Gérer les appels d’offres et l’intégration de COMPASS

Les clients Procore utilisant COMPASS by Bespoke Metrics peuvent visualiser de manière transparente les données de qualification COMPASS et inviter les entreprises à se qualifier directement dans l’outil Appel d’offres sur un projet Procore. Si votre entreprise n’a pas de compte COMPASS, vous pouvez toujours accéder aux données du projet Procore et à QScore pour les entreprises répertoriées dans le réseau Procore Construction Network. 

Ce guide vous guidera à travers les étapes suivantes : 

1. Activer l’intégration COMPASS
2. Synchroniser les données COMPASS avec Procore
   1. Ajouter ou mettre à jour des entreprises COMPASS dans votre annuaire
3. Afficher les données de qualification dans l’outil Appel d’offres

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appels d'offres du projet.
• Exigences supplémentaires
  • Votre entreprise doit disposer d’un abonnement actif à Procore Bid Management.
  • Vos projets doivent également être mis à niveau vers l’expérience de gestion améliorée des enchères .
  • Pour afficher les données COMPASS des entreprises répertoriées dans votre annuaire, le numéro EIN de l’entreprise doit être ajouté aux détails de l’entreprise. 

1.  Accédez à la page d’intégration COMPASS dans l’App Marketplace Procore.
2.  Connectez-vous à votre compte Procore et confirmez que vous avez sélectionné la bonne entreprise.
3. Cliquez sur Installer.
   • Vous serez redirigé vers la page Paramètres de l’outil Admin de l’entreprise pour les appels d’offres dans Procore.
4. Cliquez sur Se connecter à COMPASS pour activer le partage de données de COMPASS vers Procore pour votre compte.

1. Assurez-vous que le sous-traitant est entièrement saisi dans COMPASS avec les informations suivantes :
   Note: Vous ne pourrez pas modifier ces informations, mais elles sont nécessaires pour l’intégration de Procore.
   • Nom légal de l'entreprise
   • Adresse postale exacte
   • FEIN (Numéro d’identification fiscale)
2. Laissez le temps aux données de se synchroniser avec Procore. COMPASS se synchronise avec Procore deux fois par jour. Les nouveaux fournisseurs ajoutés à COMPASS n’apparaîtront pas immédiatement dans Procore, mais apparaîtront après la prochaine synchronisation planifiée. Il peut s’écouler jusqu’à 12 heures avant que les données COMPASS ne soient reflétées dans Procore.

Les entreprises répertoriées dans votre compte COMPASS ne sont PAS automatiquement ajoutées à votre annuaire d’entreprise dans Procore. Vous devez les ajouter manuellement ou à partir du réseau Procore Construction Network pour voir leurs données de qualification lors de l’ajout de candidats à partir de votre annuaire.

1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise.
2. Cliquez sur Ajouter une entreprise.

3. Version limitée

   Ce flux de travail est actuellement disponible en anglais aux États-Unis et au Canada. En savoir plus.

   • Saisissez le « Nom de l’entreprise » et cliquez sur Rechercher pour rechercher l’entreprise dans le réseau Procore Construction Network.
   • À partir des résultats de la recherche, effectuez l’une des actions suivantes :
     • Cliquez sur Ajouter à côté de l’entreprise que vous souhaitez ajouter à votre annuaire.
       Note: L’entreprise est ajoutée en tant qu’entreprise connectée et le nom, l’adresse, le site Web et le numéro de téléphone de l’entreprise sont ajoutés à votre annuaire. Vous pouvez mettre à jour les informations de l’entreprise dans votre annuaire.
     • Cliquez sur Ajouter une entreprise manuellement pour continuer à ajouter l’entreprise.
4. Remplissez le formulaire en vous assurant que le nom de l’entreprise et l’adresse postale correspondent à ce qui se trouve dans COMPASS.
5. Cliquez sur Créer.
6. Recherchez le « Type d’entité » et sélectionnez EIN.
7. Entrez le numéro EIN à côté du « Type d’entité ».
8. Cliquez sur Enregistrer.
   Les informations de COMPASS se synchroniseront instantanément et seront disponibles dans l’outil Appels d’offres.

Pour les entreprises déjà présentes dans votre annuaire, les données COMPASS se synchronisent automatiquement lorsque les informations clés correspondent. Pour activer cette synchronisation, assurez-vous que les informations s’alignent en suivant les étapes ci-dessous.

1. Accédez à l’outil Annuaire au niveau entreprise.
2. Cliquez sur l’onglet Entreprises .
3. À côté de l’entreprise, cliquez sur Modifier.
4. Assurez-vous que les champs suivants correspondent à ce qui se trouve dans COMPASS :
   1. Nom de l'entreprise
   2. Adresse
   3. Recherchez le « Type d’entité » et sélectionnez EIN.
      1. Entrez le numéro EIN à côté du « Type d’entité ».
5. Cliquez sur Enregistrer.
   Les informations de COMPASS se synchroniseront instantanément et seront disponibles dans l’outil Appels d’offres.

