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Procore

Créer un ordre de changement au contrat client à partir d'un événement de changement

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Objectif

Créer un ordre de changement au contrat client (OCCC) à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration du niveau d'ordre de changement de votre projet (voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?) détermine le nombre d'étapes menant à la création d'un ordre de changement au contrat client :

  • Si le paramètre d'ordre de changement à un niveau est activé, vous utiliserez simplement les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement au contrat client à partir d'un événement de changement.
  • Si le paramètre d'ordre de changement à 2 niveaux est activé , vous devez effectuer la première étape du processus de gestion des changements, Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client , avant de créer un ordre de changement au contrat client à partir d'un événement de changement. 
  • Si le paramètre d'ordre de changement à 3 niveaux est activé , vous suivrez les deux premières étapes du processus de gestion des changements, Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client et Créer une demande d'ordre de changement (DOC) avant de créer un changement au contrat client. Commande à partir d'un événement de changement.
 Conseils

Invitez-vous des sous-traitants à soumettre des offres pour des biens et services à l'aide de DDD formelles ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser le processus de demande de devis (DDD) de Procore (voir Créer des DDD à partir d'un événement de changement), vous n'avez PAS à attendre la fin du processus de DDD pour créer vos ordres de changement au contrat client. Toutefois, une fois que les sous-traitants et les fournisseurs invités ont répondu aux DDD et que le statut est « En attente d'approbation finale », Procore met automatiquement à jour la ventilation des coûts (VDC) de l'ordres de changement au contrat client avec les montants appropriés de la DDD.

Pour en savoir plus sur la manière dont le processus de demande de devis affecte les ordres de changement au contrat client, voir Quels sont les différents statuts des demandes de devis et comment affectent-ils les coûts et les montants des ordres de changement ?

Utilisez-vous la fonction ODG approximatif des revenus ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG approximatif des revenus, la ventilation des coûts sur vos ordres de changement au contrat client est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG approximatif des revenus, les mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », la VDC sur l'ordre de changement au contrat client est automatiquement mise à jour avec une valeur de 0 $. 
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de la portée », la VDC de l'ordre de changement au contrat client est automatiquement mise à jour à l'aide des données de la DDD lorsque le statut de DDD est « En attente d'approbation finale ». 
  • Lorsque les événements de changement ne présentent pas l'un des statuts ci-dessus, la ventilation des coûts est automatiquement mise à jour à l'aide de l'ODG approximatif de coût. 

 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Contrats clients du projet puissent effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Informations supplémentaires :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDD à envoyer au(x) sous-traitant(s) concerné(s). Voir Créer des DDD.
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l'esprit :
    • QuickBooks® Desktop : 
      • Les exportations des ordres de changement au contrat du client ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor® :
      • Les exportations des ordres de changement au contrat du client ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre de l'OCCP ne peut pas comporter plus de 30 caractères.
      • Nombre (n°). Le numéro de l'ordre de changement au contrat du client doit comporter cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d'ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : la liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation des intégrations.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations des ordres de changement au contrat client ne sont PAS prises en charge.
    • Viewpoint® Vista™ :
      • Les exportations des ordres de changement au contrat client ne sont PAS prises en charge.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement à inclure dans le nouvel ordre de changement.
    Remarque
    Procore utilise les postes sélectionnés pour remplir la ventilation des coûts de l'ordre de changement.
  3. Dans le menu déroulant Action en masse :
    • Pour les ordres de changement à un (1) niveau, choisissez Créer un OC au contrat client.
      OU
    • Pour les ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez Créer un OCP au contrat client.
  4. Procédez comme suit :

    • Pièces jointes
      Ajoutez tout document ou image pertinente en tant que pièce jointe. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers en utilisant ces méthodes :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et sélectionnez les fichiers à ajouter depuis votre ordinateur ou un autre outil Procore.
        OU
      • Utilisez une opération glisser-déposer sur votre ordinateur pour ajouter les pièces jointes dans Procore. 
  5. Cliquez sur Créer. Procore crée l'ordre de changement.