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Procore

Ajouter les colonnes de la fonction « Modifications budgétaires » à une vue du budget

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La nouvelle fonctionnalité Changements budgétaires est conçue pour remplacer la fonction de modifications budgétaires existantes. Une fois que vous avez transféré les modifications budgétaires, vous n’avez plus accès à la fonction de modifications budgétaires. Si vous avez des questions avant que votre entreprise commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir plus sur la chronologie de la migration, voir : Questions courantes.

Objectif

Pour ajouter les colonnes recommandées pour la fonction « Modifications budgétaires » à une vue du budget de Procore.

Contexte

La fonctionnalité « Modifications budgétaires » de Procore offre aux chefs de projet un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les modifications ayant un impact sur le budget. Qu'il s'agisse d'une augmentation, d'une diminution ou d'une modification budgétaire nette nulle (0), cette fonctionnalité élimine le besoin de créer un poste budgétaire distinct dans Procore. Elle vous permet également de refléter le coût et le revenu réels de votre changement sur le budget d'un projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Droits de niveau « Admin » sur l'outil d'administration au niveau entreprise.
  • Informations supplémentaires :

Conditions préalables 

Procédure

Étape 1 : Ajouter ou modifier une vue du budget

Lors de l'ajout des colonnes détaillées dans cet article, vous avez les choix suivants :

Après avoir choisi l'option préférée pour votre vue du budget, ajoutez toutes les colonnes recommandées en suivant les étapes détaillées ci-dessous.  

Exemple

Pour les étapes suivantes, nous avons créé une nouvelle vue du budget basée sur la vue Budget Procore standard, qui se trouve en haut de la liste sous « Vues standard ».

create-procore-standard-budget.png

Nous avons également nommé notre nouvelle vue « Modifications budgétaires ». Cependant, vous pouvez nommer votre vue du budget comme vous le souhaitez. Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur le bouton Configurer les colonnes. Procédez ensuite en ajoutant les colonnes source et calculées recommandées.

configure-columns-budget-changes.png

Étape 2 : Ajouter les colonnes sources pour la fonction de modifications budgétaires

Vous commencerez par ajouter les colonnes sources recommandées comme suit :

Ajouter la colonne source « ODG approximatif du budget ».

Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », procédez comme suit pour ajouter une nouvelle colonne source nommée « Budget ROM ». Cette colonne permet à votre équipe de prévoir l'impact potentiel qu'un changement peut avoir sur votre budget. Selon les paramètres « Budget ROM » dans la page Configurer les paramètres de l'outil Événements de changement, vous pouvez configurer cette colonne pour refléter la valeur de l' ordre de grandeur approximatif dans votre budget en tant que Coût ou Revenu . Pour en savoir plus, consultez Configurer les paramètres : Événements de changement et Qu'est-ce que la colonne « Budget OD/Budget » dans l'outil Budget de Procore ?

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes dans l'outil Admin de l'entreprise… Paramètres
  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Créer une colonne source au centre de la fenêtre.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Créer et choisissez Source dans la liste déroulante.
  2. Dans le champ Nom de la colonne , tapez : ODG approximatif du budget
  3. Dans la liste déroulante Source de la colonne, sélectionnez Événements de changement.
  4. Cochez la case ODG approximatif du budget .
    Remarque
    Dans les étapes suivantes, les paramètres recommandés par Procore pour les cases à cocher sont marqués d'un astérisque (*). Cependant, vous pouvez adapter vos paramètres en fonction de votre environnement.
  5. Sous Modifications budgétaires, cochez les cases souhaitées :
    • Avec modification budgétaire
      Cette option inclut les montants de la modification du budget dans la colonne "ODG approximatif du budget".
    • Sans modification budgétaire *
      Cette option exclut les montants de modification du budget de la colonne « ODG approximatif du budget ».
  6. Sous Portée des travaux, cochez toutes les cases souhaitées :
    • Dans la Portée des travaux *
    • Hors de la Portée des travaux *
    • À déterminer *
    • Aucune Portée des travaux associée *
  7. Sous Statut de l'événement de changement, cochez toutes les cases souhaitées :
    • Ouvert *
    • Fermé *
    • En attente *
    • Annulé
  8. Cliquez sur Enregistrer .
    Procore ajoute la nouvelle colonne à la liste Source sur la gauche. 
 source-column-budget-rom.png

Ajouter la colonne source « Modifications budgétaires ».

