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Procore

Créer un OCP au contrat principal à partir d'un événement de changement

Objectif

Pour créer un ordre de changement potentiel au contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si votre entreprise a activé l'outil Événements de changement et configuré votre projet pour utiliser une structure d'ordre de changement à deux (2) niveaux, le processus d'événement de changement vous oblige à créer un ordre de changement potentiel. Ensuite, vous créerez l'OCCP à partir de l'outil Contrat principal. Pour plus d'informations sur les niveaux, voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement ? Remarque : Procore recommande de créer un OCP uniquement pour les éléments d'événement de changement qui sont hors de portée et qui doivent être soumis au client/maître d'ouvrage pour approbation.

Lorsque vous créez un OCP, la ventilation des coûts (VDC) sera remplie avec les valeurs d'ODG approximatif des revenus. Si la fonctionnalité ODG approximatif des revenus est masquée, la valeur dépendra de la portée de l'événement de changement. Pour les événements de changement dans la portée ou à déterminer, l'OCP indiquera 0 $. Pour les événements de changement hors de portée, l'OCP indiquera la DDD si le statut de cette DDD est En attente d'approbation finale. S'il n'y a pas de DDD avec ce statut, il sera rempli selon l'ODG approximatif des revenus. Pour plus d'informations sur les statuts des DDD, voir Quels sont les différents statuts des DDD et comment influent-ils sur les coûts et les montants des ordres de changement ?

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.
    • ET
      Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Contrat principal du projet. Le paramètre de configuration « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OCP » doit également être activé dans l'outil Contrat principal. Voir Configurer les paramètres : contrat principal.
  • Informations supplémentaires :
    • En fonction de la configuration de l'ordre de changement de votre projet, les OCP peuvent également être transformés en l'un des éléments suivants :

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement à inclure dans le nouvel OCP au contrat principal.
    Remarque : vous pouvez sélectionner des postes dans plusieurs événements de changement.
  3. Ouvrez le menu Actions par lot et sélectionnez Créer un OCP au contrat principal.
    Remarque : la ventilation des coûts (VDC) est créée à partir des postes d'événement de changement.
    create-prime-pco.png
  4. Complétez la saisie de données suivante :
    • . Procore assigne automatiquement un numéro à l'ordre de changement. Par défaut, les numéros sont automatiquement assignés dans un ordre séquentiel.
      Remarques :
      • Si vous souhaitez entrer un numéro manuellement, vous pouvez taper sur le numéro affiché ici.
      • Si vous saisissez un numéro manuellement, le système assignera automatiquement un numéro dans un ordre séquentiel à tout OCP au contrat principal ultérieur. 
    • Révision. S'il s'agit d'une révision, vous pouvez entrer le nombre de révisions.
    • Titre. Ce champ est automatiquement rempli avec le nom de l'événement de changement corrélé, mais vous pouvez l'ajuster à votre guise.
    • Statut. Le statut par défaut est défini sur « En attente – En révision ». Vous pouvez également sélectionner l'un des statuts ci-dessous :
      • Approuvé. L'OCP est approuvé. Les coûts apparaissent comme des « OC approuvés » dans le budget.
      • Ébauche. L'OCP doit être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente – En révision. L'OCP est actuellement en cours de révision. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Pas de tarification. L'OCP est en attente et n'a pas de tarification pour l'instant. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Ne pas procéder. L'OCP est en attente et les travaux ne sont pas en cours actuellement. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Tarification en cours. L'OCP est en attente et actuellement en cours de tarification. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – En cours : l'OCP est toujours en attente, et les travaux sont en cours. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Révisé. L'OCP a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté. L'OCP a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais : l'OCP n'entraîne aucuns frais.
    • Ordre de changement au contrat principal
      • Aucun(e). Un ordre de changement potentiel peut être lié ultérieurement.
      • Ajouter à l'existant. Liez l'ordre de changement potentiel à un ordre de changement au contrat principal existant.
      • Créer. Créez un ordre de changement au contrat principal.
    • Motif du changement. Le champ Motif du changement sera rempli avec le motif du changement que vous avez sélectionné dans l'événement de changement. Cependant, vous pouvez le modifier si nécessaire. Sélectionnez le motif pour l'ordre de changement potentiel. Les sélections comprennent la demande du client, le développement de conception, l'allocation, la condition existante, le forfait ou toute option personnalisée par l'administrateur Procore de votre entreprise.
    • Privé(e) Cochez cette case si vous souhaitez que l'ordre de changement potentiel soit visible uniquement par les utilisateurs disposant des autorisations « Admin » dans l'outil Contrat principal. 
    • Méthode comptable. Ce champ hérite de la méthode comptable qui a été spécifiée dans le contrat principal (par exemple, basée sur le montant).
    • Description. Saisissez une description plus détaillée de l'ordre de changement.
    • Demande reçue de. Sélectionnez le nom de l'utilisateur de qui vous avez reçu une demande de création de l'ordre de changement. 
    • Lieu. Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par l'[élément]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un nouveau lieu à plusieurs niveaux. Pour des directives, voir Comment ajouter un lieu multi-niveau à un élément ? Ce lieu peut être aussi général que le lieu du chantier, au premier niveau, ou aussi spécifique que le lieu sur le chantier où l'entrepreneur travaillera, au deuxième niveau.
    • Impact sur l'échéancier. Si connu, fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient éventuellement être ajoutés à l'échéancier du projet en cours si l'OCP au contrat principal a été approuvé.
    • Changement sur le chantier. Cochez cette case si l'ordre de changement est un changement sur le chantier.
    • Référence. Référencez tout autre outil, matériel, plan ou document lié à l'ordre de changement potentiel.
    • Entièrement payé. Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièce jointe. Joignez toute documentation pertinente. Remarque : si une demande de devis (DDD) est associée et que le réviseur a joint des documents à sa réponse à la DDD, l'outil Événements de changement peut être configuré pour ajouter ces pièces jointes aux nouveaux ordres de changement. Voir Configurer les paramètres : événements de changement.
  5. Cliquez sur Créer.
    Remarques :
    • Le menu déroulant du poste associé n'apparaît que si le compte Procore de votre entreprise est intégré à un système ERP intégré et que l'outil Contrat principal est activé dans le projet. 
    • Lorsque vous ajoutez des postes individuels à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous devez sélectionner un poste individuel associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.  

 

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