Transférer une DDR par e-mail
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Objectif
Transférer une DDR (sous forme de notification par e-mail) à partir de l'outil DDR au niveau projet.
Contexte
La fonctionnalité de messagerie intégrée à l'outil DDR vous permet de transférer une DDR aux autres utilisateurs du projet par e-mail. Ces utilisateurs peuvent alors afficher la DDR.
Important : si vous souhaitez transférer une DDR à un autre utilisateur à des fins de révision et de soumission d'une réponse à la DDR, voir Transférer une DDR pour révision.
Par exemple, une fois la DDR fermée, vous devrez peut-être en informer d'autres parties, telles que l'entrepreneur responsable (auquel la fermeture de la DDR n'a peut-être pas été signalée automatiquement), pour leur fournir la réponse officielle à la DDR. L'envoi de DDR par e-mail est une action manuelle disponible à la demande, que vous pouvez effectuer quand vous le souhaitez. Dans certains cas, par exemple, vous préférerez que le sous-traitant responsable ne reçoive pas de notification automatique par e-mail dès qu'une DDR est fermée, car il risquerait de supposer erronément que la « réponse » à la DDR ou au changement de portée a été approuvée.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil DDR au niveau projet.
- Informations supplémentaires :
- Important : si vous souhaitez transférer une DDR à un autre utilisateur à des fins de révision et de soumission d'une réponse à la DDR, voir Transférer une DDR pour révision.
Procédure
- Accédez à l’outil DDR du projet.
- Recherchez la DDR souhaitée dans la liste, puis cliquez sur Afficher.
- Cliquez sur les points de suspension verticaux
en haut de la page. - Cliquez sur E- mail.
- Définissez l'accès utilisateur au message comme suit :
- Pour restreindre l'accès à ce message, cochez la case Privé . Les e-mails privés ne sont affichés que pour les destinataires et l'expéditeur de l'e-mail.
- Ajoutez les destinataires souhaités dans les champs À, CC ou Cci .
Remarque: en tant qu'expéditeur, l'adresse e-mail de votre profil est automatiquement ajoutée au champ CC. - Dans le champ Objet, acceptez la ligne d'objet par défaut ou écrivez la vôtre.
- Dans le champ Message, saisissez le message que vous souhaitez envoyer. Ce champ correspond au corps de l'e-mail.
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers pour joindre tous les fichiers ou éléments pertinents au message.
- Cliquez sur Envoyer.