Utiliser la fonction « Prévision jusqu'à l'achèvement »

Contexte

Pour vous assurer que les activités et les coûts futurs de votre projet restent exacts et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité relève de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes un chef de projet ou un comptable de projet), vous devrez peut-être générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour comptabiliser clairement tous les coûts facturables de votre projet (en d’autres termes, ce qui a été réalisé sur le projet) et les coûts prévus (en d’autres termes, ce qui reste à terminer sur le projet).

Pour aider votre équipe de projet à mieux comprendre ce qui reste à réaliser sur un projet, une colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » est incluse, par défaut, sur plusieurs « vues standard » de l’outil Budget (par exemple, Budget standard Procore, Vue vierge du Budget, Procore Standard (multi-niveaux) Budget, Budget des coûts directs ERP Procore, Prévision standard Procore et Prévision des coûts directs ERP Procore). Cette colonne peut également être ajoutée à toutes les vues de budget ou de prévisions personnalisées que vous choisissez de créer. Voir Configurer une nouvelle vue du budget et Configurer une nouvelle vue des prévisions.

Avec la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement », vous pouvez :

• Estimez le coût « Au-dessus/en dessous du budget prévu » pour chaque poste budgétaire
  Ceci garantit que le total dans la colonne « Coût estimé à l’achèvement » est exact et cohérent avec votre projection hebdomadaire ou mensuelle précédente.

• Choisissez la méthode de calcul à appliquer par poste

  • Le paramètre Calcul automatique calcule les coûts restants du projet en soustrayant le « Budget prévu » des « coûts prévus » pour maintenir une valeur « Au-dessus/en dessous du budget prévu » de zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.

  • Le paramètre Saisie manuelle détaillée vous permet d’ajouter des éléments et des montants pour créer des prévisions plus réalistes basées sur des informations clés du projet.

  • Le paramètre Saisie manuelle de montant forfaitaire vous permet de saisir un montant unique et fixe pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique.
    Remarque : Bien que ce paramètre soit visible dans les tableaux Budget et Prévisions, il ne peut être configuré que dans l’onglet Prévisions de l’outil Budget.

  • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d’ajouter des éléments basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement au fil du temps tout au long du projet.

• Ajouter des notes sur les prévisions
  Enregistrez une note utile qui documente le raisonnement pour la valeur prévisionnelle de chaque poste budgétaire. Il n’y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.

• Informations supplémentaires :

  • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévision jusqu’à l’achèvement » sur Calcul automatique, Saisie manuelle détaillée, Saisie manuelle de somme forfaitaire ou Ressources surveillées par poste.

  • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.

  • La saisie « Notes » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la saisie manuelle détaillée, la saisie manuelle forfaitaire et les ressources surveillées.

  • C’est important ! Lorsque vous passez de la Saisie manuelle détaillée au Calcul automatique, tous les éléments de Saisie manuelle détaillée ajoutés précédemment sont supprimés.

• Calculs zéro net :

  • Un utilisateur disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil Budget peut configurer la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » pour avoir un calcul automatique de zéro net dans les paramètres de configuration de l’outil Budget.
    Remarque: ce paramètre s’applique uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget.

  • Une icône en forme d’éclair dans la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » indique que le calcul automatique de zéro émission nette a été appliqué.

  • Un point d’interrogation ? indique que la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » ne peut pas être modifiée. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

• Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP :

  • Vous pouvez exporter une prévision des coûts de Procore vers certains systèmes ERP intégrés. Voir Comment exporter les données de prévisions des coûts d’un budget Procore vers un système ERP ?

Conditions préalables

• Définir afficher une nouvelle vue du budget 

•  Configurer une nouvelle vue des prévisions

Procédure

1. Accédez à l’outil Budget du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Budget ou Prévisions .

3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.

4. Sélectionnez la méthode de calcul souhaitée :

   • Calcul automatique

   • Saisie manuelle détaillée

   • Saisie manuelle de montant forfaitaire (onglet Prévisions)

   • Ressources surveillées

Calcul automatique

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l’option Calcul automatique sur un poste budgétaire. Le calcul automatique est le paramètre par défaut de l’outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée sous forme de valeur dans la colonne « Au-dessus/en dessous du budget prévu ».

Pour mettre à jour le calcul de la prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, sélectionnez Calcul automatique à l’aide de l’une de ces options :

   • Cliquez sur le menu déroulant à côté du montant et sélectionnez Calcul automatique.

   • Cliquez sur le montant lié par hyperlien pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez Calcul automatique dans le menu déroulant Méthode de calcul.

     1. (Facultatif) Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone de texte Notes.
        Remarque : La zone de texte Notes n’est disponible que dans le panneau de configuration. Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement.

     2. (Facultatif) Cliquez sur l’icône affichage du panneau  inférieur ou sur l’icône affichage du panneau  latéral dans le panneau de configuration pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau.

     3. Cliquez sur l’icône Fermer .

Saisie manuelle détaillée

Pour mettre à jour le calcul de la prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, sélectionnez Saisie manuelle détaillée à l’aide de l’une de ces options :

   • Cliquez sur le menu déroulant en regard du montant et sélectionnez Saisie manuelle détaillée pour ouvrir le panneau de configuration.

   • Cliquez sur le montant lié hypertexte pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez Saisie manuelle détaillée dans le menu déroulant Méthode de calcul.

2. (Facultatif) Cliquez sur l’icône affichage du panneau  inférieur ou sur l’icône affichage du panneau  latéral dans le panneau de configuration pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau.

3. Pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un poste.

   1. Pour chaque poste, entrez ce qui suit :

      1. Description
         Saisissez une description pour le nouveau poste.

      2. Quantité
         Saisissez une quantité. Par défaut, l’entrée est fixée à 1.

      3. Unités
         Sélectionnez une unité de mesure (voir Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ?). La sélection par défaut est 'ml' ( montant forfaitaire ).

      4. Coût unitaire
         Entrez le coût par unité. Par exemple, saisissez : 100,00. L’entrée par défaut est zéro (0,00).

      5. Montant
         Saisissez le coût total associé au poste. Il s’agit du nombre d’unités multiplié par le coût unitaire.

   2. Ajoutez des postes si nécessaire.

4. (Facultatif) Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone de texte Notes.
   Remarque : La zone de texte Notes n’est disponible que dans le panneau de configuration. Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement.

5. Cliquez sur l’icône Fermer .

Saisie manuelle de montant forfaitaire (onglet Prévisions)

Cette méthode de saisie manuelle de somme forfaitaire doit être utilisée lorsque vous souhaitez saisir un seul chiffre pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique dans le budget d’un projet. Dans l’onglet Budget, Procore renseigne le montant « Saisie manuelle de montant forfaitaire » avec le montant « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Si vous souhaitez saisir un montant différent, vous devez modifier le montant dans l’onglet « Prévisions ». Pour savoir comment configurer une vue des prévisions, voir Créer une vue des prévisions.

Pour mettre à jour le calcul de la prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Cliquez sur l’onglet Prévisions.

2. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, sélectionnez montant forfaitaire Saisie manuelle à l’aide de l’une de ces options :

   • Cliquez sur le menu déroulant à côté du montant et sélectionnez montant forfaitaire Saisie manuelle.

     1. Saisissez un montant forfaitaire dans la zone de texte de la cellule.

   • Cliquez sur le montant lié par hyperlien pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez Saisie manuelle de montant forfaitaire dans le menu déroulant Méthode de calcul.

     1. Saisissez un montant forfaitaire dans la zone de texte Montant .

         Important

        Étant donné que votre saisie de somme forfaitaire remplace le montant « Prévision jusqu’à l’achèvement » dans le budget, il est important de comprendre les implications que l’utilisation de ce calcul peut avoir sur vos prévisions budgétaires globales.

     2. (Facultatif) Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone de texte Notes.
        Remarque : La zone de texte Notes n’est disponible que dans le panneau de configuration. Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement.

     3. (Facultatif) Cliquez sur l’icône affichage du panneau  inférieur ou sur l’icône affichage du panneau  latéral dans le panneau de configuration pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau.

     4. Cliquez sur l’icône Fermer .

Ressources surveillées

La colonne « Ressources surveillées » prévoit vos coûts prévus en fonction des taux de ressources et de l’heure, puis présente les ressources, en appliquant une heure et une date, et en ajoutant un coût unitaire et un taux d’utilisation pour les ressources dans un code budgétaire. Procore prélève automatiquement le montant de la « Prévision jusqu’à l’achèvement » au fil du temps.

Pour mettre à jour le calcul de la prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, sélectionnez Ressources surveillées à l’aide de l’une de ces options :

   • Cliquez sur le menu déroulant à côté du montant et sélectionnez Ressources surveillées pour ouvrir le panneau de configuration.

   • Cliquez sur le montant lié hypertexte pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez Ressources surveillées dans le menu déroulant Méthode de calcul.

2. (Facultatif) Cliquez sur l’icône affichage du panneau  inférieur ou sur l’icône affichage du panneau  latéral dans le panneau de configuration pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau.

3. Pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un poste.

   1. Pour chaque poste, entrez ce qui suit :

      1. Description
         Saisissez une description pour le nouveau poste de ressource.

         Exemple

         En voici quelques exemples :

         • Chef de projet de niveau 1, niveau 2
         • Location de caravanes de bureau
         • Toilettes temporaires
         • Location de conteneurs de stockage temporaire

      2. Date de début
         Sélectionnez une date de début pour le poste de la ressource.

      3. Date de fin
         Sélectionnez une date de fin pour le poste de la ressource.

      4. Unités restantes
         Choisissez des semaines ou des mois. Semaines est la sélection par défaut. Procore utilise la date du jour pour calculer automatiquement la valeur des « unités restantes » et continue de prélever le montant restant à la fin de chaque semaine ou de chaque mois.

      5. Coût unitaire
         Ajoutez le coût par unité. Le paramètre par défaut est zéro (0,00). Par exemple, saisissez 100,00.

      6. Utilisation
         Saisissez le pourcentage de la ressource qui est utilisée pendant la durée donnée du poste.

         Remarque

         Votre saisie dans la colonne précédente détermine la façon dont la valeur de chaque colonne est remplie.

         Remarque : Procore ne vous permet pas de calculer les coûts au prorata. Par exemple, 8 jours sont égaux à 2 semaines, et non à 1,14 semaine.

         Nom de la colonne	Calcul
         Coût unitaire calculé	Taux d'utilisation * Coût unitaire
         Prévision jusqu'à l'achèvement	Coût unitaire calculé * Unités restantes
         Prévu	Coût unitaire calculé * Unités totales Cette valeur s’applique aux dates de fin et de début que vous avez spécifiées.

   2. Ajoutez des postes si nécessaire.

4. (Facultatif) Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone de texte Notes.
   Remarque : La zone de texte Notes n’est disponible que dans le panneau de configuration. Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement.

5. Cliquez sur l’icône Fermer .