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Procore

Ajouter une assurance de projet à un enregistrement d'entreprise dans l'annuaire du projet

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Objectif

Ajouter des informations d'assurance de projet à un enregistrement de l'entreprise dans l'outil Annuaire au niveau projet.

Contexte

Un directeur d'assurance peut utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter des informations d'assurance (par exemple, des polices d'assurance et des certificats) pour les entrepreneurs, sous-traitants et autres fournisseurs qui ont des enregistrements de l'entreprise dans l'outil Annuaire au niveau projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Si vous avez activé l'outil Intégrations ERP pour Sage 300 CRE, le système verrouille les champs d'assurance suivants quand un Sage 300 CRE® fournisseur avec des informations sur l'assurance est synchronisé avec Procore : type d'assurance (par ex., générale, automobile, responsabilité civile complémentaire et travailleur), date d'entrée en vigueur, date d'expiration, montant limite, nom et numéro de police.
    • Les mises à jour de l'assurance sont enregistrées dans l'onglet « Historique des changements » de l'enregistrement de l'entreprise.
    • Si vous souhaitez ajouter le fournisseur d'assurance en tant que fournisseur/entreprise dans l'annuaire des projets ou des entreprises, ajoutez d'abord le fournisseur. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ou Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise. 

Procédure

  1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Entreprises .
  3. Cliquez sur Modifier à côté de l'entreprise à laquelle vous souhaitez ajouter des informations sur l'assurance.  
  4. Cliquez sur l'onglet Assurance .
  5. Cliquez sur Ajouter une assurance de projet.
  6. Saisissez les données comme suit :
    Remarque : si vous avez activé l'outil Intégrations ERP pour Sage 300 CRE, le système verrouille les champs d'assurance suivants lorsqu'un fournisseur Sage 300 CRE avec des informations d'assurance est synchronisé avec Procore : Type d'assurance (par exemple, Générale, Automobile, Responsabilité civile, et Travailleur), Date d'entrée en vigueur, Date d'expiration, Montant limite, Nom et Numéro de police.
    • Type. Saisissez le type de couverture d'assurance (par exemple, responsabilité civile générale, responsabilité complémentaire/supplémentaire, risque du constructeur, responsabilité civile professionnelle, couverture contre la pollution, etc.). 
    • Fournisseur d'assurance. Saisissez le nom de la compagnie d'assurances exactement comme il apparaît sur le certificat d'assurance.
    • Numéro de police. Saisissez le numéro de police complet exactement tel qu'il apparaît sur votre certificat.
    • Exempt. Si l'entreprise pour laquelle vous saisissez des informations d'assurance détient un certificat ou un affidavit d'exemption, cochez cette case (par exemple, indemnisation des accidents du travail).
    • Montant limite. Saisissez le montant limite de l'assurance dans cette case (par exemple, si le montant limite unique combiné est de deux millions de dollars, saisissez 2 000 000).
      Remarque : vous pouvez saisir jusqu'à dix-sept (17) caractères dans la case Montant limite.
    • Informations reçues. Cochez cette case si vous avez reçu l'ensemble des documents relatifs à cette assurance.
    • Date d'entrée en vigueur. Saisissez la date d'entrée en vigueur telle qu'elle apparaît sur l'attestation.
    • Date d'expiration. Saisissez la date d'expiration telle qu'elle apparaît sur l'attestation.
    • Envoyer une notification d'expiration ?: cochez cette case pour envoyer des e-mails de notification automatique aux utilisateurs désignés comme directeur d'assurance dans votre annuaire ainsi qu'aux contacts principaux et aux contacts de facturation du fournisseur lorsque l'assurance est sur le point d'expirer. Voir Qui reçoit des e-mails de notification à l'expiration de l'assurance d'un fournisseur ?
    • Statut. Sélectionnez l'un des statuts d'information par défaut de Procore dans la liste déroulante. Voir . Quels sont les statuts par défaut pour l'assurance dans Procore ?
      Remarques :
      • Dans la mesure où les normes de conformité et d'enregistrement peuvent varier selon les pays, les États, les villes et en fonction des normes et exigences de votre organisation, il est recommandé que votre organisation décide de la meilleure façon d'appliquer les statuts d'information disponibles aux fournisseurs dans l'annuaire des entreprises de votre organisation.
      • Modifier un statut ultérieurement ne déclenchera pas de notification par e-mail automatisées, car les notifications par e-mail automatisées de Procore au directeur d'assurance sont associées à la date d'expiration.
    • Remarques. Saisissez toute information supplémentaire concernant l'assurance. 
    • Assuré supplémentaire. Ajoutez une entrée de texte libre sur toute entité assurée supplémentaire pour le certificat d'assurance (COI). 
    • Pièces jointes. Cliquez sur le lien Joindre les fichiers ou utilisez la zone Glisser-déposer les fichierspour ajouter ici la police d'assurance, les attestations et les déclarations sous serment pertinents. 
  7. Cliquez sur Ajouter.
    Ceci ajoute les informations sur l'assurance à l'onglet Assurance.