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Procore

Ajouter une assurance à un enregistrement d'entreprise dans l'annuaire de l'entreprise

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Objectif

Ajouter des informations d'assurance aux enregistrements de l'entreprise dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.

Contexte

Un directeur d'assurance peut utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter des informations d'assurance (par exemple, des polices d'assurance, des certificats d'assurance et d'autres documents justificatifs) pour les entrepreneurs, sous-traitants ou autres fournisseurs qui ont des enregistrements de l'entreprise dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Droits de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil de répertoire au niveau entreprise avec le droit granulaire « Créer et modifier des entreprises » activé sur votre modèle de droits.
      OU
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'annuaire au niveau entreprise.
  • Recommandations :
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, ce qui suit est également vrai :
    • L'assurance du vendeur provenant de Sage 300 CRE® sera synchronisée avec l'assurance de Procore : Type d'assurance (par exemple, général, automobile, responsabilité civile complémentaire et travailleur), Date d'entrée en vigueur, Date d'expiration, Montant limite, Nom et Numéro de police. 
  • Informations supplémentaires :
    • Les mises à jour apportées au dossier d'assurance d'un fournisseur sont répertoriées dans l'onglet Historique des modifications. 
    • Suivez les étapes ci-dessous uniquement lorsque vous souhaitez ajouter une assurance globale (également appelée « assurance de l'entreprise ») à l'enregistrement de l'entreprise.
    • Si vous souhaitez ajouter une assurance spécifique au projet à un enregistrement de fournisseur, vous devez le faire dans l'annuaire du projet. Voir Ajouter une assurance de projet à un enregistrement d'entreprise dans l'annuaire du projet .

Procédure

Ajouter des informations d'assurance pour un fournisseur

  1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur l'onglet Entreprises .
  3. Cliquez sur Modifier en regard de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez ajouter l'assurance.
  4. Dans l'enregistrement du fournisseur, cliquez sur l'onglet Assurance.
  5. Cliquez sur +Ajouter une assurance de l'entreprise.
  6. Dans Ajouter une assurance à [Nom de l'entreprise] Informations sur les assurances (globales) page, procédez comme suit :

    • Type. Saisissez le type de couverture d'assurance (p. ex. responsabilité civile générale, responsabilité complémentaire/supplémentaire, risque du constructeur, responsabilité civile professionnelle, couverture contre la pollution, etc.).

    • Fournisseur d'assurance. Saisissez le nom de la compagnie d'assurances exactement comme il apparaît sur le certificat d'assurance.

    • Numéro de police. Saisissez le numéro de police complet exactement tel qu'il apparaît sur votre certificat.

    • Exempt. Si l'entreprise pour laquelle vous saisissez des informations d'assurance détient un certificat ou un affidavit d'exemption, cochez cette case (par exemple, indemnisation des accidents du travail).

    • Montant limite : Saisissez le montant limite de l'assurance dans cette case (par exemple, si votre montant limite unique combiné est de deux millions de dollars, saisissez 2 000 000). Remarque : Vous pouvez saisir jusqu'à dix-sept (17) caractères.

    • Informations reçues : cochez cette case si vous avez reçu l'ensemble des documents concernant cette assurance.

    • Date d'entrée en vigueur : saisissez la date d'entrée en vigueur telle qu'elle apparaît sur l'attestation.

    • Date d'expiration : entrez la date d'expiration telle qu'elle apparaît sur l'attestation.

    • Envoyer une notification d'expiration ? Cochez cette case pour que les e-mails de notification automatiques soient envoyés aux utilisateurs désignés comme gestionnaires d'assurance dans votre annuaire et aux contacts principaux et de facturation du fournisseur lorsque l'assurance est sur le point d'expirer. Voir Qui reçoit les e-mails de notification à l'expiration de l'assurance d'un fournisseur ?

    • Statut. Sélectionnez l'un des statuts informationnels par défaut de Procore dans la liste déroulante. Voir Quels sont les statuts par défaut des assurances dans Procore ?
      Notes :

      • Le paramètre de statut par défaut lors de l'ajout de nouvelles informations sur l'assurance est défini sur Conforme. Toutefois, il incombe à la personne qui effectue la saisie des données de s'assurer que le paramètre de statut est exact. Lorsque l'assurance expire (en fonction des données saisies dans le champ « Date d'expiration »), le statut passe automatiquement à Non-conforme. Pour modifier le statut, voir Mise à jour de l'assurance arrivant à expiration pour un fournisseur dans l'annuaire des entreprises.
      • Les normes de conformité et d'enregistrement varient d'un pays à l'autre, d'un état à l'autre, d'une ville à l'autre, et l'utilisation doit toujours être régie par les normes et exigences de votre organisation.
      • Le changement de statut à un moment ultérieur ne déclenchera PAS de notification par e-mail. Les notifications par e-mail ne sont envoyées au gestionnaire d'assurance désigné que lorsqu'elles sont déclenchées par la date d'expiration. Lorsque l'assurance a expiré, le statut passe automatiquement à Non-conforme. Voir Désigner un gestionnaire d'assurance pour votre entreprise Procore.

    • Remarques. Saisissez toute information supplémentaire concernant l'assurance. 

    • Assuré supplémentaire. Ajoutez une entrée de texte libre sur toute entité assurée supplémentaire pour le certificat d'assurance (COI). 

    • Pièces jointes: Cliquez sur le lien Joindre le(s) fichier(s) ou utilisez la zone Glisser-déposer le(s) fichier(s) pour ajouter ici la police d'assurance, les certificats et les affidavits pertinents.

  7. Cliquez sur Ajouter.
    Ceci ajoute les informations en tant que poste dans l'onglet Assurance du fournisseur.