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Procore

Utiliser la fonction « Prévision jusqu'à l'achèvement »

Objectif

Utiliser la fonction « Prévision jusqu'à l'achèvement » dans l'outil Budget du projet.

Contexte

Pour vous assurer que les activités et les coûts futurs de votre projet restent précis et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité est de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes chef de projet ou comptable de projet), vous pourriez avoir besoin de générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour clairement rendre compte de tous les coûts facturables de votre projet (en d'autres termes, ce qui a été accompli sur le projet) et les coûts prévus (en d'autres termes, ce qui reste à accomplir sur le projet). 

Pour aider votre équipe de projet à mieux comprendre ce qui reste à accomplir sur un projet, une colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement » est incluse, par défaut, sur plusieurs « vues standard » de l'outil Budget (par exemple, vue du budget standard Procore, vue vierge du budget, vue du budget standard Procore (à plusieurs niveaux) et vue du budget du coût direct ERP Procore). Cette colonne peut également être ajoutée à toutes les vues du budget personnalisées que vous choisissez de créer. Voir Configurer une nouvelle vue du budget

Avec la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement », vous pouvez :

  • Estimer le coût « Au-dessus/en dessous du budget prévu » pour chaque poste budgétaire
    Ceci garantit que le total de la colonne « Coût estimé à l'achèvement » est exact et cohérent avec votre précédente projection hebdomadaire ou mensuelle.
  • Choisir la méthode de calcul à appliquer par poste
    • Le paramètre Calcul automatique calcule les coûts restants du projet en fonction de la différence entre le « budget prévu » et les « coûts prévus », afin de maintenir une valeur « Au-dessus/en dessous du budget prévu » de zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.
    • Le paramètre Saisie manuelle vous permet d'ajouter des éléments et des montants pour définir un nombre de prévisions plus réaliste basé sur des détails clés du projet.
    • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d'ajouter des éléments basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement tout au long du projet.
  • Ajouter des notes sur les prévisions
    Enregistrez une note utile qui documente le raisonnement pour la valeur de prévision de chaque poste budgétaire. Il n'y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Budget du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévision jusqu'à l'achèvement » sur Calcul automatique, Saisie manuelle ou Ressources surveillées par poste. 
    • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.
    • L'entrée « Notes » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la saisie manuelle et les ressources surveillées.
    • Important ! Lorsque vous passez de la saisie manuelle au calcul automatique, tous les éléments de saisie manuelle ajoutés précédemment sont supprimés.
  • Calculs zéro net :
    • Un utilisateur avec des autorisations « Admin » dans l'outil Budget peut configurer la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement » pour avoir un calcul automatique de zéro net dans les paramètres de configuration de l'outil Budget.
      Remarque : ce paramètre s'applique uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget. 
    • Une icône en forme d'éclair icon-lightning-bolt.png dans la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement » indique que le calcul de zéro net automatique est appliqué.
    • Une icône point d'interrogation ? indique que la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement » ne peut pas être modifiée. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
  • Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP :

Procédure

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Budget.
  3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.
  4. Cliquez sur le lien de la colonne Prévision jusqu'à l'achèvement.
    Remarque : comme illustré ci-dessous, le lien sur lequel cliquer est situé à droite de l'icône d'éclair icon-lightning-bolt.png.
    forecast_budget_4_7_2020.png
  5. Sélectionnez l'un des choix suivants pour la méthode de calcul de la fonction Prévision jusqu'à l'achèvement :

Automatic Calculation

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l'option Calcul automatique sur un poste budgétaire, qui est le paramètre par défaut de l'outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée en tant que valeur dans la colonne « Au-dessus/en dessous du budget prévu ». Dans la fenêtre Prévision jusqu'à l'achèvement , procédez comme suit :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Calcul automatique.
  2. (Facultatif) Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Notes
  3. Enregistrez vos modifications et revenez à l'outil Budget en cliquant sur Terminé.

Saisie manuelle

Suivez les étapes ci-dessous pour créer manuellement des postes pour la colonne « Prévision jusqu'à l'achèvement ». Dans la fenêtre Jusqu'à l'achèvement, procédez comme suit :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Saisie manuelle.
  2. (Facultatif) Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Notes
  3. Pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.
  4. Saisissez les informations suivantes :
    forecast_manualentry_4-7-2020.png
    • Description. Saisissez une courte description de votre nouveau poste.
    • Quantité. Saisissez un nombre. Par défaut, il est défini sur 1.
    • Unités. Sélectionnez une unité de mesure. Il s'agit d'une liste déroulante renseignée avec la liste principale des unités de mesure au niveau entreprise dans l'outil Admin de l'entreprise. Vous pouvez donc ajouter une remarque à ce sujet ici et/ou un lien vers cet article de support. La valeur par défaut est « mf » (montant forfaitaire).
    • Coût unitaire. Ajoutez le coût unitaire (par exemple, saisissez 100). Le paramètre par défaut est zéro (0,00).
    • Montant. Coût total du poste (unités * coût unitaire).
  5. Ajoutez des postes supplémentaires si nécessaire.
  6. Enregistrez vos modifications et revenez à l'outil Budget en cliquant sur Terminé.

Ressources surveillées

Suivez les étapes ci-dessous pour prévoir un poste avec vos valeurs surveillées. 

Les ressources surveillées vous permettent de prévoir les coûts projetés en fonction des taux de ressources et du temps, en introduisant des ressources, en appliquant une heure et une date, et en ajoutant un coût unitaire et un taux d'utilisation des ressources dans un code de coût. Procore réduira automatiquement le montant de la « prévision jusqu'à l'achèvement » au fil du temps. Dans la fenêtre Prévision jusqu'à l'achèvement, procédez comme suit :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Ressources surveillées
  2. (Facultatif) Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Notes
  3. Pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.
  4. Saisissez les informations suivantes :
    forecast_monitoredresources_4-7-2020.png
    • Description. Saisissez une description pour le nouveau poste de ressource. Voici quelques exemples :
      • Chef de projet de niveau 1, niveau 2
      • Location de caravanes de bureau
      • Toilettes temporaires
      • Location de conteneurs de stockage temporaire
    • Date de début. Sélectionnez une date de début pour le poste de ressource.
    • Date de fin. Sélectionnez une date de fin pour le poste de ressource.
    • Unités restantes. Sous Unités restantes, sélectionnez Semaines (par défaut) ou Mois. Procore utilisera la date du jour pour calculer automatiquement les unités restantes et continuera à prélever le montant restant à la fin de chaque unité (semaine ou mois).
    • Coût unitaire. Ajoutez le coût unitaire (par exemple, saisissez 100). Le paramètre par défaut est zéro (0,00).
      • Utilisation. Saisissez le pourcentage de ressource utilisé pendant la durée donnée du poste.
        Les colonnes Coût unitaire calculé, Prévision jusqu'à l'achèvement et Prévu seront remplies en fonction de ce que vous avez entré dans les colonnes précédentes.
        • Coût unitaire calculé = Taux d'utilisation * Coût unitaire
        • Prévision jusqu'à l'achèvement = Coût unitaire calculé * Unités restantes
        • Prévu = coût unitaire calculé * unités totales (sur la base de la durée totale calculée de la date de début à la date de fin).
          Remarque : vous ne pourrez pas évaluer les coûts au prorata (par exemple, 8 jours = 2 semaines, et non 1,14 semaine).
  5. Ajoutez d'autres postes, si nécessaire.
  6. Enregistrez vos modifications et revenez à l'outil Budget en cliquant sur Terminé.

 

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