont en cours. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente – Ne pas procéder. L'OCE est en attente, et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont indiqués comme des changements « en attente » dans le budget.
      • Rejeté. L'OCE a été rejeté. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget.
      • Sans frais. L'OCE sera effectué sans frais. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget.
    • Privé(e). Cochez cette case pour rendre l'OCE visible uniquement aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'onglet Engagements.
    • Motif du changement. Sélectionnez l'un de ces motifs pour l'OCE potentiel : demande du client, développement de la conception, allocation, condition existante ou forfait. Pour savoir comment configurer les motifs du changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Méthode comptable. Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat.
    • Date d'échéance. Sélectionnez une date limite à laquelle l'OCE doit être approuvé.
    • Date de facturation. Sélectionnez la date à laquelle l'OCE a été facturé.
    • Réviseur désigné. Sélectionnez un réviseur désigné pour approuver l'OCE. Voir Réviser les ordres de changement de l'engagement (OCE) et y répondre.
    • Demande reçue de. Sélectionnez un utilisateur dans l'annuaire du projet au nom duquel vous soumettez l'OCE.
    • Description. Saisissez une description détaillée de l'OCE.
      Remarque : si vous exportez l'OCE vers un système ERP tiers intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore. Cependant, toute entrée de plus de mille (1000) caractères sera tronquée lors de son exportation vers Sage 300 CRE et Integration by Ryvit.
    • Impact sur le planning. Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés au planning actuel du projet si l'OCE était approuvé.
    • Lieu. Utilisez le menu déroulant du lieu pour sélectionner un lieu concerné par l'élément. Faites un choix parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu multi-niveau. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément. Ce lieu peut être aussi général que le lieu du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'endroit sur le site où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Référence. Indiquez tout autre outil, matériau ou document lié à l'ordre de changement.
    • Exécuté. Cochez cette case si l'OCE a déjà été exécuté.
    • Changement sur le chantier. Cochez cette case si l'ordre de changement nécessite un changement sur le chantier.
    • Payé en totalité. Cochez cette case si le coût est déjà couvert dans le budget.
    • Pièces jointes. Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  5. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par e-mail pour envoyer l'OCE à tous les réviseurs répertoriés dans l'ordre de changement.

Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à l'OCE

S'il y a des coûts associés à l'OCE, ajoutez des éléments à la ventilation des coûts (VDC) de l'OCE.add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    • Poste du contrat principal. Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. Si aucun poste ne correspond, sélectionnez Non budgété.
    • Poste d'événement de changement. Sélectionnez un poste d'événement de changement dans la liste déroulante.
    • Sous-projets. Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet, sélectionnez-en un dans la liste.
    • Code budgétaire. Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?
    • Description. Saisissez une description pour le nouvel OCE.
    • Montant du coût. Saisissez un montant dans la case.
    • Codes fiscaux. Si vous utilisez des codes fiscaux avec ce projet, sélectionnez un code fiscal à utiliser pour le poste. Ce champ n'apparaît que si la fonction de codes fiscaux est activée. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
  4. Cliquez sur Ajouter.
  5. Répétez ces étapes pour chaque poste.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
 Note

Pour les entreprises qui ont activé l'outil Intégrations ERP

Une fois que l'OCE a le statut « Approuvé » dans l'outil Engagements, les chefs de projet envoient généralement l'OCE vers l'outil Intégrations ERP où un approbateur de comptabilité doit accepter son exportation vers le système ERP intégré (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour obtenir des instructions, voir Envoyer un OCE à Intégrations ERP pour acceptation comptable.