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Procore

Créer un ordre de changement au contrat principal à partir d'un événement de changement

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Objectif

Créer un ordre de changement au contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration de niveau de l'ordre de changement de votre projet (voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances du projet ? ) détermine le nombre d'étapes menant à la création d'un ordre de changement au contrat principal :

Conseils

Invitez-vous des sous-traitants à soumettre des offres pour des biens et services à l'aide de DDD formelles ?

Si votre équipe de projet a choisi d’utiliser le processus de demande de devis (voir Créer des DDD à partir d’un événement de changement), vous n’avez pas à attendre que la DDD soit terminée pour créer vos ordres de changement au contrat principal contrat. Cependant, une fois que les sous-traitants et les fournisseurs invités ont répondu aux DDD et que son statut est défini sur « En attente d'approbation finale », Procore ne met pas automatiquement à jour la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement avec les montants appropriés de la DDD.

Pour en savoir plus sur la façon dont le processus de DDD affecte les ordres de changement, consultez Quels sont les différents statuts de DDD et comment ils affectent les montants des coûts et des ordre de changement ?

Utilisez-vous la fonction ODG approximatif des revenus ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG approximatif des revenus, la ventilation des coûts sur vos ordres de changement au contrat principal est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG approximatif des revenus, les éventuelles mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », la ventilation des coûts sur l'ordre de changement au contrat principal est automatiquement mise à jour avec une valeur de 0 $.
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de la portée », la ventilation des coûts sur l'ordre de changement au contrat principal est automatiquement mise à jour à l'aide des données de la DDD lorsque le statut de la DDD est défini sur « En attente d'approbation finale ».
  • Lorsque les événements de changement n'ont pas l'un des statuts ci-dessus, la ventilation des coûts est automatiquement mise à jour à l'aide de l'ODG approximatif des coûts.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
      Notes
      Pour que les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Contrats principaux du projet puissent effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Informations supplémentaires :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDD à envoyer au(x) sous-traitant(s) concerné(s). Voir Créer des DDD .
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l'esprit :
    • QuickBooks® Desktop :
      • Les exportations d'ordres de changement au contrat principal ne sont pas prises en charge.
    • Sage 100 Contractor® :
      • Les exportations d'ordres de changement au contrat principal ne sont pas prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre . Le titre de l'ordre de changement ne doit pas dépasser 30 caractères.
      • Numéro (#) . Le numéro de l'ordre de changement doit comporter cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut . Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé .
      • Poste associé . Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste de l'ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes de l'ordre de changement. Remarque : la liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations d'ordres de changement au contrat principal ne sont pas prises en charge.
    • Viewpoint® Vista™ :
      • Les exportations d'ordres de changement au contrat principal ne sont pas prises en charge.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement à inclure dans le nouvel ordre de changement.
    Note
    Procore utilise les postes sélectionnés pour remplir la ventilation des coûts de l'ordre de changement.
  3. Dans le menu déroulant Action en masse :
    • Pour les ordres de changement à un (1) niveau, choisissez Créer un OC principal .
      OU
    • Pour les ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez Créer un OCP principal.
  4. Procédez comme suit :

    • Réviseur
      Ce champ est vide pour un nouvel ordre de changement. Après l'approbation ou le rejet de l'ordre de changement par le « réviseur désigné », le nom de cette personne apparaît ici. 

    • Pièces jointes
      Ajoutez tout document ou image pertinente en tant que pièce jointe. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers en utilisant ces méthodes :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et sélectionnez les fichiers à ajouter depuis votre ordinateur ou un autre outil Procore.
        OU
      • Utilisez une opération glisser-déposer sur votre ordinateur pour ajouter les pièces jointes dans Procore. 
  5. Cliquez sur Créer . Procore crée l'ordre de changement.