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Procore

Remplir un ordre de changement de l'engagement avec DocuSign®.

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Compléter le processus de signature électronique d'un ordre de changement de l'engagement glossary-of-terms#Commitment_Change_Order en utilisant l'intégration Procore + DocuSign®.

Contexte

Après avoir créé un ordre de changement de l'engagement pour un engagement, les utilisateurs de Procore disposant d'un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® et envoyer le document Procore au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Si l'outil Événements de changement est ajouté au projet, les autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur l'outil Événements de changement du projet.
  • Informations supplémentaires :

Conditions préalables

Procédure

Ouvrir un ordre de changement de l'engagement dans Procore

Les étapes ci-dessous vous montrent comment ouvrir un ordre de changement de l'engagement dans Procore.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Dans l'onglet Contrats, recherchez l'engagement avec lequel vous voulez travailler et cliquez sur la flèche pour développer les ordres de changement de l'engagement.
  3. Cliquez sur le lien Ordre de changement pour l'ouvrir.

    expand-commitment-change-orders.png
  4. Dans l'ordre de changement, cliquez sur Modifier.
  5. Cochez la case Signer avec DocuSign.

    cco-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Faites défiler jusqu'au bas de la page et cliquez sur Compléter avec DocuSign.

    cco-complete-with-docusign.png
    Procore lance l'application Web DocuSign®. Si vous n'êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®, vous devez suivre les étapes indiquées dans Connexion à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, passez à Préparer l'enveloppe DocuSign®.

Se connecter à DocuSign®

Préparer l'enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, la page « Télécharger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :

Ajouter des documents à l'enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de l'ordre de changement est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l'enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, l'entreprise générale ou le sous-traitant dont le contrat est affecté par l'ordre de changement. Cela inclut le Nom et l'Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.
  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l'enveloppe, choisissez l'une des options disponibles dans la section Ajouter des documents à l'enveloppe :

    docusign-add-documents-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section Ajouter des documents à l'enveloppe sont développées et maintenues par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
    1. Charger
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir depuis le cloud

Ajouter des destinataires à l'enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l'enveloppe :

  1. Sous Ajouter des destinataires à l'enveloppe, conservez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées à l'enveloppe automatiquement par l'intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs Nom et Adresse e-mail des blocs destinataires correspondent aux champs suivants dans Procore :
    • Sous-traitant. Il s'agit de la personne désignée dans le champ Architecte/ingénieur de l'engagement associé à la facture de sous-traitant.
    • Entreprise générale. Il s'agit de la personne désignée dans le champ Contact principal de l'Annuaire du projet pour la société désignée dans le champ Sous-traitant de l'engagement associé à la facture de sous-traitant.
      docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Ajouter un message à tous les destinataires

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l'enveloppe

L'étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le document DocuSign®. Les champs de signature correspondent à des rôles spécifiques dans Procore. Par exemple, l'entreprise générale et le sous-traitant qui sont parties au contrat associé à cet ordre de changement. L'intégration Procore + DocuSign® ajoute automatiquement ces champs à l'enveloppe DocuSign®.

  1. Faites défiler jusqu'au bas du document DocuSign®, pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    docusign-signature-fields-send.png
  2. Dans le document DocuSign®, laissez les champs de signature dans leur(s) position(s) par défaut. Cela garantit que le processus de collecte Procore + DocuSign ® fonctionne comme prévu.
  3. Facultatif : Ajoutez les « Champs standard » de votre choix au formulaire.
    Remarque
    Les options de la zone Champs standard sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
  4. Lorsque vous êtes prêt à recueillir les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante. Une fois que les signatures requises ont été apposées sur le document, le comportement par défaut de Procore est de changer le statut de l'élément dans sur « Approuvé ».

Voir également