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Procore

Gestion des documents : FAQ générale

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Contexte

L'outil Gestion de documents de Procore permet aux utilisateurs d'organiser, d'accéder, de collaborer, d'approuver et de gérer les autorisations pour les documents tout au long du cycle de vie de la construction. Voir Gestion des documents, Gestion des documents (iOS) et Gestion des documents (Android) .

Réponse

Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l'outil Gestion de documents. Pour des articles plus détaillés, consultez l' tab FAQ .

Pourquoi Procore a-t-il décidé de créer un nouvel outil pour Documents ?

Alors que l'outil Documents d'origine de Procore est toujours largement apprécié dans l'industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont motivés par des exigences réglementaires telles que ISO 19650 et 9001. D'autres besoins sont motivés par le désir d'optimiser les flux de travail pour prendre en charge un meilleur accès aux informations et une meilleure collaboration avec elles.

L'objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins de conformité et de flux de travail des clients, mais également de le faire d'une manière entièrement intégrée à la plateforme -forme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de vraiment gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction à la clôture.

Quelle est la différence entre les outils de gestion de documents et de documents de Procore ?

Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils « Documents » et « Gestion des documents » dans Procore?

Comment les utilisateurs sur le chantier peuvent-ils afficher les documents de construction approuvés sur leur appareil mobile ?

Les utilisateurs mobiles peuvent afficher les documents approuvés dans l'outil Gestion de documents sur les applications mobiles Procore pouriOS et Android . Vous pouvez restreindre leur accès aux documents approuvés uniquement. Lorsqu'un utilisateur ouvre un document pour l'afficher, il est téléchargé sur son appareil à ce moment-là. 

Qui peut ajouter des annotations à un document ? 

Seules les personnes assignées du flux de travail peuvent ajouter une annotation à un fichier . pdf documenter. Voir À propos des flux de travail dans l'outil Gestion de documents .

L'outil Gestion de documents prend-il en charge les dossiers ?

Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l'outil Gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu'un document perde sa source unique de vérité.

Pour organiser les fichiers d'une manière visuelle similaire aux dossiers, vous pouvez créer des « vues enregistrées » qui permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.

Comment regrouper et organiser mes documents pour une navigation facile ?

Vous pouvez créer des "vues enregistrées" personnalisées. pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles, et les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » dans l'outil Gestion de documents peuvent créer des vues que toutes les personnes du projet peuvent utiliser. 

Outre les vues enregistrées, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :

Comment les utilisateurs sont-ils avertis lorsque de nouveaux documents sont disponibles ?

Les utilisateurs assignés à une étape du flux de travail d'approbation sont avertis par e-mail lorsque c'est à leur tour d'approuver un document. Aucune autre notification automatisée ne sera envoyée par l'outil Gestion des documents pour le moment.

Puis-je afficher les modifications apportées aux documents et à quel moment ?

Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d'un document, ainsi que le moment où ces modifications se sont produites. Voir Afficher l'historique des changements pour les documents dans l'outil Gestion de documents .

L'outil Gestion de documents s'intègre-t-il à l'outil Plans ?

Non, il n'y a actuellement aucune intégration avec l'outil Plans. Si vous souhaitez charger des plans de l'outil Gestion des documents vers l'outil Plans, vous devez d'abord les télécharger à partir de l'outil Gestion des documents. Voir Télécharger des documents à partir de l'outil Gestion de documents et Charger des plans .

La gestion des documents s'intègre-t-elle aux applications tierces ?

Bien qu'il n'y ait pas encore d'intégrations avec des applications tierces, nous travaillerons en étroite collaboration avec nos partenaires tiers pour créer de nouvelles intégrations avec l'outil Gestion de documents.

L'outil Gestion des documents s'intègre-t-il à l'outil Documents au niveau entreprise ?

Non, il n'y a pas d'intégration avec les outils Documents au niveau entreprise ou projet.

Y aura-t-il une migration de fichiers de l'outil Documents vers l'outil Gestion de documents ?

Non, il n'y aura pas de migration automatisée des données entre les documents et l'outil Gestion des documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devez télécharger des documents à partir de l'outil Documents et les charger dans l'outil Gestion de documents.