Répondre à un élément de correspondance
Également disponible sur 
Objectif
Pour afficher une réponse à un document de correspondance.
Contexte
Si vous avez été avisé de l'envoi d'une correspondance, vous pouvez publier une réponse dans l'outil Correspondance du projet dans Procore.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » sur le type de correspondance.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur le type de correspondance l'autorisation granulaire « Répondre aux éléments sur lesquels ils sont activés » activée dans votre modèle d'autorisation ET être le créateur de l'élément ou ajouté au champ « Personne assignée » de l'élément, « Reçu de » ou la liste « Distribution ».
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur le type de correspondance avec l'autorisation granulaire « Répondre aux éléments accessibles aux utilisateurs de la même entreprise » activée dans votre modèle d'autorisation ET être associé à la même entreprise que le créateur de l'élément ou un utilisateur ajouté à le champ « Personne assignée » de l'élément, le champ « Reçu de » ou la liste « Distribution ».
- Autorisations de niveau « Admin » sur le type de correspondance.
- Informations supplémentaires :
- Pour répondre à un document de correspondance et modifier son statut, vous devez également disposer des autorisations appropriées pour modifier le document de correspondance. Voir Modifier un document de correspondance.
- Les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » et « Standard » pour l'outil Correspondance et qui ne sont PAS répertoriés sur la liste de distribution de la correspondance ne seront ni informés ni en mesure d'afficher les réponses non officielles.
- Contactez votre Point de contact Procore si vous souhaitez que les documents de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, garantissant ainsi qu'ils ne pourront pas afficher les éléments privés ni y répondre à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans la correspondance (si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
Procédure
- Répondre à un document de correspondance par e-mail
- Répondre à un document de correspondance dans Procore
Répondre à un document de correspondance par e-mail
- Dans votre client de messagerie, ouvrez l'e-mail que vous avez reçu concernant la création du document de correspondance ou votre ajout au document de correspondance.
- Cliquez sur Répondre dans votre client de messagerie.
- Dans le corps de la réponse, saisissez votre réponse au document de correspondance.
Remarque
- Ne modifiez pas l'adresse électronique dans le champ À.
- Si votre client de messagerie a un format personnalisé, votre réponse ne conservera pas ce format lorsqu'elle sera ajoutée à Procore.
- Facultatif : ajoutez les pièces jointes que vous souhaitez inclure dans votre réponse au document de correspondance.
- Cliquez sur Envoyer.
Le système ajoute votre réponse (ainsi que les pièces jointes que vous avez ajoutées) dans la section Activité du document de correspondance et envoie des notifications par e-mail aux utilisateurs associés au document de correspondance. Voir Qui reçoit les e-mails de documents de correspondance et les notifications push ?
Répondre à un document de correspondance dans Procore
- Accédez à l'outil Correspondance du projet.
- Cliquez sur le lien Numéro ou Objet pour le document de correspondance auquel vous souhaitez ajouter une réponse.
- Dans la section Activité, effectuez les actions suivantes :
- Saisissez votre réponse dans la zone de texte située sous toute réponse existante.
- Facultatif :
Cliquez sur Joindre fichier(s) pour ajouter un ou plusieurs fichiers provenant de Procore ou de votre ordinateur à joindre à votre réponse.
OU
Faites glisser et déposez les fichiers de votre ordinateur que vous souhaitez joindre à votre réponse. - Cliquez sur Publier une réponse.
OU
Avec les autorisations nécessaires pour modifier le document de correspondance : Cliquez sur Publier une réponse et modifier le statut.- Dans la fenêtre « Choisir le statut », sélectionnez un statut dans le menu déroulant « Statut », puis cliquez sur Enregistrer et modifier le statut.
- Saisissez votre réponse dans la zone de texte située sous toute réponse existante.
Après avoir publié votre réponse, le système envoie une notification par e-mail aux utilisateurs associés au document de correspondance. Voir Qui reçoit les e-mails de documents de correspondance et les notifications push ?