Guide de l’utilisateur Gestion financière : Maître d’ouvrage

Pour les maîtres d'ouvrage Ce guide de l’utilisateur fournit aux maîtres d’ouvrage de projet des informations sur la façon d’utiliser les outils Finances de Procore pour rationaliser les processus financiers tout au long du cycle de vie d’un projet. Vous apprendrez à configurer chaque outil et à effectuer des tâches courantes en utilisant les meilleures pratiques recommandées.  Voici quelques-uns des sujets abordés dans ce guide :

• Comment configurer votre structure de découpage du projet (SDP). Procore fournit une SDP par défaut qui inclut le code de coût, le type de coût et les segments de sous-projet facultatifs. Avec SDP, vous pouvez créer une structure des codes budgétaires au niveau entreprise et/ou projet à utiliser avec les outils Finances du projet dans Procore. Pour en savoir plus, voir Configuration de la structure de découpage du projet.
• Comment ajouter ou importer un budget de projet précis. Découvrez comment ajouter des postes budgétaires à votre projet, configurer et affecter des vues du budget à votre projet et configurer une vue de prévisions pour identifier et suivre les coûts critiques du projet. Utilisez les données recueillies sur le terrain pour suivre les coûts de main-d’œuvre de votre projet et pour enregistrer les quantités produites dans votre budget. Découvrez comment créer des changements budgétaires pour réaffecter des fonds d’un poste budgétaire à un autre.  Voir Configuration du budget.
• Comment créer un ou plusieurs financements pour votre projet. Configurez votre outil de financement et découvrez les éléments à prendre en compte si votre projet comporte plusieurs sources de financement ou méthodes de livraison. Gérez le processus de facturation en amont et créez un registre des paiements reçus. Voir Financement.
• Comment gérer les engagements de votre projet. Découvrez les paramètres de configuration de l’outil Engagements et comment créer des engagements pour vos collaborateurs en aval. Désignez des contacts de facturation pour soumettre des factures en fonction de ces engagements et créez un paiement dans le registre des paiements émis. Voir Engagements.
• Comment améliorer la supervision et la gestion des changements de projet. Choisissez entre gérer les ordres de changement avec ou sans l’outil Événements de changement. Configurez vos paramètres de niveau d’ordre de changement pour vos contrats. Apportez la gestion du changement sur le chantier, en facilitant des approbations plus rapides, une communication plus précise et en éliminant la nécessité de procéder avec des risques. Voir Gestion du changement avec événements de changement et Gestion du changement sans événements de changement.
• Comment administrer le processus de facturation pour les collaborateurs de votre projet. Définissez vos périodes de facturation et choisissez la méthode souhaitée pour votre projet pour créer et soumettre les factures de vos collaborateurs en amont et en aval. Voir Facturation. 
• Comment créer et enregistrer des paiements. Une fois que vos factures ascendantes et descendantes sont approuvées et complétées, vous pouvez créer des paiements dans Procore pour conserver un enregistrement des paiements. Pour les paiements en amont, consultez Créer un enregistrement pour un paiement reçu. Pour les paiements en aval, voir Ajouter un nouveau paiement à l’onglet Paiements effectués d’un engagement.

De nombreuses entreprises conçoivent leur structure des codes budgétaires de manière à ce qu’elle s’aligne sur le CSI MasterFormat. D’autres entreprises décident de mettre en œuvre une structure des codes budgétaires propre à leur secteur d’activité, à leur organisation ou à leur environnement de projet. Quelle que soit la structure, vous pouvez soumettre une demande pour qu’un représentant Procore importe des éléments de segment pour vous ou vous pouvez accélérer le processus d’importation et effectuer vos propres importations à l’aide de l’application Procore Imports.

Pour en savoir plus sur la SDP, voir la page d’accueil Structure de découpage du projet. Nous vous recommandons de lire À propos de la structure de découpage du projet et de revoir les étapes décrites dans Créer la structure de découpage du projet par défaut de votre entreprise et Créer la structure de découpage du projet de votre projet avec votre équipe.  

La première étape lors de la configuration des outils Finances de Procore dans un projet Procore consiste à créer la structure de découpage du projet de votre entreprise. Vous avez également la possibilité de créer une SDP unique au niveau projet.

L’outil Budget affiche des détails sur tous les coûts estimés liés à un projet. La première étape consiste à créer votre budget directement dans Procore (ou vous pouvez également importer un budget existant). Les maîtres d’ouvrage utilisent généralement le budget comme outil interne pour gérer les contrats de projet et les coûts associés aux divers entrepreneurs. Il est également utilisé pour suivre le coût d’achèvement estimé, afin de montrer où vous êtes en dessous ou au-dessus de votre budget dans l’ensemble des projets. Cependant, pour des raisons de confidentialité, les informations budgétaires sont généralement cachées aux collaborateurs externes.

