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Procore

Ajouter un poste à la ventilation des coûts d'un engagement

Objectif

Ajouter un poste à la ventilation des coûts (VDC) pour un engagement

Contexte

Après avoir créé un engagement, suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des postes à la ventilation des coûts. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Informations supplémentaires :
  • Pour les entreprises utilisant icon-erp-synced2.png l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  

    • Pour envoyer un engagement vers l'outil d'intégrations ERP pour qu'un approbateur de comptabilité accepte son exportation :
      • Intégration par Ryvit. L'engagement doit avoir au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de phase Intégration par Ryvit. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Consultez la page Affecter les types de coûts par défaut aux codes de coûts Intégration par Ryvit. Important ! Lorsqu'un engagement est exporté vers Intégration par Ryvit, il doit avoir un numéro d'engagement unique. Procore recommande que vous définissiez une convention de numérotation pour l'outil Engagements qui comment par le numéro de projet et qui utilise ensuite le système de numérotation par défaut. Par exemple, si votre numéro de projet est 001, votre système de numérotation sera 001-001, 001-002, 001-003, et ainsi de suite. 
      • QuickBooks® Desktop L'engagement doit comporter au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de coût QuickBooks® Desktop. Le code de coût n'a pas besoin d'être assigné à un type de coût, car QuickBooks® Desktop ne prend pas en charge le concept de type de coût.
      • Sage 100 Contractor®
        L'engagement doit comporter au moins un (1) poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage 100 Contractor®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • Sage 300 CRE® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage 300 CRE®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • Viewpoint® Spectrum®. L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût du projet Viewpoint® Spectrum®. Le code de coût doit être assigné à au moins un (1)  type de coût. Les assignations de type de coût doivent toujours être mises à jour dans Viewpoint® Spectrum®. 
      • Yardi Voyager® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Yardi Voyager®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Actualiser les codes de coûts Yardi Voyager® d'un projet.
      • Sage Intacct® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Sage Intacct®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • Acumatica Cloud ERP L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Acumatica Cloud ERP. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • MRI Platform X® L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût MRI Platform X®. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
      • Xero™ L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût Xero™. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.

    Pour les entreprises utilisant icon-erp-synced2.png l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  

    • Pour envoyer un engagement vers l'outil d'intégrations ERP pour qu'un approbateur de comptabilité accepte son exportation :
      • MYOB Advanced Construction L'engagement doit comporter au moins un (1)  poste de ventilation des coûts avec un code de coût MYOB Advanced Construction. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins un (1) type de coût. Consultez la page Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats , recherchez l'engagement à mettre à jour. Cliquez ensuite sur Modifier .
  3. Cliquez sur Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarque
     Si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l'outil Engagements, les utilisateurs disposant de l'autorisation utilisateur requise pour modifier un engagement peuvent modifier la ventilation des coûts tant qu'un engagement a n'importe quel statut. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
  5. Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur un montant ou une unité/quantité :
    Remarque
    Pour modifier votre méthode comptable avant d'ajouter des postes de ventilation des coûts, voir Modifier l'onglet Paramètres avancés d'un engagement. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?
    1. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :

      1. Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Montant
        Saisissez le montant du coût.
      6. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      7. Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      8. Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
    2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur une unité/quantité :

      1. Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      6. UdM
        Saisissez l'unité de mesure (UdM).
        Remarques
      7. Coût unitaire
        Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
      8. Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      9. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      10. Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      11. Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
  6. Choisissez l'une de ces options :
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la ventilation des coûts.
    • Enregistrer et envoyer par e-mail. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la ventilation des coûts et envoyer les mises à jour par e-mail au contact de facturation.