Créer un ordre de modification potentiel pour un contrat principal
Objectif
Créer un ordre de changement potentiel (OCP)pour un contrat principal et remplir sa ventilation des coûts (VDC).
Contexte
En cas de changement de la portée des travaux ou du montant du contrat principal initial pendant un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un OCP si l'administrateur Procore de votre entreprise configure l'outil Contrats principaux avec le paramètre de configuration des ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux. Consultez Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans l'outil Finances ?
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Ordres de changement du projet.
Important
Ne suivez pas les étapes ci-dessous dans les cas suivants :- L'outil Événements de changement est activé pour les projets. À la place, procédez comme suit : Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal à partir d'un événement de changement.
- L'outil Contrats principaux est configuré avec le paramètre de configuration d'ordre de changement à un (1)niveau. Dans ce cas, procédez comme suit : Créer un ordre de changement au contrat principal.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Ordres de changement du projet.
- Informations supplémentaires :
- Après l'approbation d'un OCP, l'étape suivante dépend du paramètre de configuration des ordres de changement de l'outil Contrats principaux :
- Pour le paramètre d'un ordre de changement à deux (2) niveaux, continuez avec ces étapes : Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal
- Pour le paramètre d'un ordre de changement à trois (3) niveaux, continuez avec ces étapes : Créer une demande d'ordre de changement pour un contrat principal
- Après l'approbation d'un OCP, l'étape suivante dépend du paramètre de configuration des ordres de changement de l'outil Contrats principaux :
- Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer
- Tous les ERP intégrations prennent en charge la synchronisation des ordres de changement. Pour ceux qui font, des exigences supplémentaires, des limitations et des considérations varient selon le système ERP le compte de votre entreprise est intégré. Voir Éléments à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.
Conditions préalables
- Il est recommandé de configurer l'outil Contrats principaux avec le paramètre de configuration des ordres de changement à 2 niveaux. Le paramètre à 3 niveaux est également pris en charge. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Project Financials ?
Procédure
- Créer un ordre de changement potentiel
- Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel
Créer un ordre de changement potentiel
- Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
- Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
- Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
- Cliquez sur Créer un OC potentiel.
- Remplissez les champs suivants :
- Numéro
Procore attribue automatiquement un numéro séquentiel au nouveau OCP. Vous pouvez modifier ce numéro si vous le souhaitez. - Date de création
Indique la date et l'heure de création. Cette valeur ne peut pas être modifiée. - Révision
Indique le numéro de révision. La première version est zéro (0). Les révisions suivantes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un OCP peut avoir plusieurs révisions, en fonction des commentaires du réviseur/approbateur. - Créé par
Indique l'utilisateur Procore qui a créé l'OCP. Cette valeur ne peut pas être modifiée. - Entreprise sous-traitante
Indique le nom de l'entreprise responsable de l'exécution des travaux sur le contrat. - Contrat
Si vous avez reçu des autorisations d'accès à l'outil Contrats principaux, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat. - Titre
Entrez un titre pour l'OCP dans cette case. - Ordre de changement au contrat principal
Sélectionnez un Ordre de changement au contrat principal (OCCP) dans la liste pour le lier au OCP. - Statut
Sélectionnez le statut actuel de l'OCP. Pour en savoir plus, consultez Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ? - Motif du changement
Sélectionnez le motif de l'OCP. Cela peut être une option Demande du client, Conception – développement, Allocation, Condition existante, Frais de dédommagement, ou toute option supplémentaire créée par l'administrateur Procore de votre entreprise pour votre environnement spécifique. Voir Définir les configurations par défaut de la gestion des changements. - Demande d'ordre de changement
Remarque
Le paramètre Demande d'ordre de changement (DOC) n'est requis que lorsque l'outil Contrats principaux utilise le paramètre de configuration des ordres de changement à 3 niveaux. Consultez Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans l'outil Finances ?- Aucun. Un OCP peut être lié à une DOC à un moment ultérieur.
- Ajouter à un existant. Reliez l'OCP à une DOC existante.
- Créer un nouveau. Créez une nouvelle DOC. Vous avez également la possibilité de créer un nouvel OCCP en même temps.
- Privé(e)
Cochez cette case si vous souhaitez que l'ordre de changement potentiel soit visible uniquement pour les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » dans l'outil Contrats principaux. - Méthode comptable
Ce champ est hérité de la méthode comptable spécifiée dans le contrat principal. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ? - Description
Entrez une description plus détaillée pour le motif de l'OCP. - Demande reçue de
Sélectionnez l'utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l'OCP. - Impact sur le planning
Si vous le connaissez, fournissez une estimation du nombre de jours supplémentaires requis pour terminer les travaux lorsque l' OCP est approuvé. - Lieu
Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l'OCP. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément. - Référence
Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document importants à utiliser comme référence pour l'OCP. - Changement sur le chantier
Cochez cette case si l'OCP nécessite un changement sur le chantier. - Entièrement payé
Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. - Pièces jointes
Sélectionnez et ajoutez tout document pertinent.
- Numéro
- Cliquez sur Créer.
Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel
Lorsque des coûts sont associés à un OCP, vous devez ajouter des postes à la VDC.
- Dans l'OCP, cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts
Remarques
- Si les sous-projets sont activés (voir Activer les sous-projets sur les projets pour SDP ), la liste déroulante Sous-projets contient tous les sous-projets ajoutés au projet. Voir Ajouter des éléments de segment « Sous-projet » à un projet Procore .
- Tous les codes de coût liés aux sous-projets apparaîtront dans le champ suivant.
- Sélectionnez le code de coût adéquat dans la liste déroulante.
- Saisissez une description pour le poste.
- Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l'outil Budget, le type est prérempli avec le premier type associé à ce code de coût dans le budget. Vous ne devez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne dans le budget.
- Cliquez sur le bouton + . Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétisée, une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous demander de confirmer que vous voulez ajouter ce poste au budget. Si vous sélectionnez OK, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
Remarques
- La liste déroulante « Poste associé » n'apparaît que si le compte Procore de votre société est intégré à Sage 300 CRE® et que l'outil Contrats principaux est actif sur le projet.
- Lorsque vous ajoutez des postes à la VDC de l'ordre de changement, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.
- Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter de nouveaux postes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Conseil
Si l'OCP affecte également un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, continuez comme suit :
- Pour les contrats utilisant les paramètres de configuration d'ordre de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, cliquez sur Créer un OCPE. Consultez Créer un ordre de changement potentiel de l'engagement (OCPE) à partir d'un événement de changement
- Pour les contrats utilisant le paramètre de configuration d'ordre de changement à un (1) niveau, cliquez sur Créer un CCO. Voir Créer un ordre de changement de l'engagement à partir d'un ordre de changement au contrat principal.
Pour savoir comment associer une marge financière à des postes, voir Ajouter une marge financière à des ordres de changement au contrat principal.