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Procore

Utiliser la fonction « Prévision jusqu'à l'achèvement »

Objectif

Utiliser la fonction « Prévision jusqu'à l'achèvement » dans l'outil Budget du projet.

Contexte

Pour vous assurer que les activités et les coûts futurs de votre projet restent précis et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité est de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes chef de projet ou comptable de projet), vous pourriez avoir besoin de générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour clairement rendre compte de tous les coûts facturables de votre projet (en d'autres termes, ce qui a été accompli sur le projet) et les coûts prévus (en d'autres termes, ce qui reste à accomplir sur le projet). 

Pour aider votre équipe de projet à mieux comprendre ce qui reste à accomplir sur un projet, une colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement » est incluse, par défaut, sur plusieurs « vues standard » de l'outil Budget (par exemple, vue du budget standard Procore, vue vierge du budget, vue du budget standard Procore (à plusieurs niveaux) et vue du budget du coût direct ERP Procore). Cette colonne peut également être ajoutée à toutes les vues du budget personnalisées que vous choisissez de créer. Voir Configurer une nouvelle vue du budget

Avec la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement », vous pouvez :

  • Estimer le coût « Au-dessus/en dessous du budget prévu » pour chaque poste budgétaire
    Ceci garantit que le total de la colonne « Coût estimé à l'achèvement » est exact et cohérent avec votre précédente projection hebdomadaire ou mensuelle.
  • Choisir la méthode de calcul à appliquer par poste
    • Le paramètre Calcul automatique calcule les coûts restants du projet en fonction de la différence entre le « budget prévu » et les « coûts prévus », afin de maintenir une valeur « Au-dessus/en dessous du budget prévu » de zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.
    • Le paramètre Saisie manuelle vous permet d'ajouter des éléments et des montants pour définir un nombre de prévisions plus réaliste basé sur des détails clés du projet.
    • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d'ajouter des éléments basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement tout au long du projet.
  • Ajouter des notes sur les prévisions
    Enregistrez une note utile qui documente le raisonnement pour la valeur de prévision de chaque poste budgétaire. Il n'y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Budget du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévision jusqu'à l'achèvement » sur Calcul automatique, Saisie manuelle ou Ressources surveillées par poste. 
    • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.
    • L'entrée « Notes » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la saisie manuelle et les ressources surveillées.
    • Important ! Lorsque vous passez de la saisie manuelle au calcul automatique, tous les éléments de saisie manuelle ajoutés précédemment sont supprimés.
  • Calculs zéro net :
    • Un utilisateur avec des autorisations « Admin » dans l'outil Budget peut configurer la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement » pour avoir un calcul automatique de zéro net dans les paramètres de configuration de l'outil Budget.
      Remarque : ce paramètre s'applique uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget. 
    • Une icône en forme d'éclair icon-lightning-bolt.png dans la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement » indique que le calcul de zéro net automatique est appliqué.
    • Une icône point d'interrogation ? indique que la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement » ne peut pas être modifiée. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
  • Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP :

Procédure

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Budget.
  3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.
  4. Dans la colonne Prévisions jusqu'à l'achèvement, cliquez sur le lien à droite de l'icône en forme d'éclair icon-lightning-bolt.png.

    budget-forecast-to-complete-link.png
  5. Sélectionnez la méthode de calcul souhaitée :

Calcul automatique

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l'option Calcul automatique sur un poste budgétaire. Le calcul automatique est le paramètre par défaut de l'outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée en tant que valeur dans la colonne « Au-dessus/en dessous du budget prévu ».

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu'à l'achèvement à côté de l'icône en forme d'éclair icon-lightning-bolt.png, procédez comme suit :

  1. Dans la section Prévisions jusqu'à l'achèvement qui apparaît sous le tableau de l'onglet Budget, choisissez l'option Calcul automatique.
  2. Facultatif : saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la case Notes

    budget-ftc-new-experience-section.png
  3. Cliquez sur l'icône Fermer en haut à droite de la section Prévisions jusqu'à l'achèvement pour la fermer.

Saisie manuelle

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu'à l'achèvement à côté de l'icône en forme d'éclair icon-lightning-bolt.png, procédez comme suit :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Saisie manuelle.
  2. Facultatif : saisissez toute information pertinente dans la case Notes.
  3. Facultatif : pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.
    1. Pour chaque poste, entrez ce qui suit :
      • Description
        Saisissez une description pour le nouveau poste.
      • Quantité
        Saisissez une quantité. Par défaut, l'entrée est fixée à 1.
      • Unités
        Sélectionnez une unité de mesure (voir Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ?). La sélection par défaut est « mf » (montant forfaitaire).
      • Coût unitaire
        Saisissez le coût unitaire. Par exemple, inscrivez : 100,00. L'entrée par défaut est zéro (0,00).
      • Montant
        Saisissez le coût total associé au poste. Il s'agit du nombre d'unités multiplié par le coût unitaire.
    2. Ajoutez des postes si nécessaire.
  4. Selon l'expérience que vous utilisez, cliquez sur l'icône Terminé ou fermer pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.

Ressources surveillées

La colonne « Ressources surveillées » indique vos coûts prévus en fonction des taux des ressources et du temps, puis en introduisant des ressources, en appliquant une heure et une date, et en ajoutant un coût unitaire et un taux d'utilisation des ressources dans un code budgétaire. Procore réduit automatiquement le montant des « Prévisions jusqu'à l'achèvement » au fil du temps.

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu'à l'achèvement à côté de l'icône en forme d'éclair icon-lightning-bolt.png :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Ressources surveillées.
  2. Facultatif : saisissez toute information pertinente dans la case Notes.
  3. Facultatif : pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.
    1. Pour chaque poste, entrez ce qui suit :
      • Description
        Saisissez une description pour le nouveau poste de ressource.
        Exemple
        En voici quelques exemples :
        • Chef de projet de niveau 1, niveau 2
        • Location de caravanes de bureau
        • Toilettes temporaires
        • Location de conteneurs de stockage temporaire
      • Date de début
        Sélectionnez une date de début pour le poste de la ressource.
      • Date de fin
        Sélectionnez une date de fin pour le poste de la ressource.
      • Unités restantes
        Choisissez Semaines ou Mois. Semaines est la sélection par défaut. Procore utilise la date du jour pour calculer automatiquement la valeur des « Unités restantes » et continue à prélever le montant restant à la fin de chaque semaine ou mois.
      • Coût unitaire
        Ajoutez le coût par unité. Le paramètre par défaut est zéro (0,00). Par exemple, saisissez : 100,00
        • Utilisation
          Indiquez le pourcentage de la ressource qui est utilisé pendant la durée donnée du poste.
          Remarque

          Votre saisie dans la colonne précédente détermine la façon dont la valeur de chaque colonne est remplie.

          Remarque : Procore ne vous permet pas de calculer les coûts au prorata. Par exemple, 8 jours sont égaux à 2 semaines, et non à 1,14 semaine.
          Nom de la colonne Calcul
          Coût unitaire calculé Taux d'utilisation * Coût unitaire
          Prévision jusqu'à l'achèvement Coût unitaire calculé * Unités restantes
          Prévu Coût unitaire calculé * Total des unités
          Cette valeur s'applique aux dates de début et de fin que vous avez spécifiées.
    2. Ajoutez des postes si nécessaire.
  4. Selon l'expérience que vous utilisez, cliquez sur l'icône Terminé ou fermer pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion budgétaire de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de budgétisation de la construction. .