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Procore

Modifier les changements budgétaires

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Phase de lancement
La nouvelle fonction Modifications budgétaires est conçue pour remplacer la fonction de modifications budgétaires existante. Une fois que vous aurez migré vers Modifications budgétaires, vous n’aurez plus accès à la fonction de modifications budgétaires. Si vous avez des questions avant que votre entreprise ne commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir plus sur le calendrier de migration, consultez : Questions courantes.

Contexte

Une modification budgétaire déplace les fonds de votre budget d’un secteur de coûts ou de revenus spécifique vers un autre secteur de coûts ou de revenus. Les utilisateurs peuvent créer des changements budgétaires pour s’assurer que votre équipe dispose d’une méthode pour déplacer et auditer les valeurs budgétaires entre les activités de projet et les lots de travaux associés à votre projet de construction. Avec le formulaire « Créer un nouveau changement budgétaire », les utilisateurs peuvent ajouter des ajustements basés sur le montant et sur les unités/quantités d’un poste à l’autre, ce qui déplace les quantités de matériaux, de main-d’œuvre et de fonds dont vous avez besoin pour mener à bien les activités.

Exemple

Selon que vous utilisez votre budget pour suivre les coûts ou les recettes, vous pouvez créer des changements budgétaires pour déplacer des montants en dollars entre les codes budgétaires. Voici quelques utilisations courantes d’un changement budgétaire :

  • Transférer des fonds. Un transfert de fonds est une modification budgétaire qui déplace des fonds d’un (1) code budgétaire vers un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).

  • Déplacer les dépenses. Si vous utilisez votre budget pour suivre les dépenses, vous pouvez déplacer des dépenses d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).

  • Déplacer des revenus. Si vous utilisez votre budget pour suivre les recettes de votre projet, vous pouvez déplacer les recettes d’un (1) code budgétaire vers un (1) ou plusieurs autre(s) code(s) budgétaire(s).

Dans Procore, une modification budgétaire est composée de deux (2) éléments :

  • Ajustement. Un ajustement est un poste qui représente la ligne du budget d’origine d’où proviennent les fonds. Vous pouvez ajouter de nouveaux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter un ajustement .

  • Ligne. Un poste sous un ajustement représente l’endroit où vous souhaitez allouer les fonds du budget initial. Vous pouvez ajouter des postes aux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter une ligne .

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :

    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU

    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Budget du projet avec l’autorisation granulaire « Créer, modifier et supprimer des modifications budgétaires » activée dans votre modèle d’autorisations.

  • Informations supplémentaires :

    • Procore recommande à votre entreprise (ou à chaque équipe de projet) de développer une politique de gestion des changements budgétaires dans votre environnement.

    • Les modifications budgétaires sont prises en charge par l’outil Flux de travail au niveau Entreprise.

  • Restrictions :

    • Les modifications budgétaires ne s’inscrivent PAS automatiquement dans une facture EG/client, une facture de financement ou une facture au maître d’ouvrage.

    • Les ajustements ne peuvent être modifiés que lorsqu'un changement budgétaire a le statut « Ébauche ».

    • Si un flux de travail personnalisé a été appliqué au projet, vous ne pourrez PAS modifier manuellement le statut de modification du budget.

  • Pour les entreprises utilisant l’outil icon-erp-synced-legacy.png Intégrations ERP :

    • Seuls les changements budgétaires « approuvés » peuvent être envoyés à Procore + .

    • Les modifications budgétaires peuvent être récupérées dans Intégrations Procore + ERP si elles n'ont pas encore été synchronisées.

    • Les modifications budgétaires ne peuvent pas être modifiées ou supprimées une fois synchronisées avec le système ERP intégré.

Procédure

Ajouter des informations générales

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.

  2. Cliquez sur l’onglet Modifications budgétaires .

  3. Cliquez sur Modifier.

  4. Mettez à jour les informations sur les changements budgétaires, si nécessaire : 

    Remarque
    Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.

    • Nombre*
      Acceptez le numéro de modification budgétaire par défaut. Procore attribue les nouveaux numéros d’ajustement dans un ordre séquentiel. Par exemple ; 1, 2, 3, et ainsi de suite.

    • Titre
      Saisissez un titre pour le changement budgétaire.

    • Type
      Sélectionnez un type de changement parmi les options disponibles :

      • Allocation

      • Rachat

      • Contingence

      • Quantité produite

      • Transfer
        Remarque : seuls les types activés dans la configuration de votre entreprise apparaîtront dans cette liste.

    • Statut*
      Sélectionnez le statut actuel de la modification budgétaire. Procore attribue le statut « Ébauche » aux nouveaux ajustements.

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de la modification budgétaire.

  5. Optionnel. Si le paramètre « Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures au maître d’ouvrage » est activé (voir Modifications budgétaires) :

    add-to-owner-invoice-options.png

  6. Optionnel. Continuez en ajoutant un (1) ou plusieurs ajustement(s).

Modifier les ajustements

  1. Recherchez l’ajustement que vous souhaitez modifier.

  2. Mettez à jour les informations suivantes selon vos besoins :

    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?

    • Description
      Saisissez une description pour l’ajustement.

    • Quantité
      Entrez le nombre d’unités.

    • Unité
      Saisissez l’unité de mesure (UOM).

      Remarque

    • Coût unitaire
      Entrez le coût par unité.

    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction de la Quantité, l’Unité et les Saisies de coût unitaire.

    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier l’ajustement à un événement de changement.

    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez tout commentaire utile sur la modification budgétaire dans cette case.

Modifier les postes pour les ajustements

  1. Recherchez le poste à ajuster dans la section « Ajustements ».

  2. Mettez à jour les informations suivantes pour un poste d’ajustement :

    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?

    • Description
      Saisissez une description pour l’ajustement.

    • Quantité
      Entrez le nombre d’unités.

    • Unité
      Saisissez l’unité de mesure (UOM).

      Remarque

    • Coût unitaire
      Entrez le coût par unité.

    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction de la Quantité, l’Unité et les Saisies de coût unitaire.

    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier l’ajustement à un événement de changement.

    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez tout commentaire utile sur la modification budgétaire dans cette case.

  3. Cliquez sur Créer.

Modifier les ajustements de production

Si votre entreprise suit les quantités de production dans le budget (voir Que sont les quantités produites ?), Vous pouvez également créer des changements budgétaires pour effectuer des ajustements de production.

Ajouter des postes aux ajustements de production

Après avoir sélectionné le poste pour l’ajustement de production comme détaillé ci-dessus, vous pouvez ensuite ajouter un (1) ou plusieurs postes pour représenter la façon dont vous souhaitez réaffecter les quantités produites budgétisées.

Voir aussi