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Procore

Transférer une facture de sous-traitant par e-mail

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Objectif

Transmettre une facture de sous-traitant par e-mail aux utilisateurs du projet Procore. 

Contexte

Une fois qu'une facture est créée, un utilisateur de projet Procore disposant des autorisations requises peut transférer une facture aux destinataires. Les destinataires doivent avoir un compte utilisateur dans l'annuaire du projet. Un administrateur des factures peut également configurer une liste de « Répartition des engagements » pour les destinataires dans l'outil Engagements du projet. Ceci remplit automatiquement le champ « À » avec les membres de la liste de distribution lors de l'envoi d'un nouvel e-mail. Vous pouvez ajouter ou supprimer des destinataires avant d'envoyer la facture. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Vous devez être un administrateur des factures.
      OU
    • Vous devez disposer des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facture à distribuer et cliquez sur son lien Numéro . 
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet E- mails . 
  5. Dans l'onglet E- mails , cliquez sur Envoyer la facture par e -mail. 
  6. Dans le volet E-mail, cliquez sur E- mail. 
  7. Dans la zone Facture à transférer [Numéro] pour le contrat [Numéro - Date] :
    • À. Sélectionnez les destinataires dans la liste déroulante.
       Conseil
      Besoin d'une liste de distribution par défaut ? Un administrateur des factures peut configurer une liste de « Répartition des engagements » dans l'outil Engagements du projet. Ceci remplit automatiquement le champ « À » avec les membres de la liste lors de la création d'un nouvel e-mail. Voir Configurer les paramètres : engagements.
    • CC. Sélectionnez les destinataires dans la liste déroulante. 
    • Cci. Sélectionnez les destinataires dans la liste déroulante. 
    • Privé(e). Cochez la case pour rendre la facture « privée » pour les destinataires et les administrateurs. 
    • Objet. Ajoutez une ligne d'objet pour l'engagement. 
    • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :
      • Cliquez sur Joindre fichier(s) et sélectionnez des fichiers sur votre ordinateur.
        OU
      • Effectuez un glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone Pièces jointes.
    • Messagerie. Saisissez le corps du message dans cette case.
  8. Cliquez sur Envoyer. 
    Procore envoie votre e-mail aux destinataires nommés. Une copie de l'e-mail et de toutes les réponses sont stockées sous forme de fil de communication dans l'onglet E-mails de la facture.