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Procore

Créer des modifications budgétaires

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Phase de lancement
La nouvelle fonction Modifications budgétaires est conçue pour remplacer la fonction de modifications budgétaires existante. Une fois que vous aurez migré vers Modifications budgétaires, vous n’aurez plus accès à la fonction de modifications budgétaires. Si vous avez des questions avant que votre entreprise ne commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir plus sur le calendrier de migration, consultez : Questions courantes.

Contexte

Une modification budgétaire déplace les fonds de votre budget d’un secteur de coûts ou de revenus spécifique vers un autre secteur de coûts ou de revenus. Les utilisateurs peuvent créer des changements budgétaires pour s’assurer que votre équipe dispose d’une méthode pour déplacer et auditer les valeurs budgétaires entre les activités de projet et les lots de travaux associés à votre projet de construction. Avec le formulaire « Créer un nouveau changement budgétaire », les utilisateurs peuvent ajouter des ajustements basés sur le montant et sur les unités/quantités d’un poste à l’autre, ce qui déplace les quantités de matériaux, de main-d’œuvre et de fonds dont vous avez besoin pour mener à bien les activités.

Exemple

Selon que vous utilisez votre budget pour suivre les coûts ou les recettes, vous pouvez créer des changements budgétaires pour déplacer des montants en dollars entre les codes budgétaires. Voici quelques utilisations courantes d’un changement budgétaire :

  • Transférer des fonds. Un transfert de fonds est une modification budgétaire qui déplace des fonds d’un (1) code budgétaire vers un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).

  • Déplacer les dépenses. Si vous utilisez votre budget pour suivre les dépenses, vous pouvez déplacer des dépenses d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).

  • Déplacer des revenus. Si vous utilisez votre budget pour suivre les recettes de votre projet, vous pouvez déplacer les recettes d’un (1) code budgétaire vers un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).

Dans Procore, une modification budgétaire comprend deux (2) éléments :

  • Ajustement. Un ajustement est un poste qui représente la ligne du budget d’origine d’où proviennent les fonds. Vous pouvez ajouter de nouveaux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter un ajustement .

  • Ligne. Un poste sous un ajustement représente l’endroit où vous souhaitez allouer les fonds du budget initial. Vous pouvez ajouter des postes aux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter une ligne .

 Conseil
Qu’est-ce qu’un code budgétaire ? Pour en savoir plus sur le concept de code budgétaire dans Procore, voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP ?

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :

    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU

    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Budget du projet avec l’autorisation granulaire « Créer, modifier et supprimer des modifications budgétaires » activée dans votre modèle d’autorisations.

  • Informations supplémentaires :

    • Il n’y a pas de limite au nombre de changements budgétaires que vous pouvez créer sur un projet.

    • Il n'y a pas de limite au nombre d'ajustements pouvant être apportés dans une modification budgétaire.

    • Un ajustement peut contenir un (1) ou plusieurs postes.

    • Les modifications budgétaires sont prises en charge par l’outil Flux de travail au niveau Entreprise.

  • Restrictions :

Conditions préalables

Procédure

  • Ajouter des informations générales

  • Ajouter des ajustements

  • Ajouter des postes aux ajustements

  • Ajouter les ajustements de production

  • Ajouter des postes aux ajustements de production

Ajouter des informations générales

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.

  2. Dans l’onglet Modifications budgétaires , cliquez sur Créer.
    Remarque: vous pouvez également créer des modifications budgétaires à partir de l’onglet Budget en cliquant sur le bouton Créer et en choisissant Modifications budgétaires dans la liste déroulante.

  3. Saisissez les informations suivantes concernant la modification budgétaire :
    budget-change-add-general-information.png

    Remarque
    Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.

    • Nombre*
      Acceptez le numéro de modification budgétaire par défaut. Procore attribue les nouveaux numéros d’ajustement dans un ordre séquentiel. Par exemple ; 1, 2, 3, et ainsi de suite.

    • Titre
      Saisissez un titre pour le changement budgétaire.

    • Type
      Sélectionnez un type de changement parmi les options disponibles : 

      • Allocation 

      • Rachat

      • Contingence

      • Quantité produite

      • Transfer
        Remarque : seuls les types activés dans la configuration de votre entreprise apparaîtront dans cette liste.

    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de la modification budgétaire. Procore attribue le statut « Ébauche » aux nouveaux ajustements.

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de la modification budgétaire.

  4. Optionnel. Si le paramètre « Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures au maître d’ouvrage » est activé (voir Modifications budgétaires) :

    add-to-owner-invoice-options.png

  5. Continuez en ajoutant un (1) ou plusieurs ajustement(s).

Ajouter des ajustements

Dans un budget Procore, un ajustement fait référence au poste du budget d’origine que vous souhaitez modifier. Après avoir ajouté un ajustement, vous y ajoutez un (1) ou plusieurs postes. Chaque nouveau poste faisant l’objet d’un ajustement représente la façon dont vous souhaitez allouer les fonds du poste dans le budget d’origine.

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Ajustements ».

