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Procore

Créer un ordre de modification potentiel pour un contrat principal

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Objectif

Créer un  ordre de changement potentiel (OCP)pour un contrat principal et remplir sa ventilation des coûts (VDC).

Contexte

En cas de changement de la portée des travaux ou du montant du contrat principal initial pendant un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un OCP si l'administrateur Procore de votre entreprise configure l'outil Contrats principaux avec le paramètre de configuration des ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux. Consultez Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans l'outil Finances ?

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

Créer un ordre de changement potentiel

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
  4. Cliquez sur Créer un OC potentiel.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Numéro
      Procore attribue automatiquement un numéro séquentiel au nouveau OCP. Vous pouvez modifier ce numéro si vous le souhaitez. 
    • Date de création
      Indique la date et l'heure de création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Révision
      Indique le numéro de révision. La première version est zéro (0). Les révisions suivantes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un OCP peut avoir plusieurs révisions, en fonction des commentaires du réviseur/approbateur.
    • Créé par
      Indique l'utilisateur Procore qui a créé l'OCP. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Entreprise sous-traitante
      Indique le nom de l'entreprise responsable de l'exécution des travaux sur le contrat.
    • Contrat
      Si vous avez reçu des autorisations d'accès à l'outil Contrats principaux, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat. 
    • Titre
      Entrez un titre pour l'OCP dans cette case. 
    • Ordre de changement au contrat principal
      Sélectionnez un Ordre de changement au contrat principal (OCCP) dans la liste pour le lier au OCP. 
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de l'OCP. Pour en savoir plus, consultez Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ?
    • Motif du changement
      Sélectionnez le motif de l'OCP. Cela peut être une option Demande du client, Conception – développement, Allocation, Condition existante, Frais de dédommagement, ou toute option supplémentaire créée par l'administrateur Procore de votre entreprise pour votre environnement spécifique. Voir Définir les configurations par défaut de la gestion des changements.
    • Demande d'ordre de changement
      Remarque
      Le paramètre Demande d'ordre de changement (DOC) n'est requis que lorsque l'outil Contrats principaux utilise le paramètre de configuration des ordres de changement à 3 niveaux. Consultez Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans l'outil Finances ?
      • Aucun. Un OCP peut être lié à une DOC à un moment ultérieur.
      • Ajouter à un existant. Reliez l'OCP à une DOC existante.
      • Créer un nouveau. Créez une nouvelle DOC. Vous avez également la possibilité de créer un nouvel OCCP en même temps.
    • Privé(e)
      Cochez cette case si vous souhaitez que l'ordre de changement potentiel soit visible uniquement pour les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » dans l'outil Contrats principaux. 
    • Méthode comptable
      Ce champ est hérité de la méthode comptable spécifiée dans le contrat principal. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ?
    • Description
      Entrez une description plus détaillée pour le motif de l'OCP.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez l'utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l'OCP. 
    • Impact sur le planning
      Si vous le connaissez, fournissez une estimation du nombre de jours supplémentaires requis pour terminer les travaux lorsque l' OCP est approuvé.
    • Lieu
      Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l'OCP . Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément. 
    • Référence
      Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document importants à utiliser comme référence pour l'OCP. 
    • Changement sur le chantier
      Cochez cette case si l'OCP nécessite un changement sur le chantier.
    • Entièrement payé
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tout document pertinent.
  6. Cliquez sur Créer.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsque des coûts sont associés à un OCP, vous devez ajouter des postes à la VDC.

  1. Dans l'OCP, cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts
    Remarques
  2. Sélectionnez le code de coût adéquat dans la liste déroulante.
  3. Saisissez une description pour le poste.
  4. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l'outil Budget, le type est prérempli avec le premier type associé à ce code de coût dans le budget. Vous ne devez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne dans le budget.
  5. Cliquez sur le bouton + . Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétisée, une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous demander de confirmer que vous voulez ajouter ce poste au budget. Si vous sélectionnez OK, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
    Remarques
    • La liste déroulante « Poste associé » n'apparaît que si le compte Procore de votre société est intégré à Sage 300 CRE® et que l'outil Contrats principaux est actif sur le projet. 
    • Lorsque vous ajoutez des postes à la VDC de l'ordre de changement, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.  
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter de nouveaux postes.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseil

    Si l'OCP affecte également un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, continuez comme suit :

    Pour savoir comment associer une marge financière à des postes, voir Ajouter une marge financière à des ordres de changement au contrat principal.