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Procore

Créer un ordre de changement au contrat client à partir d'un événement de changement

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Objectif

Créer un ordre de changement au contrat client (OCCC) à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration du niveau d'ordre de changement de votre projet (voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?) détermine le nombre d'étapes menant à la création d'un ordre de changement au contrat client :

  • Si le paramètre d'ordre de changement à un niveau est activé, vous utiliserez simplement les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement au contrat client à partir d'un événement de changement.
  • Si le paramètre d'ordre de changement à 2 niveaux est activé , vous devez effectuer la première étape du processus de gestion des changements, Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client , avant de créer un ordre de changement au contrat client à partir d'un événement de changement. 
  • Si le paramètre d'ordre de changement à 3 niveaux est activé , vous suivrez les deux premières étapes du processus de gestion des changements, Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client et Créer une demande d'ordre de changement (DOC) avant de créer un changement au contrat client. Commande à partir d'un événement de changement.
 Conseils

Invitez-vous des sous-traitants à soumettre des offres pour des biens et services à l'aide de DDD formelles ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser le processus de demande de devis (DDD) de Procore (voir Créer des DDD à partir d'un événement de changement), vous n'avez PAS à attendre la fin du processus de DDD pour créer vos ordres de changement au contrat client. Toutefois, une fois que les sous-traitants et les fournisseurs invités ont répondu aux DDD et que le statut est « En attente d'approbation finale », Procore met automatiquement à jour la ventilation des coûts (VDC) de l'ordres de changement au contrat client avec les montants appropriés de la DDD.

Pour en savoir plus sur la manière dont le processus de demande de devis affecte les ordres de changement au contrat client, voir Quels sont les différents statuts des demandes de devis et comment affectent-ils les coûts et les montants des ordres de changement ?

Utilisez-vous la fonction ODG approximatif des revenus ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG approximatif des revenus, la ventilation des coûts sur vos ordres de changement au contrat client est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG approximatif des revenus, les mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », la VDC sur l'ordre de changement au contrat client est automatiquement mise à jour avec une valeur de 0 $. 
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de la portée », la VDC de l'ordre de changement au contrat client est automatiquement mise à jour à l'aide des données de la DDD lorsque le statut de DDD est « En attente d'approbation finale ». 
  • Lorsque les événements de changement ne présentent pas l'un des statuts ci-dessus, la ventilation des coûts est automatiquement mise à jour à l'aide de l'ODG approximatif de coût. 

 

Éléments à prendre en compte

SUPERUSER SEULEMENT

Il est important de connaître la case à cocher « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des ordres de changement au contrat client » dans la page « Configurer les paramètres » de l’outil Contrats clients. Cette case à cocher est activée par un paramètre Superuser dans la page « Paramètres généraux » de l’outil Admin de l’entreprise nommé « Activer la configuration pour permettre aux normes de créer des DOC, des ordres de changement au contrat client et des OCE ». 

Étant donné que ce paramètre permet aux utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » d’approuver leurs propres ordres de changement (par exemple, lorsque le flux de travail est activé) dans les Contrats clients et dans l’outil Engagements, il s’agit d’un paramètre peu courant à mettre en œuvre pour les clients Procore. Par défaut, ce paramètre Superuser est désactivé sur tous les nouveaux comptes d’entreprise Procore. 

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Contrats clients du projet puissent effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Informations supplémentaires :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDD à envoyer au(x) sous-traitant(s) concerné(s). Voir Créer des DDD.
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l'esprit :
    • QuickBooks® Desktop : 
      • Les exportations des ordres de changement au contrat du client ne sont PAS prises en charge.
    • Sous-traitant® de Sage 100 :
      • Les exportations des ordres de changement au contrat du client ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre de l'OCCP ne peut pas comporter plus de 30 caractères.
      • Nombre (n°). Le numéro de l'ordre de changement au contrat du client doit comporter cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d’ordre de changement.  Remarque: la liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonctionnalité d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l’implémentation de l’intégration.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations des ordres de changement au contrat client ne sont PAS prises en charge.
    • Vue:
      • Les exportations des ordres de changement au contrat client ne sont PAS prises en charge.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement à inclure dans le nouvel ordre de changement.
    Remarque
    Procore utilise les postes sélectionnés pour remplir la ventilation des coûts de l'ordre de changement.
  3. Dans le menu déroulant Action en masse :
    • Pour les ordres de changement à un (1) niveau, choisissez Créer un OC au contrat client.
      OU
    • Pour les ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez Créer un OCP au contrat client.
  4. Procédez comme suit :

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Potential Change Orders
      If the tool is configured for two (2)-tier change orders, select any potential change orders related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Cliquez sur Créer. Procore crée l'ordre de changement.