Utiliser la fonction « Prévision jusqu'à l'achèvement »

Pour vous assurer que les activités et les coûts futurs de votre projet restent exacts et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité relève de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes chef de projet ou comptable de projet), vous devrez peut-être générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour comptabiliser clairement tous les coûts facturables de votre projet (en d’autres termes, ce qui a été réalisé sur le projet) et les coûts prévus (en d’autres termes, ce qui reste à terminer sur le projet).

Pour aider votre équipe de projet à mieux comprendre ce qui reste à réaliser sur un projet, une colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » est incluse, par défaut, sur plusieurs des « Vues standard » de l’outil Budget (par exemple, Budget standard Procore, Vue vierge du budget, Budget standard Procore (multi-niveaux), Budget des coûts directs Procore ERP, Prévision standard Procore et Prévision des coûts directs Procore ERP). Cette colonne peut également être ajoutée à toutes les vues de budget ou de prévisions personnalisées que vous choisissez de créer. Voir Configurer une nouvelle vue du budget et Configurer une nouvelle vue des prévisions.

Avec la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement », vous pouvez :

• Estimez le coût « Au-dessus/en dessous du budget prévu » pour chaque poste budgétaire
  Ceci garantit que le total dans la colonne « Coût estimé à l’achèvement » est exact et cohérent avec votre projection hebdomadaire ou mensuelle précédente.

• Choisissez la méthode de calcul à appliquer par poste

  • Le paramètre Calcul automatique calcule les coûts restants du projet en soustrayant le « budget prévu » des « coûts prévus » afin de maintenir une valeur « Au-dessus/en dessous du budget prévu » de zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.

  • Le paramètre Saisie manuelle/Saisie manuelle détaillée vous permet d’ajouter des éléments et des montants pour créer des prévisions plus réalistes basées sur des détails clés du projet.

  • Le paramètre Saisie de somme forfaitaire/Saisie manuelle de somme forfaitaire vous permet de saisir un montant unique et fixe pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique.
    Note: Bien que ce paramètre soit visible dans les tableaux Budget et Prévisions, il ne peut être configuré que dans l’onglet Prévisions de l’outil Budget.

  • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d’ajouter des éléments basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement au fil du temps tout au long du projet.

• Ajouter des notes sur les prévisions
  Enregistrez une note utile qui documente le raisonnement pour la valeur prévisionnelle de chaque poste budgétaire. Il n’y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.

• Informations supplémentaires :

  • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévision jusqu’à l’achèvement » sur Calcul automatique, Saisie manuelle/Saisie manuelle détaillée, Saisie forfaitaire/Saisie manuelle de somme forfaitaire, ou Ressources surveillées par poste.

  • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.

  • L’entrée « Notes » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la saisie manuelle/la saisie manuelle détaillée, la saisie forfaitaire/la saisie manuelle forfaitaire et les ressources surveillées.

  • Important! Lorsque vous passez de la saisie manuelle/saisie manuelle détaillée au calcul automatique, tous les éléments de saisie manuelle/saisie manuelle détaillée ajoutés précédemment sont supprimés.

• Calculs zéro net :

  • Un utilisateur disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil Budget peut configurer la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » pour avoir un calcul automatique de zéro net dans les paramètres de configuration de l’outil Budget.
    Remarque: ce paramètre s’applique uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget.

  • Une icône en forme d’éclair dans la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » indique que le calcul automatique de zéro émission nette a été appliqué.

  • Un point d’interrogation ? indique que la colonne « Prévision jusqu’à l’achèvement » ne peut pas être modifiée. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

• Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP :

  • Vous pouvez exporter une prévision des coûts de Procore vers certains systèmes ERP intégrés. Voir Comment exporter les données de prévisions des coûts d’un budget Procore vers un système ERP ?

• Configurer une nouvelle vue du budget

• Configurer une nouvelle vue de prévisions

1. Accédez à l’outil Budget du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Budget ou Prévisions .

3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.

4. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement , cliquez sur le montant lié ou sur l’icône points de suspension horizontaux.
   Remarque : Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.
   

5. Sélectionnez la méthode de calcul souhaitée :

   • Calcul automatique

   • Entrée manuelle/Saisie manuelle détaillée

   • Saisie de somme forfaitaire/Saisie manuelle de somme forfaitaire (onglet Prévisions)

   • Ressources surveillées

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l’option Calcul automatique sur un poste budgétaire. Le calcul automatique est le paramètre par défaut de l’outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée sous forme de valeur dans la colonne « Au-dessus/en dessous du budget prévu ».

Pour mettre à jour le calcul de la prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement , cliquez sur le montant lié ou sur l’icône points de suspension horizontaux.
   Remarque : Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

2. Dans la section Prévisions jusqu’à l’achèvement qui apparaît sous le tableau, choisissez l’option Calcul automatique .

   Remarque

   

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, sélectionnez cette option dans le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement ou dans le menu Méthode de calcul du panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur l’icône d’affichage du panneau inférieur ou sur l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau « Prévisions jusqu’à l’achèvement » pour l’arrimer au bas ou sur le côté du tableau. Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

3. Optionnel: Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Notes .
   Remarque : dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, la case Notes n’est disponible que dans le panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement . Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.
   

4. Optionnel: Cliquez sur l’icône Fermer .

Pour mettre à jour le calcul de la prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement , cliquez sur le montant lié ou sur l’icône points de suspension horizontaux.
   Remarque : Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

2. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Saisie manuelle/Saisie manuelle détaillée .

