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Procore

Modifier les changements budgétaires

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La nouvelle fonctionnalité Changements budgétaires est conçue pour remplacer la fonction de modifications budgétaires existantes. Une fois que vous avez transféré les modifications budgétaires, vous n’avez plus accès à la fonction de modifications budgétaires. Si vous avez des questions avant que votre entreprise commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir plus sur la chronologie de la migration, voir : Questions courantes.

Objectif

Pour effectuer des modifications budgétaires en utilisant l'outil Budget du projet.

Contexte

Un changements budgétaire déplace les fonds de votre budget d'un secteur de coûts ou de recettes spécifique vers un autre secteur de coûts ou de recettes. Les utilisateurs peuvent créer des modifications budgétaires pour s'assurer que votre équipe dispose d'une méthode pour déplacer et vérifier les valeurs budgétaires entre les activités et les lots de projets associés à votre projet de construction. Grâce au formulaire « Créer une nouvelle modification budgétaire », les utilisateurs peuvent ajouter des ajustements basés sur les montants et sur les unités/quantités d'un poste à un autre, ce qui permet de déplacer les quantités de matériaux, de main-d'œuvre et de fonds dont vous avez besoin pour réaliser les activités.

Exemple

Selon que vous utilisez votre budget pour suivre les coûts ou les recettes, vous pouvez créer des changements budgétaires pour déplacer des montants en dollars entre les codes budgétaires. Voici quelques utilisations courantes d'un changement budgétaire :

  • Transférer des fonds. Un transfert de fonds est une modification budgétaire qui déplace des fonds d'un (1) code budgétaire vers un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).
  • Déplacer des dépenses. Si vous utilisez votre budget pour suivre les dépenses, vous pouvez déplacer des dépenses d'un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).
  • Déplacer des recettes. Si vous utilisez votre budget pour suivre les recettes de votre projet, vous pouvez déplacer les recettes d'un (1) code budgétaire vers un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).

Dans Procore, une modification budgétaire comprend deux (2) éléments :

  • Ajustement . Un ajustement est un poste qui représente la ligne du budget d'origine d'où proviennent les fonds. Vous pouvez ajouter de nouveaux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter un ajustement . 
  • Ligne . Un poste sous un ajustement représente l'endroit où vous souhaitez allouer les fonds du budget d'origine. Vous pouvez ajouter des postes aux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter une ligne . 
 Conseil
Qu'est-ce qu'un code budgétaire ? Pour en savoir plus sur le concept de code budgétaire dans Procore, voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP ?

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Budget du projet avec l'autorisation granulaire « Créer, modifier et supprimer des changements budgétaires » activée dans votre modèle d'autorisations.
  • Informations supplémentaires :
    • Procore recommande à votre entreprise (ou à chaque équipe de projet) de développer une politique de gestion des changements budgétaires dans votre environnement.
    • Les changements de budget sont pris en charge par l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 
  • Restrictions :
    • Les changements budgétaires ne s'inscrivent PAS automatiquement dans les factures EG/client, les factures de financement ou les factures au maître d'ouvrage.
    • Les ajustements ne peuvent être modifiés que lorsqu'un changement budgétaire a le statut « Ébauche ».
    • Si un flux de travail personnalisé a été appliqué au projet, vous ne pouvez PAS modifier manuellement le statut de changement du budget. 
  • Pour les entreprises utilisanticon-erp-synced2.png l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • Seules les modifications budgétaires « Approuvées » peuvent être envoyées à Intégrations Procore + ERP .
    • Les modifications budgétaires peuvent être récupérées dans Intégrations Procore + ERP si elles n'ont pas encore été synchronisées.
    • Les modifications budgétaires ne peuvent pas être modifiées ou supprimées une fois synchronisées avec le système ERP intégré.

Procédure

Ajouter des informations générales

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Changements budgétaires.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Mettez à jour les informations sur les changements budgétaires, si nécessaire :
    Remarque
    Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
    • Numéro*
      Acceptez le numéro de changement budgétaire par défaut. Procore attribue les nouveaux numéros d'ajustement dans un ordre séquentiel. Par ex. : 1, 2, 3, et ainsi de suite.
    • Statut*
      Sélectionnez le statut actuel du changement budgétaire. Procore attribue le statut « Brouillon » aux nouveaux ajustements.
    • Titre
      Saisissez un titre pour le changement budgétaire.
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du changement budgétaire.
  5. Facultatif. Si le paramètre « Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures au maître d'ouvrage » est activé (voir Modifications budgétaires) :

    add-to-owner-invoice-options.png
  6. Facultatif. Continuez en ajoutant un (1) ou plusieurs ajustement(s).

Modifier les ajustements

  1. Recherchez l'ajustement que vous souhaitez modifier. 
  2. Mettez à jour les informations suivantes selon vos besoins :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
    • Description 
      Saisissez une description de l'ajustement.
    • Quantité
      Saisissez le nombre d'unités.
    • Unité
      Saisissez l'unité de mesure (UOM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Saisissez le coût par unité.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction de la Quantité, l'Unité et les Saisies de coût unitaire.
    • Poste d'événement de changement
      Si l'outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d'événement de changement pour lier l'ajustement à un événement de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez dans cette case tout commentaire utile concernant le changement budgétaire.

Modifier les postes pour les ajustements

  1. Recherchez le poste à ajuster dans la section « Ajustements ».
  2. Mettez à jour les informations suivantes pour un poste d'ajustement :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
    • Description 
      Saisissez une description pour l'ajustement.
    • Quantité
      Saisissez le nombre d'unités.
    • Unité
      Saisissez l'unité de mesure (UOM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Saisissez le coût par unité.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction de la Quantité, l'Unité et les Saisies de coût unitaire.
    • Poste d'événement de changement
      Si l'outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d'événement de changement pour lier l'ajustement à un événement de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez dans cette case tout commentaire utile concernant le changement budgétaire.
  3. Cliquez sur Créer. 

Modifier les ajustements de production

Si votre entreprise suit les quantités de production dans le budget (voir Que sont les quantités produites ?), vous pouvez également créer des changement budgétaires pour effectuer des ajustements de production.

Ajouter des postes aux ajustements de production

Après avoir sélectionné le poste pour l'ajustement de production comme détaillé ci-dessus, vous pouvez ensuite ajouter un (1) ou plusieurs postes pour représenter la façon dont vous voulez réaffecter les quantités produites budgétisées.

Voir aussi