Dans la fenêtre « Configuration des colonnes », suivez ces étapes pour ajouter une nouvelle colonne source nommée « Modifications budgétaires ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes dans l'outil Admin de l'entreprise… Paramètres
  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Créer une colonne source au centre de la fenêtre.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Créer et choisissez Source dans la liste déroulante.
  2. Dans le champ Nom de la colonne, tapez : Modifications budgétaires.
  3. Dans la liste déroulante Source de la colonne, sélectionnez Modifications budgétaires.
  4. Cochez la case Ajustements de modification budgétaire. Un ajustement de modification budgétaire représente une modification formelle de votre budget.
    Remarque
    Dans les étapes suivantes, les paramètres recommandés par Procore pour les cases à cocher sont marqués d'un astérisque (*). Cependant, vous pouvez adapter vos paramètres en fonction de votre environnement.
  5. Sous Portée des travaux, cochez toutes les cases souhaitées :
    • Dans la Portée des travaux *
    • Hors de la Portée des travaux *
    • À déterminer *
    • Aucune Portée des travaux associée *
  6. Sous Statut, cochez toutes les cases souhaitées :
    • Ébauche *
    • En cours d'examen *
    • Approuvé *
    • Annulé
  7. Cliquez sur Enregistrer . 
    Ceci ajoute la nouvelle colonne à la liste Source sur la gauche. 
 source-column-budget-changes.png

Étape 3 : Modifier les colonnes calculées pour la fonction de modifications budgétaires

Ensuite, vous allez modifier les colonnes calculées existantes (ou en ajouter de nouvelles) pour inclure les nouvelles colonnes sources dans les formules des colonnes calculées.

Ajouter ou modifier la colonne calculée « Budget révisé ».

Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », suivez ces étapes pour modifier la colonne « Budget révisé » existante pour la fonction de modifications budgétaires. L'ajout de cette colonne permet à votre équipe de projet de voir l'impact du changement sur votre budget.

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes dans l'outil Admin de l'entreprise… Paramètres
  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Créer une colonne calculée au centre de la fenêtre.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Créer et choisissez Calculé dans la liste déroulante.
  2. Sous « Calculé » à gauche, mettez en surbrillance la colonne Budget révisé pour faire apparaître la section « Afficher la formule ».
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans le champ Nom de la colonne , choisissez parmi les options :
    • Conservez le nom de la colonne existante : Budget révisé
      OU
    • Créer un nouveau nom de colonne : Budget révisé (+Modifications)
  5. Dans la liste déroulante Format , assurez-vous que Devise est sélectionné.
  6. Gardez Montant du budget initial sélectionné dans la liste déroulante du haut.
  7. Cliquez sur les liens Supprimer .
  8. Sélectionnez ces paramètres de calcul comme indiqué dans les listes déroulantes :
    • Montant du budget initial
    • Signe plus (+)
    • Modifications budgétaires en cours
  9. Facultatif. Gardez la case Autoriser les sous-totaux et les totaux cochée.
  10. En fonction de votre choix à l'étape 4 ci-dessus :
    • Cliquez sur Mettre à jour. Cela met à jour la formule de la colonne calculée dans la vue du budget.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer comme nouveau. Cela ajoute une nouvelle colonne calculée à la vue du budget.
 calculated-column-revised-budget.png

Ajouter la colonne calculée « Budget des coûts prévus ».

Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », suivez ces étapes pour ajouter une colonne calculée appelée « Budget des coûts du projet ». L'ajout de cette colonne vous permet d'inclure les modifications budgétaires afin que votre équipe puisse suivre le coût prévu jusqu'à l'achèvement du projet dans l'outil Budget du projet.

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes dans l'outil Admin de l'entreprise… Paramètres
  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Créer une colonne calculée au centre de la fenêtre.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Créer et choisissez Calculé dans la liste déroulante.
  2. Sous « Calculé » à gauche, mettez en surbrillance la colonne Budget révisé pour faire apparaître la section « Afficher la formule ».
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans le champ Nom de la colonne, tapez : Budget des coûts prévus.
  5. Dans la liste déroulante Format , assurez-vous que Devise est sélectionné.
  6. Gardez Montant du budget initial sélectionné dans la liste déroulante du haut.
  7. Cliquez sur les liens Supprimer .
  8. Sélectionnez ces paramètres de calcul comme indiqué dans les listes déroulantes :
    • Montant du budget initial
    • Signe plus (+)
    • ODG approximatif du budget
    • Signe plus (+)
    • Modifications budgétaires en cours
  9. Facultatif. Gardez la case Autoriser les sous-totaux et les totaux cochée.
  10. En fonction de votre choix à l'étape 4 ci-dessus :
    • Cliquez sur Mettre à jour. Cela met à jour la formule de la colonne calculée dans la vue du budget.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer comme nouveau. Cela ajoute une nouvelle colonne calculée à la vue du budget.
 projected-cost-budget-calculated-column.png

Étape 4 : Prévisualiser la vue du budget

Ensuite, vous pouvez prévisualiser vos nouvelles colonnes dans la zone « Configuration des colonnes » et en sélectionnant différents projets dans la liste déroulante « Prévisualiser avec le projet ». Les nouvelles colonnes apparaissent sur le côté droit du budget. Enfin, vous pouvez affecter la vue du budget à un ou plusieurs projets Procore du compte de votre entreprise en utilisant les options de la liste déroulante « Assigner aux projets ».

Exemple

Vous trouverez ci-dessous un exemple des nouvelles colonnes que vous pouvez ajouter à une vue budgétaire Procore, après qu'elle ait été assignée à un projet.

preview-column-configuration.png

Étape 5 : Assigner la vue budgétaire à vos projets

Lorsque vous êtes prêt à procéder, assignez la vue du budget à un, plusieurs ou tous les projets. Il suffit de sélectionner les options dans la liste « Assigner aux projets ».

assign-budget-changes-view-to-project.png