   Remarque

   

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, sélectionnez cette option dans le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement ou dans le menu Méthode de calcul du panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur l’icône d’affichage du panneau inférieur ou sur l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau « Prévisions jusqu’à l’achèvement » pour l’arrimer au bas ou sur le côté du tableau. Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

3. Optionnel: Saisissez toute information pertinente dans la zone Notes .
   Remarque : dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, la case Notes n’est disponible que dans le panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement . Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

4. Optionnel: Pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.

   1. Pour chaque poste, entrez ce qui suit :

      • Description
        Saisissez une description pour le nouveau poste.

      • Quantité
        Saisissez une quantité. Par défaut, l’entrée est fixée à 1.

      • Unités
        Sélectionnez une unité de mesure (voir Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ?). La sélection par défaut est « mf » (montant forfaitaire).

      • Coût unitaire
        Entrez le coût par unité. Par exemple, saisissez : 100,00. L’entrée par défaut est zéro (0,00).

      • Montant
        Saisissez le coût total associé au poste. Il s’agit du nombre d’unités multiplié par le coût unitaire.

   2. Ajoutez des postes si nécessaire.

5. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou sur l’icône de fermeture pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.

Cette méthode de saisie de somme forfaitaire doit être utilisée lorsque vous souhaitez saisir un seul chiffre pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique dans le budget d’un projet. Dans l’onglet Budget, Procore renseigne le montant « Saisie de la somme forfaitaire » avec le montant « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Si vous souhaitez saisir un montant différent, vous devez modifier le montant dans l’onglet « Prévisions ». Pour savoir comment configurer une vue de prévisions, voir Configurer une nouvelle vue de prévisions.

Pour mettre à jour le calcul de la prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Cliquez sur l’onglet Prévisions .

2. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement , cliquez sur l’icône points de suspension horizontaux.
   Remarque : dans le tableau Prévisions améliorées, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’inscription au programme bêta, voir la bannière en haut de cette page.

3. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Saisie de somme forfaitaire/Saisie manuelle de somme forfaitaire .
   Remarque: dans le tableau Prévisions améliorées, sélectionnez cette option dans le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement ou dans le menu Méthode de calcul du panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Vous pouvez également cliquer surl’icône d’affichage du panneau inférieur ou sur l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement » pour l’arrimer au bas ou sur le côté du tableau. Pour plus de détails sur l’inscription au programme bêta, voir la bannière en haut de cette page.

4. Saisissez un montant forfaitaire dans la zone de texte.

    Important

   Étant donné que votre saisie de somme forfaitaire remplace le montant « Prévision jusqu’à l’achèvement » dans le budget, il est important de comprendre les implications que l’utilisation de ce calcul peut avoir sur vos prévisions budgétaires globales.

5. Optionnel: Saisissez toute information pertinente dans la zone Notes .
   Remarque : dans le tableau Prévisions améliorées, la case Notes n’est disponible que dans le panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement . Pour plus de détails sur l’inscription au programme bêta, voir la bannière en haut de cette page.

6. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou sur l’icône de fermeture pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.

La colonne « Ressources surveillées » prévoit vos coûts prévus en fonction des taux de ressources et de l’heure, puis présente les ressources, en appliquant une heure et une date, et en ajoutant un coût unitaire et un taux d’utilisation pour les ressources dans un code budgétaire. Procore prélève automatiquement le montant de la « Prévision jusqu’à l’achèvement » au fil du temps.

Pour mettre à jour le calcul de la prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement , cliquez sur le montant lié ou sur l’icône points de suspension horizontaux.
   Remarque : Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

2. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Ressources surveillées .

   Remarque

   

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, sélectionnez cette option dans le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement ou dans le menu Méthode de calcul du panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur l’icône d’affichage du panneau inférieur ou sur l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau « Prévisions jusqu’à l’achèvement » pour l’arrimer au bas ou sur le côté du tableau. Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

3. Optionnel: Saisissez toute information pertinente dans la zone Notes .
   Remarque : dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, la case Notes n’est disponible que dans le panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement . Pour plus de détails sur l’inscription aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

4. Optionnel: Pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.

   1. Pour chaque poste, entrez ce qui suit :

      • Description
        Saisissez une description pour le nouveau poste de ressource.

        Exemple

        En voici quelques exemples :

        • Chef de projet de niveau 1, niveau 2
        • Location de caravanes de bureau
        • Toilettes temporaires
        • Location de conteneurs de stockage temporaire

      • Date de début
        Sélectionnez une date de début pour le poste de la ressource.

      • Date de fin
        Sélectionnez une date de fin pour le poste de la ressource.

      • Unités restantes
        Choisissez des semaines ou des mois. Semaines est la sélection par défaut. Procore utilise la date du jour pour calculer automatiquement la valeur des « unités restantes » et continue de prélever le montant restant à la fin de chaque semaine ou de chaque mois.

      • Coût unitaire
        Ajoutez le coût par unité. Le paramètre par défaut est zéro (0,00). Par exemple, saisissez : 100,00

      • Utilisation
        Saisissez le pourcentage de la ressource qui est utilisée pendant la durée donnée du poste.

        Remarque

        Votre saisie dans la colonne précédente détermine la façon dont la valeur de chaque colonne est remplie.

        Note: Procore ne vous permet pas de calculer les coûts au prorata. Par exemple, 8 jours sont égaux à 2 semaines, et non à 1,14 semaine.

        Nom de la colonne	Calcul
        Coût unitaire calculé	Taux d'utilisation * Coût unitaire
        Prévision jusqu'à l'achèvement	Coût unitaire calculé * Unités restantes
        Prévu	Coût unitaire calculé * Unités totales Cette valeur s’applique aux dates de début et de fin que vous avez spécifiées.

   2. Ajoutez des postes si nécessaire.

5. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou sur l’icône de fermeture pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.