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Procore

Créer un OCCP à partir d'un événement de changement

Objectif

Créer un ordre de changement au contrat principal (OCCP) à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration du niveau d'ordre de changement de votre projet (voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement ?) détermine le nombre d'étapes menant à la création d'un OCCP :

 Conseils

Invitez-vous des sous-traitants à soumettre des offres pour des biens et services à l'aide de DDD formelles ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser le processus de demande de devis (DDD) de Procore (voir Créer des DDD à partir d'un événement de changement), vous n'avez PAS à attendre la fin du processus de DDD pour créer vos OCCP. Toutefois, une fois que les sous-traitants et les fournisseurs invités ont répondu aux DDD et que le statut est « En attente d'approbation finale », Procore met automatiquement à jour la ventilation des coûts (VDC) de l'OCCP avec les montants appropriés de la DDD.

Pour en savoir plus sur la manière dont le processus de DDD affecte les OCCP, voir Quels sont les différents statuts de DDD et comment influent-ils sur les coûts et les montants des ordres de changement ?

Utilisez-vous la fonction ODG approximatif des revenus ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG approximatif des revenus (voir Créer un événement de changement avec ODG approximatif des revenus), la ventilation des coûts de vos OCCP est également mise à jour automatiquement. Si vous avez masqué la fonction ODG approximatif des revenus, toute mise à jour automatique dépend de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », la ventilation des coûts de l'OCCP est automatiquement mise à jour avec une valeur de 0 $. 
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de la portée », la ventilation des coûts de l'OCCP est automatiquement mise à jour à l'aide des données de la DDD lorsque le statut de la DDD est « En attente d'approbation finale ». 
  • Lorsque les événements de changement ne présentent pas l'un des statuts ci-dessus, la ventilation des coûts est automatiquement mise à jour à l'aide de l'ODG approximatif de coût. 

 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Contrats principaux des projets.
      ET
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
      Remarque : si votre projet utilise la configuration d'ordre de changement à 2 ou 3 niveaux et que vous disposez d'une autorisation « Standard » dans l'outil Contrats principaux, vous devrez également activer le paramètre « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OCP ». Voir Configurer les paramètres : contrat principal.
  • Paramètre de configuration requis :
  • Informations supplémentaires :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDD à envoyer au(x) sous-traitant(s) concerné(s). Voir Créer des DDD.
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l'esprit :
    • QuickBooks® : 
      • Les exportations d'OCCP ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor®
      • Les exportations d'OCCP ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE®
      • Titre. Le titre de l'OCCP ne peut pas comporter plus de 30 caractères.
      • Numéro (n°). Le numéro de l'OCCP ne peut pas comporter plus de cinq (5) caractères.
      • Statut. Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d'ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : la liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation des intégrations.
    • Integration by Procore :
      • Les exportations d'OCCP ne sont PAS prises en charge.
    • Viewpoint® Vista™ :
      • Les exportations d'OCCP sont prises en charge.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement que vous souhaitez inclure dans l'OCCP.
    Remarque : vous pouvez sélectionner des postes parmi plusieurs événements de changement.
  3. Dans le menu déroulant Actions par lot, cliquez sur Créer un OCP principal.
    Remarque : la ventilation des coûts (VDC) sera créée à partir des postes d'événement de changement.
  4. Renseignez les informations suivantes :
    • . Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d'ordres de changement au contrat principal que vous avez déjà créés. Par défaut, le numéro sera automatiquement augmenté d'une unité. Cependant, vous pouvez entrer manuellement un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque : si vous saisissez manuellement un numéro, le prochain OCP créé sera automatiquement augmenté d'une unité, en fonction de la valeur spécifiée.)
    • Révision. S'il s'agit d'une révision, vous pouvez entrer le numéro de révision.
    • Titre. Le système assigne automatiquement à l'ordre de changement le même nom que l'événement de changement associé. Vous pouvez changer le titre comme bon vous semble.
    • Statut. Par défaut, le statut est automatiquement défini sur « Ébauche ». Vous pouvez le remplacer par l'un des statuts ci-dessous :
      • Approuvé. Indique que l'OCCP a été approuvé et que ses coûts sont reflétés comme « OC approuvé » dans le budget du projet.
      • Ébauche. Indique que l'ordre de changement a été créé, mais qu'il présente actuellement le statut « Ébauche ».
      • En attente – En révision. Indique que l'OCCP est en cours de révision par l'approbateur et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente – Pas de tarification. Indique que l'OCCP est en attente d'approbation, que les DDD n'ont pas été envoyées aux entrepreneurs/sous-traitants pour tarification et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente – Ne pas procéder. Indique que l'OCCP est en attente d'approbation, que les travaux associés à l'ordre de changement ont été arrêtés et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente – Tarification. Indique que l'OCCP est en attente d'approbation, que les DDD associées ont été envoyées aux entrepreneurs/sous-traitants pour tarification et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente – Procéder. Indique que l'OCCP est en attente d'approbation, que les travaux associés sont en cours et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente – Révisé. Indique que l'OCCP est en attente d'approbation, qu'il a été révisé depuis sa soumission initiale à des fins d'approbation, et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « changements en attente » dans le budget du projet.
      • Sans frais. Indique que l'OCCP n'entraîne pas de nouveaux frais.
      • Rejeté. Indique que l'OCCP a été rejeté et que les coûts ne sont PAS inscrits dans le budget.
    • Privé(e). Cochez cette case si vous souhaitez que l'OCCP ne soit visible que par les utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » dans l'outil Contrats principaux.
    • Date d'échéance. Sélectionnez une date d'échéance pour l'approbation de l'OCCP.
    • Date de facturation. Sélectionnez la date à laquelle l'OCCP a été facturé. 
    • Réviseur désigné. Choisissez un réviseur désigné pour approuver l'OCCP. Voir Réviser et approuver ou rejeter les ordres de changement au contrat principal (OCCP).
    • Date de paiement. Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été reçu pour l'OCCP.
    • Réviseur. Ce champ est rempli automatiquement après que le réviseur désigné a révisé ou approuvé l'OCCP. 
    • Date de révision. La date à laquelle l'OCCP a été révisé. 
    • Description. Saisissez une description plus détaillée de l'OCCP. 
    • Impact sur le planning. Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés au planning actuel du projet si l'OCCP était approuvé.
    • Exécuté. Cochez cette case si l'OCCP a été exécuté. 
    • Ordres de changement potentiel.  
      • Sélectionnez les demandes d'ordre de changement dans la liste déroulante pour les inclure dans l'OCCP si vous utilisez des ordres de changement à 3 niveaux.
      • Ordres de changement potentiel : sélectionnez les ordres de changement potentiel dans la liste déroulante pour les inclure dans l'OCCP si vous utilisez des ordres de changement à 2 niveaux.
    • Pièces jointes. Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents. 
  5. Cliquez sur Créer. La ventilation des coûts sera créée à partir des postes de l'événement de changement. 

 

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