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Procore

Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®

Objectif

Compléter un bon de commande ou un contrat de sous-traitance avec DocuSign®.

Contexte

Après avoir créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, les utilisateurs Procore disposant d'un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® pour l'engagement et l'envoyer au destinataire approprié pour demander une signature. Lorsque vous envoyez avec succès un document pour signature, le statut de l'engagement passe à « Sortie pour signature ».

Si vous êtes destinataire d'une demande de signature, vous n'avez pas besoin de compte DocuSign®. Cependant, si vous avez un compte DocuSign® et que l'adresse e-mail correspond à l'adresse e-mail que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois toutes les signatures requises collectées dans DocuSign®, Procore modifie le statut de l'engagement en « Approuvé ».

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet
  • Informations supplémentaires :

Procédure

Préparez une enveloppe DocuSign® pour la signature

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Sous Informations générales, cochez la case Signer avec DocuSign.

    sign-with-docusign.png
     
  4. Complétez votre entrée de données, au besoin. Voir Créer un bon de commande et Créer un contrat de sous-traitance.
  5. Si vous souhaitez ajouter des postes à la ventilation des coûts (VDC), cliquez sur Créer et saisir la ventilation des coûts
  6. Après avoir terminé la saisie des données requises, cliquez sur Compléter avec DocuSign.

    complete-with-docusign.png
     
  7. Si vous ne vous êtes jamais connecté à DocuSign® à partir de Procore auparavant, procédez comme suit :
    1. Saisissez votre adresse e-mail DocuSign®.

      docusign-login.png
    2. Cliquez sur Continuer.
    3. Saisissez votre mot de passe.
    4. Cliquez sur Connexion.
      Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, l'engagement est automatiquement ajouté à l'enveloppe DocuSign®, avec toutes les pièces jointes à l'engagement.
  8. Préparez l'enveloppe DocuSign® en utilisant ces options :
    Note
    Pour en savoir plus sur la préparation d'une enveloppe DocuSign®, visitez le Site de support DocuSign®.
    • Ajouter des documents à l'enveloppe
      Un PDF de l'engagement est automatiquement chargé sur DocuSign® pour vous, avec toutes les pièces jointes ajoutées à l'engagement. Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à DocuSign® uniquement, cliquez sur le bouton Charger ou Obtenir depuis le nuage.
    • Ajouter des destinataires à l'enveloppe
      En tant qu'expéditeur, votre nom et votre adresse e-mail sont automatiquement répertoriés en tant que destinataire.
    • Ajouter un message à tous les destinataires
      Saisissez un objet de l'e-mail et un message e-mail.
  9. Cliquez sur Suivant.
  10. Placez les champs supplémentaires comme vous le souhaitez. L'intégration place automatiquement les champs Signature et Date de signature pour vous.

    docusign-add-fields.png
  11. Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre enveloppe et vos documents pour signature, cliquez sur le bouton Envoyer.

Réviser et signer le(s) document(s) dans DocuSign®

Si vous avez reçu une demande de signature d'un document dans DocuSign®, procédez comme suit :

  1. Accédez à votre boîte de réception e-mail.
  2. Localisez l'e-mail de DocuSign® et ouvrez-le.
  3. Cliquez sur le bouton Réviser le document.

    review-document-button.png
  4. Dans la fenêtre « Réviser et signer le(s) document(s) », procédez comme suit :
    • Cliquez sur Démarrer. Cliquez sur ce bouton pour accéder au champ de signature. S'il y a plusieurs signatures à collecter, ceci vous amène à la première signature.
    • Cliquez sur Signer. Cliquez sur ce bouton pour ajouter votre signature électronique à la page.
    • Cliquez sur Terminer. Lorsque vous avez rempli tous les champs de signature requis, cliquez sur ce bouton pour enregistrer une copie du document sur votre compte DocuSign®.
Note

Une fois toutes les signatures électroniques collectées par DocuSign®, Procore met automatiquement à jour l'engagement comme suit :

  • Remplace le statut de l'engagement par « Approuvé ».
  • Coche la case Exécuté pour indiquer que toutes les approbations requises sont obtenues.
  • Met à jour la date de réception du contrat signé avec la date d'achèvement.

 

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