Passer au contenu principal
Procore

Préparer les livrables pour l'importation dans l'application Procore Imports

Objectif

Importer des livrables dans l'outil Livrables avec Procore Imports.

Contexte

L'application Procore Imports vous permet d'importer automatiquement vos livrables par lot dans l'outil Livrables du projet. Ainsi, vous ajouterez autant de livrables que nécessaire à votre projet, sans avoir à ajouter manuellement chaque livrable dans Procore.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Livrables du projet.
      Remarque : les autorisations granulaires ne sont pas prises en charge dans l'application Procore Imports.
  • Informations supplémentaires :
    • Cette importation ne peut être utilisée que pour ajouter des livrables. L'importation ne modifiera ni ne supprimera aucun livrable existant dans le projet.

Vidéo

 

Conditions préalables

Avant de soumettre vos données d'importation à Procore, assurez-vous de respecter les conditions préalables suivantes :

Procédure

Téléchargez le modèle d'importation des livrables

  1. Téléchargez le modèle d'importation des livrables : import-submittals.xlsx

Formater le modèle d'importation de livrables

  1. Tenez compte des considérations ci-dessous lorsque vous remplissez le modèle.
    • Adresse e-mail (gestionnaire des livrables)
      • Pour que l'importation aboutisse, les adresses e-mail des utilisateurs doivent figurer dans l'annuaire du projet. Assurez-vous que l'adresse e-mail figurant dans le modèle d'importation correspond exactement à l'entrée correspondante dans l'annuaire du projet.
    • Champs obligatoires
      • Gestionnaire des livrables et numéro de livrable
  2. Complétez le modèle d'importation.
    Remarques :
    • Si vous souhaitez importer des livrables SANS les ajouter à un lot, laissez les cellules A-D vides.
    • Si vous souhaitez importer des livrables avec des sections du cahier des charges, saisissez les sections du cahier des charges existantes dans les colonnes de numéro et de description de la section du cahier des charges du livrable.
Informations sur le lot de livrables

Pour les livrables que vous souhaitez inclure dans un lot, fournissez les informations suivantes :

  • Titre du lot
    Pour créer un livrable dans un lot, saisissez ici le titre du lot exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Livrables. Pour inclure plusieurs livrables dans un lot, saisissez le titre du lot dans chaque entrée de livrable.
  • Numéro de section du cahier des charges du lot
    Saisissez le numéro de section du cahier des charges du lot de soumissions exactement tel qu’il apparaît dans l’outil Cahier des charges ou Admin. 
    RemarqueSi la colonne Microsoft Excel ne vous permet PAS d’ajouter un zéro principal, sélectionnez la colonne entière, choisissez Formater > cellules, puis créez un format de convention numéro « personnalisé » qui correspond à votre numérotation de section du cahier des charges dans l’onglet Numéro. Voir Créer ou supprimer un format de numéro personnalisé dans Excel.
  • Description de la section du cahier des charges du lot
    Saisissez la description de la section du cahier des charges exactement telle qu'elle apparaît dans l'outil Cahier des charges.
  • Numéro de lot
    Saisissez le numéro de lot de livrables exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Livrables. Les numéros de lot en double sont autorisés et la valeur saisie dans ce champ doit être inférieure à 255 caractères.
Informations sur le livrable

Pour les livrables individuels, incluez les informations suivantes :

