Ajouter une tâche

Objectif

Ajouter une tâche à l'outil Tâches du projet.

Contexte

L'outil Tâches facilite le suivi et la gestion des éléments d'action pendant toute la durée de vie d'un projet de construction. Vous pouvez l'utiliser pour créer une tâche avec une date d'échéance et l'assigner à un utilisateur du projet.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour ajouter une tâche et l'assigner à un utilisateur disposant de l'autorisation "Admin", autorisation "Standard" dans l'outil Tâches du projet.
- Pour ajouter une tâche et l'assigner à un utilisateur « Standard » ou « Admin » , autorisation « Admin » dans l'outil Tâches du projet.
Informations supplémentaires :
- Les e-mails récapitulatifs de notification de retard sont envoyés une fois par jour à la personne assignée à une tâche lorsque la tâche est en retard ET que son statut est « Initié » ou « En cours ».
- Les e-mails de retard ne sont PAS envoyés pour une tâche dont le statut est « Fermé », « Vide/Non valide » ou « Prêt pour révision ».

Vidéo

Procédure

Accédez à l'outil Tâches du projet.
Saisissez les informations suivantes :
Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
- N° (Numéro)* : saisissez un numéro pour la tâche.
  Remarque : le système assigne des numéros aux tâches dans un ordre séquentiel, et les numéros en double ne sont PAS autorisés.
- Titre* : saisissez un titre descriptif pour la tâche.
- Statut : sélectionnez l'un des statuts disponibles.
  - Initié : indique que la tâche a été créée. Il s'agit du statut par défaut.
  - En cours : indique que le travail sur la tâche a commencé.
  - Prêt pour révision : indique que la tâche est terminée et prête à être révisée.
  - Fermé : indique que la tâche a été réalisée et que le travail a été révisé.
  - Vide/Non valide : indique que la tâche a été annulée.
- Personne assignée : sélectionnez un utilisateur du projet dans le menu déroulant ou sélectionnez Aucun(e) si personne n'est assigné à la tâche.
- Date d'échéance : saisissez ou sélectionnez dans le calendrier la date à laquelle la tâche sera due.
  Remarque : le champ Date d'échéance est automatiquement renseigné d'après le nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configuration des paramètres de l'outil Tâches. Voir Configurer les paramètres avancés : Tâches. La date d'échéance tient également compte des jours définis comme "jours ouvrables" pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
- Catégorie : sélectionnez une catégorie prédéfinie associée à la tâche.
  Remarque : les catégories de tâches sont gérées au niveau entreprise. Voir Ajouter des catégories de tâches.
- Description : saisissez un bref résumé décrivant la tâche.
- Pièces jointes : joignez des fichiers à la tâche en cliquant sur Joindre fichier(s) ou par glisser-déposer.
- Privé(e) : cochez cette case pour rendre la tâche privée.
  Remarque : les tâches privées ne sont visibles que pour le créateur de la tâche, la personne assignée et les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Tâches du projet.
Cliquez sur Ajouter.
Une bannière VERTE apparaît en haut de la page pour indiquer que la tâche a été créée et le système ajoute votre nouvelle tâche au tableau d'affichage.
Remarque : la tâche devient également visible sur la page Mes éléments ouverts de la personne assignée dans l'outil Portefeuille de l'entreprise et sur la page d'accueil des projets. Voir Afficher Mes éléments ouverts dans l'outil Portefeuille et A propos de la page d'accueil du projet.
Cliquez sur Envoyer les miennes ou Envoyer tout dans la bannière au-dessus de la page de la liste des tâches pour envoyer un e-mail de résumé aux personnes assignées et aux créateurs de toutes les tâches qui n'ont pas encore été envoyées. La date de notification des tâches sera définie sur la date à laquelle vous avez cliqué sur le bouton Envoyer.
- Envoyer les miennes : cliquez sur cette option pour envoyer les tâches que vous avez créées.
- Envoyer tout : cliquez sur cette option pour envoyer toutes les tâches qui sont prêtes à être envoyées. Assurez-vous de parler avec les autres membres de l'équipe pour vous assurer que toutes les tâches sont prêtes à être diffusées.
  Remarques :
  - Tout changement apporté à une personne assignée crée une notification.
  - Les personnes assignées peuvent uniquement envoyer les tâches qu'elles ont créées.
  - Cette bannière n'est visible que si une personne est assignée à la tâche.

Prochaines étapes

Modifier une tâche