• Configurer un budget
• Importer un budget
• Lire un budget

L’outil Admin au niveau entreprise vous permet de configurer une vue du budget (voir Quelles sont les vues de budget standard de Procore ?), qui est une manière personnalisée de configurer et de visualiser votre budget. Votre vue du budget personnalisé peut inclure une grande variété de colonnes de données, telles que Montant du budget initial, Modifications budgétaires, Budget révisé, Modifications budgétaires en attente, etc.

• Configurer une nouvelle vue du budget

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

Les outils Finances de Procore envoient des données à l'outil Budget par l'entremise des codes budgétaires associés assignés aux postes de chaque outil. Par conséquent, vous pouvez utiliser la fonction Prévision jusqu'à l'achèvement de Procore pour prévoir avec précision le coût supplémentaire estimé de chaque poste.

• Utiliser la fonction Prévision jusqu'à l'achèvement

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

La colonne Modifications budgétaires vous permet de réaffecter des fonds de votre budget pour transférer de l’argent entre les postes budgétaires. Par exemple, si vous réalisez des économies de coûts liées à un code budgétaire parce qu’il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu’un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez retirer des fonds de l’ancien code budgétaire et les ajouter au second en tant que contingence. Étant donné que les modifications budgétaires n’apparaissent que dans l’outil Budget, les membres de l’équipe externe ou les fournisseurs ne verront pas vos ajustements budgétaires internes. Cependant, cela vous donnera une meilleure méthode pour équilibrer stratégiquement les postes budgétaires tout au long de la construction afin de vous assurer de respecter le budget.

• Créer des changements budgétaires

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

La vue Prévisions avancées de Procore permet à votre entreprise de répartir les valeurs budgétaires sur les mois à venir pour aider les équipes de projet à évaluer les conditions de coûts potentielles en créant des vues de prévisions personnalisées avancées et en assignant ces vues aux budgets du projet. Les points importants à noter incluent :

• L’administrateur Procore de votre entreprise peut créer des modèles de prévisions personnalisés à l’aide de la vue « Prévision standard Procore » par défaut du système (voir À propos de la vue Prévision standard Procore) dans l’outil Admin au niveau entreprise.
• Les étapes de configuration des colonnes et d’affectation de la vue aux projets sont similaires aux étapes suivies pour créer des vues du budget, mais spécifiquement conçues pour être utilisées avec un nouvel onglet Prévisions qui est disponible dans l’outil Budget. Pour obtenir des directives, voir Configurer une nouvelle vue de prévisions.

Les coûts directs sont les coûts encourus par votre entreprise qui ne sont pas associés à des engagements (par exemple, les dépenses remboursables et les frais généraux). Les différents types de coûts directs que les utilisateurs peuvent créer dans Procore sont les factures, les dépenses et la paie. Les factures sont reçues d’un fournisseur et sont des coûts qui ne sont pas liés à un engagement avec ce fournisseur. Les dépenses sont utilisées pour suivre les coûts alloués par l’entreprise au projet, pour des éléments tels que les ordinateurs, les téléphones, les déplacements, etc. Vous pouvez également suivre les coûts salariaux mensuels et les classer par code budgétaire afin que les montants salariaux soient reflétés chaque mois dans le budget.

• Créer un coût direct

Pour plus d’informations sur l’outil Coûts directs, voir la page d’accueil Coûts directs.

Les maîtres d’ouvrage ayant une exigence d’approbation budgétaire en amont (ou un entrepreneur général interne) trouvent souvent utile d’utiliser l’outil Financement pour établir des contrats et des factures en amont. Une fois votre budget configuré et visible dans l’outil Budget du projet, vous pouvez créer le financement de votre projet. C’est là que toutes vos factures à recevoir (également appelées facturations en amont) et vos ordres de changement de financement seront créés et gérés.

Si le budget et le financement d’un projet sont identiques, ou s’il s’agit d’un résumé du budget au niveau de la division, le budget peut être utilisé pour créer le financement. Souvent, le budget interne et le financement externe ont des niveaux de détail différents, de sorte que le financement n’est pas simplement un résumé du budget au niveau de la division.

Vous pouvez configurer la ventilation des coûts (VDC) du financement directement dans Procore ou en importer une. Une fois la configuration terminée, votre financement doit être approuvé avant que les utilisateurs du projet puissent créer des ordres de changement ou des factures au maître d’ouvrage. Si vous ne souhaitez pas gérer le financement dans Procore, vous pouvez supprimer l’outil Financement. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

• Créer des financements
• Importer une ventilation des coûts d'un financement à partir d'un fichier CSV
• Approuver un financement

Pour plus d’informations sur l’outil Financement, consultez l’outil Financement.

