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Procore

Remplir un ordre de changement potentiel d'un contrat principal avec DocuSign®

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Objectif

Remplir un ordre de changement potentiel (OCP) pour un contrat principal avec DocuSign®.

Contexte

Si vous avez un compte DocuSign® , vous pouvez connecter les ordres de changement potentiels de votre projet pour un contrat principal à DocuSign® pour gérer le processus de signature. Les parties au contrat peuvent ainsi recevoir, réviser et renvoyer leurs signatures pour l'ordre de changement en ligne, à tout moment et depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. 

Si DocuSign® n'est pas activé, voir Activer l'intégration DocuSign® dans un projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Une fois connecté à votre compte DocuSign® à partir de Procore, vous n'aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu'à ce que le jeton de connexion n'expire. Après expiration, la bannière « Ré-Authentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

Procédure

Ouvrez l'ordre de changement potentiel pour le contrat principal dans Procore

Les étapes que vous utilisez pour ouvrir l'ordre de changement potentiel dépendent de l'ajout ou non de l'outil Événements de changement au projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet. 

Utilisation de l'outil Ordres de changement

  1. Accédez à l'outil Ordres de changement du projet.
  2. Dans l'onglet Contrat principal, localisez le contrat principal avec l'ordre de changement potentiel.
  3. Cliquez sur le lien Contrat pour l'ouvrir. 
  4. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement. 
  5. Faites défiler jusqu'au tableau Ordres de changement potentiels. 
  6. Recherchez l'ordre de changement potentiel que vous souhaitez envoyer à la signature. 
  7. Cliquez sur le lien Numéro de l'ordre de changement. 
  8. Cliquez sur Modifier.

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  9. Cliquez sur Compléter avec DocuSign® au bas de la page. 

    pco-complete-with-docusign.png

Utilisation de l'outil Contrats principaux

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Étendez ensuite son lien Numéro.
  3. Sous Ordre de changement potentiel, cliquez sur le lien pour l'ouvrir.  

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  4. Cliquez sur Compléter avec DocuSign® au bas de la page. 

    pco-complete-with-docusign.png
     

Se connecter à DocuSign®

Préparez l'enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :

Ajouter des documents à l'enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de l'ordre de changement potentiel est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l'enveloppe ». 
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat associé à l'ordre de changement potentiel. Par exemple, l'architecte, l'entreprise générale, et le maître d'ouvrage qui sont parties au contrat principal. Cela inclut le « Nom » et « l'Adresse e-mail » de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d'ajouter d'autres documents comme suit :

  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l'enveloppe, choisissez l'une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l'enveloppe » :

    ppco-add-documents-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l'enveloppe » sont développées et conservées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de réviser le contenu du site support.docusign.com. 
    1. Charger
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir depuis le cloud

Ajouter des destinataires à l'enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l'enveloppe :

  1. Sous l'intitulé « Ajouter des destinataires à l'enveloppe », conservez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées à l'enveloppe automatiquement par l'intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse e-mail » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
  • Architecte. Il s'agit de la personne désignée dans le champ « architecte/ingénieur » du contrat principal. 
  • Entreprise générale. Il s'agit de la personne désignée dans le champ « contact principal » du Annuaire du projet pour l'entreprise désignée dans le champ « sous-traitant » du contrat principal. 
  • Maître d'ouvrage. Il s'agit de la personne désignée comme « Maître d'ouvrage/client » dans le contrat principal. 
     Conseils

ppco-add-recipients-to-envelope.png 

 Conseil

Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des destinataires dans DocuSign® ? Les options de la section « Ajouter des destinataires à l'enveloppe » sont développées et conservées par DocuSign®. Si vous modifiez les informations relatives aux destinataires dans DocuSign®, gardez à l'esprit que tous les changements apportés dans DocuSign® ne sont PAS mis à jour dans Procore et peuvent engendrer des résultats indésirables. Pour garantir que l'intégration fonctionne comme prévu, Procore recommande de conserver les champs destinataires qui ont été ajoutés par l'intégration. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com. 

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :
    • Objet de l'e-mail
      Entrez une ligne d'objet pour le message e-mail sortant. 
    • Message e-mail
      Saisissez la copie du corps du message e-mail sortant. 
  2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l'enveloppe

Ensuite, prévisualisez les champs signature du PDF. Chaque champ signature correspond au titulaire autorisé de la signature tel que désigné dans le contrat principal de Procore. Ces champs correspondent également aux destinataires sur l'enveloppe DocuSign®. :

  • Architecte. Il s'agit de la personne désignée comme « architecte/ingénieur » dans le contrat principal de Procore. 
  • Entreprise général. Il s'agit de la personne désignée comme « Contact principal » dans l'annuaire du projet pour l'entreprise désignée comme « Sous-traitant » dans le contrat principal de Procore. 
  • Maître d'ouvrage. Il s'agit de la personne désignée comme « maître d'ouvrage/client » dans le contrat principal de Procore. 
 Conseil
Vous ne voyez pas les champs de signature ci-dessus ? Si votre entreprise a engagé l'équipe Solutions personnalisées Procore pour ajouter des champs personnalisés à utiliser avec l'outil Contrats principaux ou si votre entreprise a implémenté l'un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore, les destinataires qui apparaissent dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus, voir Quelles langues sont disponibles dans Procore ? et Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?
  1. Faites défiler jusqu'en bas du PDF pour voir les champs signature. Un exemple est illustré ci-dessous. 


    ppco-signature-fields.png
     
  2. Conservez les champs signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et en les conservant dans leurs positions par défaut, il est garantit que le flux de travail de signature de l'application Procore fonctionne comme prévu. 
  3. Facultatif : Ajoutez tous les « Champs standard » de votre choix au formulaire.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et conservées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com. 
  4. Lorsque vous êtes prêt à recueillir les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer. 
    DocuSign® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante. Une fois que toutes les signatures ont été recueillies et appliquées au document, Procore change le statut de l'ordre de changement potentiel en « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour manuellement le statut. 

 

Voir également