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Procore

Modifier les changements budgétaires

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 Phased Release
The new Budget Changes feature is designed to replace the existing budget modifications feature. Once you migrate to Budget Changes, you will no longer have access to the budget modifications feature. If you have any questions before your company starts the migration, contact your Procore point of contact. To learn more about the timeline for migration, see: Common Questions.

Objectif

Pour effectuer des modifications budgétaires en utilisant l'outil Budget du projet.

Contexte

A budget change moves your budget's funds from a specific cost or revenue area to another cost or revenue area. Users can create budget changes to ensure your team has a method for moving and auditing budget values between the job activities and work packages associated with your construction project. With the 'Create New Budget Change' form, users can add both Amount-Based and Unit/Qty Based adjustments from one line item to another -- which moves the quantities of materials, labor, and funds you need to complete activities.  

Example

Depending on whether you use your budget to track cost or revenue, you can create budget changes to move dollar amounts between budget codes. Some common uses for a budget change include:

  • Transfer Funds. A fund transfer is a budget change that moves funds from one (1) budget code to one (1) or more other budget code(s). 
  • Move Expenditures. If you use your budget to track expenditures, you can move expenses from one (1) budget code to one (1) or more other budget code(s). 
  • Move Revenue. If you use your budget to track your project's revenue, you can move revenue from one (1) budget code to one (1) or more other budget code(s). 

In Procore, a budget change is comprised of two (2) components:

  • Adjustment. An adjustment is a line item that represents the line on the original budget where the funds are coming from. You can add new adjustments by clicking the Add Adjustment button. 
  • Line. A line item under an adjustment represents where you want to allocate the funds from the original budget. You can add line items to adjustments by clicking the Add Line button. 
 Tip
What is a budget code? To learn more about the budget code concept in Procore, see What is a budget code in WBS?

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Budget du projet avec l'autorisation granulaire « Créer, modifier et supprimer des changements budgétaires » activée dans votre modèle d'autorisations.
  • Informations supplémentaires :
    • Procore recommande à votre entreprise (ou à chaque équipe de projet) de développer une politique de gestion des changements budgétaires dans votre environnement.
    • Les changements de budget sont pris en charge par l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 
  • Restrictions :
    • Les changements budgétaires ne s'inscrivent PAS automatiquement dans les factures EG/client, les factures de financement ou les factures au maître d'ouvrage.
    • Les ajustements ne peuvent être modifiés que lorsqu'un changement budgétaire a le statut « Ébauche ».
    • Si un flux de travail personnalisé a été appliqué au projet, vous ne pouvez PAS modifier manuellement le statut de changement du budget. 
  • Pour les entreprises qui utilisent l’option icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • Seules les modifications budgétaires « Approuvées » peuvent être envoyées à Intégrations Procore + ERP .
    • Les modifications budgétaires peuvent être récupérées dans Intégrations Procore + ERP si elles n'ont pas encore été synchronisées.
    • Les modifications budgétaires ne peuvent pas être modifiées ou supprimées une fois synchronisées avec le système ERP intégré.

Procédure

Ajouter des informations générales

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Changements budgétaires.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Mettez à jour les informations sur les changements budgétaires, si nécessaire :
    Remarque
    Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
    • Numéro*
      Acceptez le numéro de changement budgétaire par défaut. Procore attribue les nouveaux numéros d'ajustement dans un ordre séquentiel. Par ex. : 1, 2, 3, et ainsi de suite.
    • Statut*
      Sélectionnez le statut actuel du changement budgétaire. Procore attribue le statut « Brouillon » aux nouveaux ajustements.
    • Titre
      Saisissez un titre pour le changement budgétaire.
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du changement budgétaire.
  5. Optionnel. Si le paramètre « Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures au maître d’ouvrage » est activé (voir Modifications budgétaires) :

    add-to-owner-invoice-options.png
  6. Facultatif. Continuez en ajoutant un (1) ou plusieurs ajustement(s).

Modifier les ajustements

  1. Recherchez l'ajustement que vous souhaitez modifier. 
  2. Mettez à jour les informations suivantes selon vos besoins :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
    • Description 
      Saisissez une description de l'ajustement.
    • Quantité
      Saisissez le nombre d'unités.
    • Unité
      Saisissez l'unité de mesure (UOM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Saisissez le coût par unité.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction de la Quantité, l'Unité et les Saisies de coût unitaire.
    • Poste d'événement de changement
      Si l'outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d'événement de changement pour lier l'ajustement à un événement de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez dans cette case tout commentaire utile concernant le changement budgétaire.

Modifier les postes pour les ajustements

  1. Recherchez le poste à ajuster dans la section « Ajustements ».
  2. Mettez à jour les informations suivantes pour un poste d'ajustement :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
    • Description 
      Saisissez une description pour l'ajustement.
    • Quantité
      Saisissez le nombre d'unités.
    • Unité
      Saisissez l'unité de mesure (UOM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Saisissez le coût par unité.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction de la Quantité, l'Unité et les Saisies de coût unitaire.
    • Poste d'événement de changement
      Si l'outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d'événement de changement pour lier l'ajustement à un événement de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez dans cette case tout commentaire utile concernant le changement budgétaire.
  3. Cliquez sur Créer. 

Modifier les ajustements de production

Si votre entreprise suit les quantités de production dans le budget (voir Que sont les quantités produites ?), vous pouvez également créer des changement budgétaires pour effectuer des ajustements de production.

Ajouter des postes aux ajustements de production

Après avoir sélectionné le poste pour l'ajustement de production comme détaillé ci-dessus, vous pouvez ensuite ajouter un (1) ou plusieurs postes pour représenter la façon dont vous voulez réaffecter les quantités produites budgétisées.

Voir aussi

 

If you would like to learn more about Procore's budget management software and how it can help your business, please visit our construction budgeting software product page icon-external-link.png.