1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
2. Ouvrez le dossier d’appel d’offres.
3. En face du formulaire d’appel d’offres auquel vous souhaitez ajouter des candidats, cliquez sur l’icône plus .
   
   OU
   Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.
   1. Cliquez sur l'onglet Candidats.
   2. Cliquez sur Ajouter des candidats.
4. Facultatif : recherchez et filtrez les entreprises à ajouter à un formulaire d’appel d’offres.
5. Optionnel: Cliquez sur le nom de l’entreprise pour afficher ses détails.

   Remarque

   En fonction des informations de l’entreprise, les informations suivantes sont disponibles :

   • Les informations sur l’entreprise de votre annuaire sont disponibles par défaut.
   • Les onglets Vue d’ensemble et Activité Procore sont disponibles si l’entreprise candidate est une entreprise connectée, ou si vous disposez de l’EIN ou d’une adresse valide de l’entreprise dans l’annuaire de votre entreprise.
     Note: L’onglet Vue d’ensemble remplace la section par défaut des informations sur l’entreprise.
   • Les qualifications sont disponibles si vous utilisez l’intégration COMPASS. Voir À propos de l’intégration Appels d’offres + COMPASS.
6. Cochez la case des entreprises que vous souhaitez ajouter au formulaire d’appel d’offres.
7. Décidez quand inviter des candidats :
   • Pour ajouter les candidats sans envoyer d’invitation, cliquez sur Ajouter des candidats.
   • Pour inviter les candidats dès maintenant :
     1. Cliquez sur Envoyer des invitations.
     2. Cliquez sur Envoyer pour confirmer l’envoi de l’e-mail d’invitation à un appel d’offres. 

1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
2. Cliquez sur Afficher ou sur le nom du dossier d’appel d’offres concerné.
   Note: Vous pouvez également cliquer sur le nom du dossier d’appel d’offres.
3. Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.
4. Cliquez sur l’onglet Égalisation de l’appel d’offres .
5. Cliquez sur la vue Appels d’offres échelonnés .
6. Effectuez l’une des actions suivantes :
   • Alterne
     1. Développez la section « Alternatives ».
     2. Déplacez les bascules  en position ON ou  OFF pour afficher ou masquer les alternatives. 
   • Résumé de l’appel d’offres
     1. Affichez le nombre d’éléments exclus ou manquants dans l’appel d’offres envoyé.
   • Configurer les colonnes pour les appels d’offres envoyés
     1. Cliquez sur l’icône Filtre du tableau.
     2. Placez les boutons à bascule  en position ACTIVÉ ou  DÉSACTIVÉ pour afficher ou masquer une offre. 
   • Modifier les postes.
     1. Double-cliquez sur le champ de l’appel d’offres que vous souhaitez modifier.
        Remarque: les champs qui ont été modifiés auront un triangle dans la cellule.
     2. Si disponible, sélectionnez Inclure ou Exclure.
        Note: Ceci est basé sur le « Type de champ de réponse » dans le formulaire d’appel d’offres.
     3. Saisissez le nouveau montant.
     4. Optionnel: Saisissez une note.
     5. Optionnel: Sélectionnez une couleur de poste.
     6. Cliquez sur Ajouter.
     7. Optionnel: Cliquez sur Afficher l’activité pour afficher l’historique des changements du champ.
   • Postes privés
     1. Repérez la section « Postes privés ».
     2. Cliquez sur l’icône + .
     3. Cliquez sur Ajouter un poste et sélectionnez Code de coût ou Texte brut.
     4. Saisissez le code de coût ou le nom de l’élément, la description, puis sélectionnez le type de champ de réponse.
     5. Optionnel: Pour créer une section pour vos postes, cliquez sur Ajouter une section et entrez le nom de la section.
     6. Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des sections et des postes supplémentaires.
     7. Facultatif: pour supprimer une section ou un poste, cliquez sur les points de suspension verticauxet sélectionnez Supprimer la section ou Supprimer le poste. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
     8. Cliquez sur Enregistrer.
     9. Cliquez sur l’un des champs de vos postes privés pour saisir les quantités incluses ou exclues. Voir la section « Modifier les postes » ci-dessus pour plus d’informations.
   • Trier les appels d’offres
     1. Cliquez sur Trier pour retrier les enchères du plus bas au plus élevé.
        Note: Les appels d’offres sont automatiquement triés du plus bas au plus élevé, de gauche à droite. Utilisez ce bouton pour effectuer un nouveau tri après avoir modifié une offre.
   • Afficher les coordonnées du candidat
     1. Cliquez sur le nom dans la ligne « Destinataire de l’appel d’offres » pour afficher ses coordonnées.
   • Afficher les données de qualification 
     1. Faites défiler jusqu’à la section Données de qualification pour afficher les données de qualification. 
        Remarque: ces informations sont disponibles pour les clients disposant de l’intégration Appels d’offres et COMPASS. 
7. Facultatif : exporter les données de nivellement des appels d’offres.