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Procore

Ajouter un poste à la ventilation des coûts d'un engagement

Objectif

Ajouter un poste à la Ventilation des coûts (VDC) sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.

Contexte

Après avoir créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour mettre à jour la ventilation des coûts avec les postes individuels.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP :

    • Pour envoyer l'engagement à l'outil Intégrations ERP pour être accepté à l'exportation par un approbateur comptable :
      • Integration by Ryvit. L'engagement doit comporter au moins un (1) article de ligne VDC avec un code de Integration by Ryvitphase . En outre, le code de coût doit être attribué à au moins une (1) catégorie. Voir Affecter des types de coûts par défaut aux codes de coûts Integration by Ryvit). Important! Lorsqu'un engagement est exporté vers Integration by Ryvit, il doit avoir un numéro d'engagement unique. Procore recommande que la convention de numérotation que vous avez établie pour l'outil Engagements soit précédée du numéro de projet et utilise ensuite le système de numérotation par défaut. Par exemple, si votre numéro de projet est 001, votre système de numérotation sera 001-001, 001-002, 001-003, etc. 
      • QuickBooks®. L'engagement doit comporter au moins un (1) article de ligne VDC avec un code de coût QuickBooks®. Il n'est pas nécessaire d'attribuer le code de coût à une catégorie, car QuickBooks® ne prend pas en charge pas le concept de catégorie.
      • Sage 100 Contractor®. Un engagement doit comporter un (1) article de ligne VDC avec un code de coût Sage 100 Contractor® . En outre, le code de coût doit être attribué à au moins un (1) type de coût. Voir Affecter des types de coûts par défaut aux codes de coûts.
      • Sage 300 CRE®. L'engagement doit comporter au moins un (1) item de ligne VDC avec un code de coûtSage 300 CRE® . En outre, le code de coût doit être attribué à au moins un (1) type de coût. Voir Affecter des types de coûts par défaut aux codes de coûts.
      • Viewpoint® Spectrum®. L'engagement doit comporter au moins un (1) article de ligne de ventilation des coûts (VDC) avec un code de coût du projet Viewpoint® Spectrum®. Le code de coût doit être attribué à au moins une (1) catégorie. Les affectations de catégories doivent toujours être mises à jour dans Viewpoint® Spectrum®. 

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
  5. Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur un montant ou une unité/quantité :
     Note
    Pour modifier votre méthode comptable avant d'ajouter des postes de ventilation des coûts, voir Modifier l'onglet Paramètres avancés d'un engagement. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ?
    1. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :

      1. Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Montant
        Saisissez le montant du coût.
      6. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      7. Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      8. Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
    2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur une unité/quantité :

      1. Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un autre. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      6. UdM
        Saisissez l'unité de mesure (UdM).
         Notes
      7. Coût unitaire
        Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
      8. Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      9. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      10. Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      11. Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
  6. Choisissez l'une de ces options :
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la ventilation des coûts.
    • Enregistrer et envoyer par e-mail. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la ventilation des coûts et envoyer les mises à jour par e-mail au contact de facturation.

 

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