Objectif
Ajouter des informations d'assurance aux enregistrements de l'entreprise dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.
Contexte
Un directeur d’assurance peut utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter des informations d’assurance (par exemple, des polices d’assurance, des certificats d’assurance et d’autres documents justificatifs) pour les entrepreneurs, sous-traitants ou autres fournisseurs qui ont des enregistrements de l’entreprise dans l’outil Annuaire au niveau entreprise. Voir Désigner un directeur d’assurance pour votre entreprise Procore.
Éléments à prendre en compte
- Utilisateur requis Autorisations
- Les mises à jour apportées au dossier d'assurance d'un fournisseur sont répertoriées dans l'onglet Historique des modifications.
- Suivez les étapes ci-dessous uniquement lorsque vous souhaitez ajouter une assurance à l’enregistrement de l’entreprise pour tous les projets. Si vous souhaitez ajouter une assurance spécifique au projet à un enregistrement de fournisseur, suivez les étapes pour Ajouter une assurance de projet à un enregistrement d’entreprise dans l’annuaire du projet.
- Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, ce qui suit est également vrai :
- L’assurance du vendeur de Sage 300 CRE® sera synchronisée avec l’assurance de Procore : Type d’assurance (par exemple, général, automobile, responsabilité civile complémentaire et travailleur), Date d’entrée en vigueur, Date d’expiration, Montant limite, Nom et Numéro de police.
Procédure
- Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise.
- Cliquez sur l'onglet Entreprises .
- Cliquez sur Modifier à côté de l’entreprise.
- Dans l'enregistrement du fournisseur, cliquez sur l'onglet Assurance.
- Cliquez sur Ajouter une assurance de l’entreprise.
- Dans Ajouter une assurance à [Nom de l'entreprise] Informations sur les assurances (globales) page, procédez comme suit :
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Type. Saisissez le type de couverture d'assurance (p. ex. responsabilité civile générale, responsabilité complémentaire/supplémentaire, risque du constructeur, responsabilité civile professionnelle, couverture contre la pollution, etc.).
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Fournisseur d'assurance. Saisissez le nom de la compagnie d'assurances exactement comme il apparaît sur le certificat d'assurance.
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Numéro de police. Saisissez le numéro de police complet exactement tel qu'il apparaît sur votre certificat.
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Exempt. Si l'entreprise pour laquelle vous saisissez des informations d'assurance détient un certificat ou un affidavit d'exemption, cochez cette case (par exemple, indemnisation des accidents du travail).
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Montant limite : Saisissez le montant limite de l'assurance dans cette case (par exemple, si votre montant limite unique combiné est de deux millions de dollars, saisissez 2 000 000). Remarque : Vous pouvez saisir jusqu'à dix-sept (17) caractères.
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Informations reçues : cochez cette case si vous avez reçu l'ensemble des documents concernant cette assurance.
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Date d'entrée en vigueur : saisissez la date d'entrée en vigueur telle qu'elle apparaît sur l'attestation.
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Date d'expiration : entrez la date d'expiration telle qu'elle apparaît sur l'attestation.
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Statut. Sélectionnez l'un des statuts informationnels par défaut de Procore dans la liste déroulante. Voir Quels sont les statuts par défaut des assurances dans Procore ?
Notes :
- Le paramètre de statut par défaut lors de l'ajout de nouvelles informations sur l'assurance est défini sur Conforme. Toutefois, il incombe à la personne qui effectue la saisie des données de s'assurer que le paramètre de statut est exact. Lorsque l'assurance expire (en fonction des données saisies dans le champ « Date d'expiration »), le statut passe automatiquement à Non-conforme. Pour modifier le statut, voir Mise à jour de l'assurance arrivant à expiration pour un fournisseur dans l'annuaire des entreprises.
- Les normes de conformité et d'enregistrement varient d'un pays à l'autre, d'un état à l'autre, d'une ville à l'autre, et l'utilisation doit toujours être régie par les normes et exigences de votre organisation.
- Le changement de statut à un moment ultérieur ne déclenchera PAS de notification par e-mail. Les notifications par e-mail ne sont envoyées au gestionnaire d'assurance désigné que lorsqu'elles sont déclenchées par la date d'expiration. Lorsque l'assurance a expiré, le statut passe automatiquement à Non-conforme. Voir Désigner un gestionnaire d'assurance pour votre entreprise Procore.
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Remarques. Saisissez toute information supplémentaire concernant l'assurance.
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Assuré supplémentaire. Ajoutez une entrée de texte libre sur toute entité assurée supplémentaire pour le certificat d'assurance (COI).
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Pièces jointes: Cliquez sur le lien Joindre le(s) fichier(s) ou utilisez la zone Glisser-déposer le(s) fichier(s) pour ajouter ici la police d'assurance, les certificats et les affidavits pertinents.
- Cliquez sur Ajouter.