Mettre à jour la ventilation des coûts d'un sous-traitant en tant que contact de facturation depuis l'outil Facturation

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Pour les clients Procore aux États-Unis

Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.

Pour connaître les différences : Afficher/Masquer

Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (en gras) et les termes dans les dictionnaires de points de vue pour Finances. Ces dictionnaires sont disponibles en anglais américain uniquement. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire.

Entrepreneurs généraux Anglais (États-Unis) - Par défaut	Maîtres d'ouvrage Anglais (terminologie du maître d'ouvrage V2)	Entrepreneurs spécialisés Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
Facturation	Facturation	Facturations proportionnelles
Maître d’ouvrage	Financement	Maître d’ouvrage
Maître d'ouvrage/client	Maître d'ouvrage/client	EG/client
Ordre de changement au contrat principal	Ordre de changement de financement	Ordre de changement du contrat client
Contrats principaux	Financement	Contrats clients
Revenus	Financement	Revenus
contrat de sous-traitance	Contrat	contrat de sous-traitance
Sous-traitant	Entrepreneur	Sous-traitant
Ventilation des coûts du sous-traitant	Ventilation des coûts du sous-traitant (VDC)	Ventilation des coûts du sous-traitant

Objectif

Comment modifier la ventilation des coûts du sous-traitant sur un engagement en tant que contact de facturation à partir de l'outil Facturation.

Contexte

Si vous êtes un contact de facturation qui a été invité à fournir une répartition détaillée de votre ventilation des coûts pour un engagement, vous recevrez un message électronique de Procore avec pour objet : « [Nom d'utilisateur Procore] vous invite à détailler votre ventilation des coûts pour cet engagement ». La ventilation des coûts du sous-traitant (VDC du sous-traitant) permet aux sous-traitants en aval de fournir une répartition détaillée de postes spécifiques sur la ventilation des coûts générale du contrat.

Exemple

Supposons que la ventilation des coûts générale d'un contrat de sous-traitance comprenne un poste de 8 500,00 $ et que la partie en amont du contrat vous ait invité, en tant que contact de facturation, à fournir une répartition plus détaillée pour montrer comment vous allouez ces 8 500,00 $. Vous trouverez ci-dessous un exemple de formulaire de déclaration de sous-traitance rempli. Dans cet exemple, le contact de facturation a réussi à ajouter cinq (5) postes distincts à la « VDC du sous-traitant ». Vous savez que vous avez réussi à mettre à jour la « VDC du sous-traitant » lorsque la somme de vos nouveaux postes est égale à 8 500,00 $ et que la valeur du champ « Reste à attribuer » est de 0,00 $.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.
Informations supplémentaires :
- La ventilation des coûts du sous-traitant doit avoir le statut « Ébauche » ou « Réviser et renvoyer ».
- La ventilation des coûts du sous-traitant doit être sur « Approuvé » avant que les utilisateurs puissent créer des factures de sous-traitance pour l'engagement.
Pour les entreprises utilisant l'outil d' Intégrations ERP : Afficher/Masquer
- La ventilation des coûts du sous-traitant dans Procore détaillée ci-dessous ne se synchronise PAS avec le système ERP intégré.
- Seule la ventilation des coûts générale sur l'engagement dans Procore est synchronisée avec le système ERP intégré. Voir Ajouter un poste à la ventilation des coûts d'un engagement.

Conditions préalables

Le bon de commande ou le contrat de sous-traitance doit être configuré pour la méthode comptable basée sur les montants. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
L'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant doit être activé. Voir Activer ou désactiver l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant sur un engagement.
La ventilation des coûts du sous-traitant doit avoir le statut « Ébauche » ou « Réviser et renvoyer ».

Procédure

Rendez-vous sur la ventilation des coûts d'un sous-traitant à partir de l'outil Facturation.
Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

Rendez-vous sur la ventilation des coûts d'un sous-traitant à partir de l'outil Facturation.

Conseil

Avez-vous reçu un e-mail vous invitant à fournir une ventilation de votre ventilation des coûts sur un engagement ? Si vous êtes un contact de facturation pour l'entreprise sous-traitante dans le cadre d'un contrat d'engagement, l'entreprise pour laquelle vous effectuez des travaux peut vous inviter à fournir une ventilation détaillée de la ventilation des coûts sur un contrat d'engagement. Pour répondre à cet e-mail au lieu d'utiliser les étapes ci-dessous, voir Comment soumettre une ventilation des coûts de sous-traitant pour un engagement Procore ?

Rendez-vous sur l'outil Facturation du projet.
Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
Dans le tableau, localisez la facture associée à l'engagement.
Cliquez sur le lien Contrat pour l'ouvrir.

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

Si vous êtes une facture administrateur (ou un contact de facturation qui a été invité à mettre à jour une ventilation des coûts du sous-traitant), vous pouvez effectuer ces étapes sur l’engagement.

Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant.

Remarque
Si vous ne voyez PAS d'onglet VDC du sous-traitant sur le contrat d'engagement, un utilisateur disposant des autorisations de niveau Admin sur l'outil Engagements doit l'activer. Consultez « Ajouter une VDC du sous-traitant à un engagement » et « Activer ou désactiver l'onglet VDC du sous-traitant dans l'outil Engagements ».
Cliquez sur Modifier.
Saisissez la répartition détaillée des poste dans l'onglet VDC du sous-traitant comme suit :
- Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
- Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
- Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
- Continuez cette étape jusqu'à ce que le montant restant à allouer pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
Remarques
- Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la ventilation des coûts du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
- Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par En cours de révision.
- Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre livrable à moins que l'administrateur des factures ne remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par Réviser et renvoyer.