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Procore

Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Compléter le processus de signature électronique d'un engagement en utilisant l'intégration Procore + DocuSign®.

Contexte

Après avoir créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, les utilisateurs de Procore possédant un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® pour l'engagement et l'envoyer au destinataire approprié afin de demander une signature.

Si vous êtes destinataire d'une demande de signature, vous n'avez pas besoin de compte DocuSign®. Cependant, si vous avez un compte DocuSign® et que l'adresse e-mail correspond à l'adresse e-mail que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois toutes les signatures requises collectées dans DocuSign®, Procore modifie le statut de l'engagement en « Approuvé ».

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet
  • Informations supplémentaires :

Conditions préalables

Procédure

Ouvrir l'engagement dans Procore

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Dans l'onglet Contrats, recherchez l'engagement avec lequel vous souhaitez travailler.
  3. Cliquez sur son lien Numéro pour l'ouvrir.
  4. Dans la carte de l'engagement Informations générales, cliquez sur Modifier le contrat.
  5. Assurez-vous de cocher la case Signer avec DocuSign .
    subcontract-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Complétez votre entrée de données, au besoin. Voir Créer un bon de commande et Créer un contrat de sous-traitance.
    Remarque
    Pour ajouter des postes à la ventilation des coûts (VDC), cliquez sur Créer et saisir la ventilation des coûts. 
  7. Une fois votre saisie terminée, choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'un engagement existant, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign en haut de la page.

      commitment-existing-send-with-docusign.png
    • S'il s'agit d'un nouvel engagement que vous venez de créer, cliquez sur Créer et envoyer avec DocuSign en bas de la page.
      new-commitment-create-and-send-with-docusign.png

      Procore lance l'application web DocuSign®. Si vous n'êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®, vous devez suivre les étapes indiquées dans Connexion à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, passez à Préparer l'enveloppe DocuSign®.

Se connecter à DocuSign®

Préparer l'enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, la page « Télécharger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :

Ajouter des documents à l'enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de l'engagement est automatiquement ajoutée à la section Ajouter des documents à l'enveloppe.
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » dans le contrat. Par exemple, l'entreprise générale ou le sous-traitant qui sont parties au contrat d'engagement. Cela inclut le Nom et l'Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.
  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l'enveloppe, choisissez l'une des options disponibles dans la section Ajouter des documents à l'enveloppe :

    docusign-add-documents-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section Ajouter des documents à l'enveloppe sont développées et maintenues par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
    1. Charger
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir depuis le cloud

Ajouter des destinataires à l'enveloppe

  1. Dans la section « Ajouter des destinataires à l'enveloppe », conservez les cases de signature par défaut.
    Remarque

    Comme illustré ci-dessous, les informations Procore suivantes, si elles sont disponibles, sont automatiquement renseignées dans DocuSign® :

    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. Dans la section Message à tous les destinataires, procédez comme suit :
    • Objet de l'e-mail
      Entrez un objet pour l'e-mail sortant.
    • Message e-mail
      Saisissez la copie du corps du message e-mail sortant.
  2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l'enveloppe

L'étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l'Entreprise générale et le Sous-traitant qui sont parties au contrat d'engagement. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l'enveloppe DocuSign® par l'intégration Procore + DocuSign® .

  1. Faites défiler jusqu'au bas du PDF pour voir les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    docusign-signature-fields-send.png
  2. Conservez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et le fait de les conserver dans leur position par défaut garantit que le flux de signatures de l'application Procore fonctionne comme prévu.
  3. Facultatif : Ajoutez les « Champs standard » de votre choix au formulaire.
    Remarque
    Les options de la zone Champs standard sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
  4. Lorsque vous êtes prêt à recueillir les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante. Une fois que toutes les signatures ont été recueillies et appliquées au document, Procore change le statut du contrat d'engagement sur « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour manuellement le statut de l'engagement.

     

Voir également