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Procore

Ajouter une assurance à un enregistrement d'entreprise dans l'annuaire de l'entreprise

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Objectif

Ajouter des informations d'assurance aux enregistrements de l'entreprise dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.

Contexte

Un directeur d’assurance peut utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter des informations d’assurance (par exemple, des polices d’assurance, des certificats d’assurance et d’autres documents justificatifs) pour les entrepreneurs, sous-traitants ou autres fournisseurs qui ont des enregistrements de l’entreprise dans l’outil Annuaire au niveau entreprise. Voir Désigner un directeur d’assurance pour votre entreprise Procore.

 Conseil
Si vous souhaitez ajouter un fournisseur d'assurance en tant que fournisseur/entreprise dans l'annuaire de votre entreprise, ajoutez-le d'abord. Voir Ajouter ou modifier un fournisseur/une entreprise dans l'annuaire de l'entreprise. 

Éléments à prendre en compte

  • Utilisateur requis Autorisations
  • Les mises à jour apportées au dossier d'assurance d'un fournisseur sont répertoriées dans l'onglet Historique des modifications. 
  • Suivez les étapes ci-dessous uniquement lorsque vous souhaitez ajouter une assurance à l’enregistrement de l’entreprise pour tous les projets. Si vous souhaitez ajouter une assurance spécifique au projet à un enregistrement de fournisseur, suivez les étapes pour Ajouter une assurance de projet à un enregistrement d’entreprise dans l’annuaire du projet.
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, ce qui suit est également vrai :
    • L’assurance du vendeur de Sage 300 CRE® sera synchronisée avec l’assurance de Procore : Type d’assurance (par exemple, général, automobile, responsabilité civile complémentaire et travailleur), Date d’entrée en vigueur, Date d’expiration, Montant limite, Nom et Numéro de police. 

Procédure

  1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur l'onglet Entreprises .
  3. Cliquez sur Modifier à côté de l’entreprise.
  4. Dans l'enregistrement du fournisseur, cliquez sur l'onglet Assurance.
  5. Cliquez sur Ajouter une assurance de l’entreprise.
  6. Dans Ajouter une assurance à [Nom de l'entreprise] Informations sur les assurances (globales) page, procédez comme suit :

    • Type. Enter the type of insurance coverage (e.g., General Liability, Umbrella/Excess Liability, Builder's Risk, Professional Liability, Pollution Coverage, and so on). 

    • Insurance Provider. Input the insurance carrier's name exactly as it appears on the insurance certificate.

    • Policy Number. Type the full policy number exactly as it appears on your certificate.

    • Exempt. If the company for which you are entering insurance information holds a certificate or affidavit of exemption, mark this checkbox (e.g., Workers' Compensation).

    • Limit Amount: Enter the limit amount for the insurance in this box (e.g., If your combined single limit amount is two million dollars, enter 2,000,000). Note: You can enter up to seventeen (17) characters.

    • Information Received: Mark this checkbox if you received the complete set of paperwork regarding this insurance.

    • Effective Date: Enter the effective date as it appears on the certificate.

    • Expiration Date: Enter the expiration date as it appears on the certificate.

    • Send Expiration Notification?: Mark this checkbox to have automatic notification emails sent to users designated as insurance managers in your Directory and the vendor's primary contact and invoice contacts when the insurance is about to expire. See Who receives notification emails when a vendor's insurance expires?

    • Status. Select one of Procore's default informational statuses from the drop-down list. See What are the default statuses for insurance in Procore?
      Notes:

      • The default status setting when adding new insurance information is set to Compliant. However, it is up to the person performing the data entry to ensure that the status setting is accurate. When the insurance expires (based on the data entered in the 'Expiration Date' field), the status automatically changes to Non-Compliant. To change the status, see Update Expiring Insurance for a Vendor in the Company Directory.
      • Compliance and registration standards vary between countries, states, cities, and usage must always be governed by your organization's standards and requirements.
      • Changing a status at a later time will NOT trigger an email notification. Email notifications are only sent to the designated Insurance Manager when triggered by the Expiration Date. When insurance has expired, the status will automatically change to non-compliant. See Designate an Insurance Manager for Your Procore Company.

    • Notes. Type any additional information about the insurance. 

    • Additional Insured. Add a free-text entry about any additional insured entities for the Certificate of Insurance (COI). 

    • Attachments: Click the Attach File(s) link or use the Drag-and-Drop File(s) area to add the relevant insurance policy, certificates, and any affidavits here. 

  7. Cliquez sur Ajouter.

Voir aussi