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Procore

Ajouter une assurance de projet à un enregistrement d'entreprise dans l'annuaire du projet

Objectif

Ajouter des informations d'assurance de projet à un enregistrement de la compagnie dans l'outil Répertoire au niveau du projet.

Contexte

Un directeur d'assurance peut utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter des informations d'assurance (par exemple, des polices d'assurance et des certificats) pour les entrepreneurs, sous-traitants et autres fournisseurs qui ont des enregistrements de la compagnie dans l'outil Répertoire au niveau du projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'annuaire du projet.
  • Recommandations :
  • Informations supplémentaires :
    • Si vous avez activé l'outil Intégrations ERP pour Sage 300 CRE, le système verrouille les champs d'assurance suivants quand un Sage 300 CRE® fournisseur avec des informations sur l'assurance est synchronisé avec Procore : type d'assurance (par ex., générale, automobile, responsabilité civile complémentaire et travailleur), date d'entrée en vigueur, date d'expiration, montant limite, nom et numéro de police.

    • Les mises à jour de l'assurance sont enregistrées dans l'onglet Historique des changements.

Démo

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Procédure

  1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau projet.
  2. Choisissez l'une de ces options :
    • Recherchez l'entreprise souhaitée dans la liste et cliquez sur Modifier.
      OU
    • Cliquez sur Ajouter une entreprise dans la barre latérale. 
  3. Dans le dossier de l'entreprise, cliquez sur l'onglet Assurance.
  4. Cliquez sur Ajouter une assurance de projet.
  5. Complétez l'entrée des données comme suit :
    Remarque : si vous avez activé l'outil Intégrations ERP pour Sage 300 CRE, le système verrouille les champs d'assurance suivants lorsqu'un fournisseur Sage 300 CRE avec des informations d'assurance est synchronisé avec Procore : Type d'assurance (par exemple, Générale, Automobile, Responsabilité civile et Travailleur), Date d'entrée en vigueur, Date d'expiration, Montant limite, Nom et Numéro de police.
    • Type. Saisissez le type de couverture d'assurance (par exemple, responsabilité civile générale, responsabilité complémentaire/supplémentaire, risque du constructeur, responsabilité civile professionnelle, couverture contre la pollution, etc.). 
    • Fournisseur d'assurance. Saisissez le nom de la compagnie d'assurances exactement comme il apparaît sur le certificat d'assurance.
    • Numéro de police. Saisissez le numéro de police complet exactement tel qu'il apparaît sur votre certificat.
    • Exempt. Si l'entreprise pour laquelle vous saisissez des informations d'assurance détient un certificat ou un affidavit d'exemption, cochez cette case (par exemple, indemnisation des accidents du travail).
    • Montant limite. Saisissez le montant limite de l'assurance dans cette case (par exemple, si le montant limite unique combiné est de deux millions de dollars, saisissez 2 000 000).
      Remarque : vous pouvez saisir jusqu'à dix-sept (17) caractères dans la case Montant limite.
    • Informations reçues. Cochez cette case si vous avez reçu l'ensemble des documents relatifs à cette assurance.
    • Date d'entrée en vigueur. Saisissez la date d'entrée en vigueur telle qu'elle apparaît sur l'attestation.
    • Date d'expiration. Saisissez la date d'expiration telle qu'elle apparaît sur l'attestation.
    • Envoyer une notification d'expiration ? Cochez cette case pour que les e-mails de notification automatiques soient envoyés aux utilisateurs désignés comme gestionnaires d'assurance dans votre annuaire et aux contacts principaux et de facturation du fournisseur lorsque l'assurance est sur le point d'expirer. Voir Qui reçoit les e-mails de notification à l'expiration de l'assurance d'un fournisseur ?
    • Statut. Sélectionne l'une des valeurs par défaut de Procore pour les statuts d'information depuis la liste déroulante. Voir Quels sont les statuts par défaut pour l'assurance dans Procore ?
      Remarques :
      • Dans la mesure où les normes de conformité et d'enregistrement peuvent varier selon les pays, les États, les villes et en fonction des normes et exigences de votre organisation, il est recommandé que votre organisation décide de la meilleure façon d'appliquer les statuts d'information disponibles aux fournisseurs dans l'annuaire des entreprises de votre organisation.
      • Modifier un statut ultérieurement ne déclenchera pas de notification par e-mail automatisées, car les notifications par e-mail automatisées de Procore au directeur d'assurance sont associées à la date d'expiration.
    • Pièces jointes. Cliquez sur le lien Joindre les fichiers ou utilisez la zone Glisser-déposer les fichiers pour ajouter ici la police d'assurance, les attestations et les déclarations sous serment pertinents.
  6. Cliquez sur Ajouter.
    Ceci ajoute les informations sur l'assurance à l'onglet Assurance. 

Voir également