Si l’outil Financement est désactivé, consultez les liens ci-dessous :

• Comment ajuster ma vue du budget lorsque les outils Contrats clients, Financement ou Contrats principaux sont désactivés dans le compte Procore de mon entreprise ?
• Comment ajuster la vue des prévisions standard Procore lorsque l’outil Contrats clients, Financement ou Contrats principaux est désactivé ?

Une fois le financement validé (ou si vous avez choisi de supprimer l’outil Financement de votre projet parce que vous n’avez pas d’exigence d’approbation budgétaire en amont), vous pouvez mettre en place vos contrats. Dans Procore, il existe deux types de contrats : les bons de commande et les contrats de sous-traitance.

L’outil Événements de changement de Procore a été conçu pour tout projet de travail pouvant potentiellement entraîner un coût supplémentaire. Avec cet outil, vous créez un événement de changement qui aide votre équipe à mieux comprendre le coût potentiel d’un changement, avant qu’il ne devienne un coût réel. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez ensuite utiliser l’outil pour créer une DDD (Demande de devis), qui est envoyée aux collaborateurs en aval appropriés pour tarification.

Une fois les DDD créées et que vos sous-traitants ont répondu avec un devis, votre équipe peut également créer des ordres de changement basés sur le devis soumis. Vous pouvez configurer votre flux de travail d’ordre de changement en définissant le nombre de niveaux d’ordre de changement : un, deux ou trois niveaux. Un plus grand nombre de niveaux d’ordres de changement rend le flux de travail plus complexe, mais offre un contrôle accru. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de changement dans Finances ?

Une fois que vous avez élaboré vos contrats d’engagement, vous pouvez créer des ordres de changement pour tenir compte des coûts supplémentaires. Bien que la plupart des propriétaires préfèrent commencer par utiliser les niveaux d’ordre de changement à 2 niveaux, il existe le choix de le configurer pour utiliser un paramètre à 1, 2 ou 3 niveaux. Un plus grand nombre de niveaux d’ordres de changement rend le flux de travail plus complexe, mais offre un contrôle accru.

Au fur et à mesure que le projet avance et que ses contrats sont créés et approuvés, vous pouvez commencer à inviter des collaborateurs à vous facturer. Il existe deux (2) types de factures dans Procore : 

• Factures de financement. Si vous êtes un maître d’ouvrage de projet recevant un financement d’une banque et que vous avez besoin de créer des demandes de paiement, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de préremplissage de Procore pour créer une facture au maître d’ouvrage. Grâce à la fonction de pré-remplissage disponible sur les factures au maître d’ouvrage, Procore vous permet de créer une facture au maître d’ouvrage qui extrait automatiquement tous les montants facturés des factures de sous-traitants approuvées de votre projet, des coûts directs pertinents et des ordres de changement d’engagement approuvés. Procore peut également compiler ces données dans un PDF lorsque vous devez créer votre demande de tirage ou votre application de paiement.
• Factures des sous-traitants/sous-traitants. Si vous avez des contrats en aval gérés dans l’outil Engagements de Procore (par exemple, vos entrepreneurs, sous-traitants et autres entrepreneurs spécialisés), vous pouvez également créer des factures en aval. Ces factures sont utilisées par vos collaborateurs en aval pour vous facturer le travail qu’ils effectuent au fur et à mesure de l’avancement du projet. 

Pour en savoir plus sur la facturation dans Procore :

• Gérer les périodes de facturation
• Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance
• Créer une facture de financement
• Créer une facture au nom d’un sous-traitant (dans ce contexte, un « sous-traitant » peut être un entrepreneur ou un entrepreneur général)

Pour plus d’informations, voir la page d’accueil Engagements et la page d’accueil Financement.

Une fois les factures au maître d'ouvrage et les factures des sous-traitants approuvées et complétées, vous pouvez créer des paiements dans Procore pour conserver un dossier des paiements reçus.

• Suivre les factures au maître d’ouvrage effectuées du côté du financement :
  • Créer un paiement reçu pour une facture de financement
• Suivre les demandes de tirage effectuées du côté des engagements. Lorsque vous mettez régulièrement à jour l’onglet Paiements émis , la colonne « Paiements effectués » de vos rapports budgétaires est automatiquement mise à jour pour refléter ces changements.
  • Ajouter un nouveau paiement à l'onglet Paiements effectués d'un engagement

Pour plus d’informations, voir la page d’accueil Engagements et la page d’accueil Contrat principal.