Transférer une DDR par e-mail

Objectif

Transférer une DDR (sous forme de notification par e-mail) à partir de l'outil DDR au niveau projet.

Contexte

La fonctionnalité de messagerie intégrée à l'outil DDR vous permet de transférer une DDR aux autres utilisateurs du projet par e-mail. Ces utilisateurs peuvent alors afficher la DDR.
Important : si vous souhaitez transférer une DDR à un autre utilisateur à des fins de révision et de soumission d'une réponse à la DDR, voir Transférer une DDR pour révision.

Par exemple, une fois la DDR fermée, vous devrez peut-être en informer d'autres parties, telles que l'entrepreneur responsable (auquel la fermeture de la DDR n'a peut-être pas été signalée automatiquement), pour leur fournir la réponse officielle à la DDR. L'envoi de DDR par e-mail est une action manuelle disponible à la demande, que vous pouvez effectuer quand vous le souhaitez. Dans certains cas, par exemple, vous préférerez que le sous-traitant responsable ne reçoive pas de notification automatique par e-mail dès qu'une DDR est fermée, car il risquerait de supposer erronément que la « réponse » à la DDR ou au changement de portée a été approuvée.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil DDR au niveau projet.
• Informations supplémentaires :
  • Important : si vous souhaitez transférer une DDR à un autre utilisateur à des fins de révision et de soumission d'une réponse à la DDR, voir Transférer une DDR pour révision.

Procédure

1. Accédez à l’outil DDR du projet.
2. Recherchez la DDR souhaitée dans la liste, puis cliquez sur Afficher.
   
3. Cliquez sur E-mail.
   
4. Ajoutez les destinataires souhaités dans les champs À et/ou CC.
   Remarque : comme vous êtes l'expéditeur, l'adresse e-mail de votre profil est automatiquement ajoutée au champ CC.
5. Définissez l'accès utilisateur au message comme suit :
   • Pour restreindre l'accès à ce message, cochez la case Privé(e).
     OU
   • Pour permettre aux utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » et « Standard » d'afficher le message (en utilisant le sous-onglet « E-mail » de la DDR), décochez la case Privé(e).
6. Dans le champ Objet, acceptez la ligne d'objet par défaut ou écrivez la vôtre.
7. Dans la zone Pièces jointes, joignez tout fichier pertinent au message.
8. Dans le champ Message, saisissez le message que vous souhaitez envoyer. Ce champ correspond au corps de l'e-mail. 
9. Cliquez sur Envoyer.
   Le système envoie un e-mail aux destinataires désignés, comme illustré ci-dessous. Le format de la ligne d'objet de l'e-mail est le suivant : TR : DDR : Nº{Nº} : {Objet}