  • Titre de la soumission
    Saisissez un titre de soumission. Vous pouvez saisir le même titre pour plusieurs soumissions. Pour créer la soumission dans un lot, la ligne doit contenir des données dans les colonnes Titre du lot et Numéro de lot .
  • Numéro de section du cahier des charges de la soumission
    Saisissez le numéro de section du cahier des charges pour la soumission exactement telle qu’elle apparaît dans l’outil Cahier des charges ou Admin. 
    Note: Si vous créez la soumission dans un lot de soumissions nouveau ou existant et que vous avez entré des données dans la colonne Numéro de section du cahier des charges du lot, le numéro de section du cahier des charges de la soumission est une colonne requise.
    Important! Le numéro de section du cahier des charges doit être saisi exactement tel qu’il est répertorié dans Procore ou que l’importation échoue.
  • Description de la section du cahier des charges du livrable
    Saisissez la description de la section du cahier des charges pour le livrable. Ceci est un champ de texte ouvert.
    Remarque : si le numéro de section du cahier des charges que vous avez saisi dans la colonne précédente correspond exactement à une section du cahier des charges existante dans l'outil Cahier des charges du projet, la description de la section du cahier des charges présente dans l'outil Cahier des charges prévaut sur les données que vous saisissez dans cette feuille de calcul.
  • Numéro du livrable*
    Saisissez le numéro du livrable. Les numéros en double sont autorisés (c'est-à-dire que plusieurs livrables peuvent avoir le même numéro). Ce champ est obligatoire.
    Remarque : n'incluez pas les numéros de révision.
  • Description
    Saisissez une description pour le livrable. Ceci est un champ de texte ouvert. Les descriptions de livrable en double sont autorisées (c'est-à-dire que plusieurs livrables peuvent avoir la même description).
  • Gestionnaire des livrables*
    Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur Procore que vous souhaitez désigner en tant que Gestionnaire des livrables. Dans Procore, un gestionnaire des livrables est la personne chargée de superviser un livrable tout au long de son cycle de vie.
    Remarque : les utilisateurs ajoutés à cette ligne doivent être déjà ajoutés à l'annuaire du projet avec des autorisations de niveau 'Standard' ou supérieur sur l'outil Livrables du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
    Important ! L'adresse e-mail doit être saisie exactement telle qu'elle est répertoriée dans Procore, sinon l'importation échouera.
  • Statut du livrable
    Entrez un statut pour le livrable. Les statuts par défaut de Procore qui peuvent être attribués à un livrable sont les suivants : Ouvert, Ébauche, et Fermé. Pour créer un statut personnalisé, voir Créer un statut du registre des livrables personnalisé.
    Important ! Le statut doit être saisi exactement comme il est listé dans Procore, sinon l'importation échouera.
  • Type de soumission
    Saisissez le type d’informations associé à la soumission. Les sélections de type par défaut dans Procore incluent : DocumentPlans, Imprimés, Informations sur le produit, Manuel du produitÉchantillon, Dessin d’atelier et Autre. Pour créer un type personnalisé, voir Créer des types de soumissions personnalisés.
    Important! Le type doit être saisi exactement tel qu’il est répertorié dans Procore ou que l’importation échoue.
  • Lieu
    Entrez le lieu sur le chantier pour le livrable. Il peut s'agir d'un lieu existant dans la liste des lieux ou d'un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à un projet.
    Important ! Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous devez saisir le lieu exactement tel qu'il apparaît dans Procore et séparer les niveaux par le symbole supérieur à (>). N'utilisez PAS d'espaces entre les niveaux, de chaque côté du symbole supérieur à (>). Par exemple, une entrée de lieu correcte à deux niveaux pourrait ressembler à ceci : Lot 1>Section A.
  • Date de réception
    Saisissez la date à laquelle le livrable a été reçu, en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
    Important : si vous saisissez des dates dans un autre format (M/J/AAAA, par exemple), l'importation échoue.
    Remarque : le « Format de nombre » des cellules de cette colonne doit être « Texte ». Il s'agit du paramètre par défaut pour cette colonne dans le fichier de modèle d'importation de livrables.
  • Date d'émission
    Saisissez la date à laquelle le livrable a été émis, en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
    Important : si vous saisissez des dates dans un autre format (M/J/AAAA, par exemple), l'importation échoue.
    Remarque : le « Format de nombre » des cellules de cette colonne doit être « Texte ». Il s'agit du paramètre par défaut pour cette colonne dans le fichier de modèle d'importation de livrables.
  • Soumettre avant le
    Saisissez la date à laquelle le livrable doit être soumis à l'équipe de conception dans le flux de travail de livrable pour révision, en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
    Important : si vous saisissez des dates dans un autre format (M/J/AAAA, par exemple), l'importation échoue.
    Remarque : le « Format de nombre » des cellules de cette colonne doit être « Texte ». Il s'agit du paramètre par défaut pour cette colonne dans le fichier de modèle d'importation de livrables.
  • Nom de l'entrepreneur responsable
    Saisissez le nom de l'entreprise correspondant à l'entrepreneur/au sous-traitant qui est responsable de l'exécution des travaux spécifiés dans le livrable.
    Important : le nom de l'entreprise doit être saisi exactement tel qu'il est répertorié dans Procore. Sinon l'importation échoue.

Pour Calculs du planning des livrables, procédez comme suit :

  • Si la fonction Calculs du planning des livrables est désactivée (ce qui correspond au paramètre par défaut), laissez les colonnes R, S, T et U vides.
    Remarque : si vous incluez des informations dans l'une de ces colonnes, les données ne seront pas prises en compte lors de l'importation, car la fonction est désactivée. Si vous activez la fonction ultérieurement, vous devrez saisir manuellement ces informations.
    OU
  • Si vous avez activé la fonction Calculs du planning des soumissions dans l’outil Soumissions (voir Activer les calculs du planning des soumissions), vous avez la possibilité d’inclure ces informations :
    • Date requise sur site
      Saisissez la date requise sur le chantier pour le livrable, en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA.
      Important : si vous saisissez des dates dans un autre format (M/J/AAAA, par exemple), l'importation échoue.
      Remarque : le « Format de nombre » des cellules de cette colonne doit être « Texte ». Il s'agit du paramètre par défaut pour cette colonne dans le fichier de modèle d'importation de livrables.
    • Délai
      Saisissez un nombre de jours (par exemple, 15 ou 30) pour spécifier le délai du livrable. 
    • Durée de la révision par l'équipe de conception
      Saisissez un nombre de jours (par exemple,15 ou 30) pour indiquer le nombre total de jours alloués à l'équipe de conception pour réviser et approuver le livrable. 
    • Temps de révision interne
      Saisissez un nombre de jours (par exemple, 15 ou 30) pour indiquer le nombre total de jours alloués au livrable pour révision interne. 

Prochaines étapes

  1. Envoyer une demande par e-mail à : imports@procore.com et ajoutez le fichier XLSX terminé en tant que pièce jointe.
    Remarque: Dans la ligne « Objet » de votre e-mail, incluez le nom et l’ID de votre projet. Voir Comment trouver l’ID du projet ?
    Important! Vous ne pourrez pas annuler l’importation, il est donc impératif que les données que vous soumettez à Procore pour l’importation sont exactes.
  2. Lorsque votre point de contact Procore vous informe que l'importation est terminée, accédez à l'outil Livrables pour vérifier que les enregistrements de livrable importés s'affichent comme prévu.