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Procore

Créer un OCP au contrat principal à partir d'un événement de changement

Contexte

Si votre entreprise a activé l'outil Événements de changement et configuré votre projet pour utiliser une structure d'ordre de changement à deux (2) niveaux, le processus d'événement de changement vous oblige à créer un ordre de changement potentiel. Ensuite, vous créerez l'OCCP à partir de l'outil Contrats principaux. Pour plus d'informations sur les niveaux, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ? Remarque : Procore recommande de créer un OCP uniquement pour les éléments d'événement de changement qui sont hors portée et qui doivent être soumis au client/maître d'ouvrage pour approbation.

Lorsque vous créez un OCP, la ventilation des coûts (VDC) sera remplie avec les valeurs d'ODG approximatif des revenus. Si la fonctionnalité ODG approximatif des revenus est masquée, la valeur dépendra de la portée de l'événement de changement. Pour les événements de changement dans la portée ou à déterminer, l'OCP indiquera 0 $. Pour les événements de changement hors de portée, l'OCP indiquera la DDD si le statut de cette DDD est En attente d'approbation finale. S'il n'y a pas de DDD avec ce statut, il sera rempli selon l'ODG approximatif des revenus. Pour plus d'informations sur les statuts des DDD, voir Quels sont les différents statuts des DDD et comment influent-ils sur les coûts et les montants des ordres de changement ?

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Dans le tableau, cochez les cases correspondant à un (1) ou plusieurs postes d'événement de changement à inclure dans le nouvel ordre de changement potentiel.
    Remarque
    Procore crée la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement potentiel en utilisant le(s) poste(s) de l'événement de changement sélectionné(s).
  3. Cliquez sur le menu Actions en masse et choisissez l'option Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal. Choisissez ensuite l'option de contrat appropriée dans le sous-menu.
    create-prime-pco.png
  4. Dans la page « Nouvel ordre de changement potentiel », saisissez les données suivantes :
    • Remarques
      • Procore attribue automatiquement à l'élément un nouveau numéro dans l'ordre séquentiel. Par exemple : 001, 002, 003, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, entrez n'importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue automatiquement les nouveaux numéros dans l'ordre séquentiel en utilisant votre schéma personnalisé. 
    • Date de création. Indique la date de création de l'ordre de changement.

    • Entreprise sous-traitante
      Affiche le nom de l'entreprise sous-traitante sélectionnée dans le contrat. 

    • Contrat
      Inclure automatiquement un lien vers le contrat associé à cet ordre de changement. 

    • Ordre de changement au contrat principal
      Choisissez un (1) de ces boutons d'option : 

      • Aucun. Vous pouvez mettre à jour cette sélection ultérieurement. 
      • Ajouter à un ordre existant. Choisissez cette option pour lier le nouvel ordre de changement potentiel à un ordre de changement existant.
      • Créer un nouveau. Choisissez cette option pour lier le nouvel ordre de changement potentiel à un nouvel ordre de changement.
    • Motif du changement. Ce champ remplit automatiquement le motif du changement de l'événement de changement sélectionné. Cependant, vous pouvez mettre à jour le motif de l'ordre de changement potentiel en le sélectionnant dans la liste. Les choix possibles sont les suivants : Demande du client, Développement de la conception, Allocation, Condition existante, Forfait, ou toute autre option personnalisée ajoutée à Procore par l'administrateur Procore de votre entreprise.

    • Date de réception de l'ordre de changement signé
      Ce champ est vide pour un nouvel ordre de changement. Après la réception de l'ordre de changement signé, sélectionnez la date dans la gestion du calendrier. 

    • Demande reçue de
      Sélectionnez l'utilisateur du projet approprié dans la liste déroulante. 

    • Lieux. Sélectionnez un lieu à plusieurs niveaux dans cette liste. Si votre administrateur de projet a activé la fonctionnalité de lieux à plusieurs niveaux sur le projet, vous pouvez également être en mesure de créer un nouveau lieu pour ajouter la liste principale des lieux du projet. Pour en savoir plus, consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ?

    • Changement sur le chantier
      Cochez cette case si l'ordre de changement potentiel est le résultat d'un changement sur le chantier.

    • Référence
      Ajoutez dans ce champ tout détail concernant l'ordre de changement potentiel.

    • Payé en totalité
      Cochez cette case si vous avez reçu le paiement pour ce changement.

    • Pièces jointes
      Ajoutez tout document ou image pertinente en tant que pièce jointe. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers en utilisant ces méthodes :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et sélectionnez les fichiers à ajouter depuis votre ordinateur ou un autre outil Procore.
        OU
      • Utilisez une opération glisser-déposer sur votre ordinateur pour ajouter les pièces jointes dans Procore. 
      Remarque
      Si la fonction Demande de devis (DDD) est activée, vous pouvez configurer l'outil Événements de changement pour inclure toutes les pièces jointes ajoutées à la réponse à la DDD d'un réviseur. Pour obtenir des instructions, voir Configurer les paramètres : Événements de changement.
  5. Cliquez sur Créer
    Remarques
    • Le menu déroulant du poste associé n'apparaît que si le compte Procore de votre entreprise est intégré à un système ERP intégré et que l'outil Contrats principaux est activé dans le projet. 
    • Lorsque vous ajoutez des postes individuels à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous devez sélectionner un poste individuel associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.  

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des événements de changement de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit d'ordre de changement de construction. .