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Procore

Répondre à un élément de correspondance

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Objectif

Pour afficher une réponse à un document de correspondance. 

Contexte

Si vous avez été avisé de l'envoi d'une correspondance, vous pouvez publier une réponse dans l'outil Correspondance du projet dans Procore.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Informations supplémentaires :
    • Pour répondre à un document de correspondance et modifier son statut, vous devez également disposer des autorisations appropriées pour modifier le document de correspondance. Voir Modifier un document de correspondance.
    • Les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » et « Standard » pour l'outil Correspondance et qui ne sont PAS répertoriés sur la liste de distribution de la correspondance ne seront ni informés ni en mesure d'afficher les réponses non officielles.
    • Contactez votre Procore point of contact si vous souhaitez que les documents de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, garantissant ainsi qu'ils ne pourront pas afficher les éléments privés ni y répondre à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans la correspondance (si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).

Procédure

Répondre à un document de correspondance par e-mail

  1. Dans votre client de messagerie, ouvrez l'e-mail que vous avez reçu concernant la création du document de correspondance ou votre ajout au document de correspondance.
  2. Cliquez sur Répondre dans votre client de messagerie.
  3. Dans le corps de la réponse, saisissez votre réponse au document de correspondance.
    Remarque
    • Ne modifiez pas l'adresse électronique dans le champ À.
    • Si votre client de messagerie a un format personnalisé, votre réponse ne conservera pas ce format lorsqu'elle sera ajoutée à Procore.
  4. Facultatif : ajoutez les pièces jointes que vous souhaitez inclure dans votre réponse au document de correspondance.
  5. Cliquez sur Envoyer.
    Le système ajoute votre réponse (ainsi que les pièces jointes que vous avez ajoutées) dans la section Activité du document de correspondance et envoie des notifications par e-mail aux utilisateurs associés au document de correspondance. Voir Qui reçoit les e-mails de documents de correspondance et les notifications push ?

Répondre à un document de correspondance dans Procore

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur le lien Numéro ou Objet pour le document de correspondance auquel vous souhaitez ajouter une réponse.
  3. Dans la section Activité sous Réponse, saisissez votre message dans la zone de texte sous toutes les réponses existantes. 
  4. Si vous souhaitez joindre un fichier à votre réponse, utilisez l'une de ces méthodes :  
    • Cliquez sur  Joindre des fichiers pour ajouter un ou plusieurs fichiers à partir de Procore ou de votre ordinateur.
    • Faites glisser et déposez des fichiers depuis votre ordinateur.
  5. Pour enregistrer et publier, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur Publier la réponse  
    • Cliquez sur Publier la réponse et modifier le statut si vous êtes autorisé à modifier l'élément de correspondance et que vous souhaitez modifier le statut de l'élément à ce stade.
      Dans la fenêtre « Choisir le statut », sélectionnez un statut dans le menu déroulant « Statut », puis cliquez sur Enregistrer et modifier le statut.

Après avoir publié votre réponse, le système envoie une notification par e-mail aux utilisateurs associés au document de correspondance. Voir Qui reçoit les e-mails de documents de correspondance et les notifications push ?

Correspondence-Activity-section.png

Voir aussi

Créer un élément de correspondance