  2. Ajoutez un ajustement comme suit :

    • Pour ajouter le premier ajustement, cliquez sur Sélectionner un code budgétaire dans la colonne Code budgétaire . Procore ajoute automatiquement le premier ajustement vide dans le tableau.
      OU

    • Pour ajouter un ajustement supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter un ajustement au-dessus du tableau. Vous pouvez ajouter autant d’ajustements que nécessaire.
      first-adjustment-line-item.png

  3. Saisissez les informations suivantes pour l'ajustement :

    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?

    • Facultatif : Description
      Saisissez une description de l’ajustement.

    • Quantité
      Saisissez le nombre d’unités pour cet ajustement.

    • Unité
      Sélectionnez l’unité de mesure dans la liste déroulante Unité . Pour en savoir plus sur les options de cette liste, voir Quelles unités de mesure figurent dans la liste principale de Procore ?

    • Coût unitaire
      Entrez le coût par unité.

    • Montant
      Procore calcule automatiquement ce montant en fonction des entrées des champs Quantité, Unité et Coût unitaire.

    • Facultatif : poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier le poste d’ajustement de la modification budgétaire à un poste d’événement de changement spécifique. L’association de votre modification budgétaire à un événement de changement permet aux utilisateurs de Procore Finances de mieux comprendre l’impact des ajustements sur le coût et la portée d’un projet.

 Important
Si vous ne liez PAS le poste d’ajustement d’une modification budgétaire à un poste existant dans un événement de changement, Procore crée automatiquement un nouvel événement de changement pour votre modification budgétaire. Procore ajoute également l’ajustement en tant que poste au nouvel événement de changement. Vous pouvez ensuite mettre à jour l’événement de changement si nécessaire avec l’outil Événements de changement du projet. Pour en savoir plus, consultez Événements de changement.
  • Facultatif : Commentaire

      Saisissez tout commentaire utile sur la modification budgétaire dans cette case.

Ajouter des postes aux ajustements

Après avoir ajouté un ajustement, vous pouvez ajouter des lignes à cet ajustement pour réaffecter le budget à un (1) ou plusieurs codes budgétaires.

  1. Après avoir ajouté un (1) ou plusieurs ajustement(s), cliquez sur Ajouter une ligne et sélectionnez l’ajustement souhaité dans la liste déroulante.

add-adjustment-number.png

Remarque

  • Procore numérote automatiquement les ajustements sur une modification budgétaire dans un ordre séquentiel.

  • Vous pouvez ajouter un (1) nouveau poste ou plusieurs postes à l’ajustement. Chaque poste définit la manière dont vous souhaitez allouer le montant du budget pour le poste sélectionné qui est ajusté.

2. Saisissez les informations suivantes pour chaque poste que vous ajoutez à l’ajustement :

  • Code budgétaire
    Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?

  • Quantité
    Saisissez le nombre d’unités pour le poste d’ajustement.

  • Unité
    Entrez l’unité de mesure (UOM) dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur la liste des unités de mesure de Procore, consultez Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore ?

  • Coût unitaire
    Entrez le coût par unité.

  • Montant
    Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction de la Quantité, l’Unité et les Saisies de coût unitaire.

  • Poste d’événement de changement
    Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier le poste d’ajustement de la modification budgétaire à un poste d’événement de changement spécifique. L’association de vos modifications budgétaires à un événement de changement permet aux utilisateurs de Finances de Procore de mieux comprendre l’impact des ajustements sur le coût et la portée d’un projet. 

 Important
Si vous ne liez PAS le poste d’ajustement d’une modification budgétaire à un poste existant dans un événement de changement, Procore crée automatiquement un nouvel événement de changement pour votre modification budgétaire. Procore ajoute également l’ajustement en tant que poste au nouvel événement de changement. Vous pouvez ensuite mettre à jour l’événement de changement si nécessaire avec l’outil Événements de changement du projet. Pour en savoir plus, consultez Événements de changement.

  • Facultatif : Commentaire
    Saisissez tout commentaire utile sur la modification budgétaire dans cette case.

3. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires à l’ajustement.

Exemple

L’exemple ci-dessous vous montre le montant de l’ajustement d’origine (4 000 USD) et comment vous pouvez allouer ce montant aux postes d’ajustement (3 000,00 USD + 500,00 USD + 500,00 USD = 4 000,00 USD). Lors de l’affectation de fonds, il est important de se rappeler que les postes auxquels les fonds sont alloués ne peuvent pas être supérieurs à l’ampleur du poste d’où provient le montant. Procore calcule automatiquement le montant qui a été réaffecté aux postes de l’ajustement au bas de la colonne « Montant » mise en évidence ci-dessous.

adjustments-allocation.png

4.Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des ajustements de quantité produite

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.

  2. Cliquez sur l’onglet Modifications budgétaires.

  3. Cliquez sur Créer.

  4. Dans la section « Ajustement de la quantité produite », cliquez sur Ajouter un ajustement.

  5. Saisissez les données du poste.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

  Voir Que sont les « quantités produites » ?