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Procore

Créer des événements de changement

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Objectif

Créer un nouvel événement de changement à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement correspond à tout changement qui affecte la portée originale d'un projet de construction. Il peut également s'agir d'un événement qui modifie le planning du projet ou qui entraîne des coûts imprévus. Dans Procore, la création d'un événement de changement permet aux membres de l'équipe et aux intervenants de votre projet de se préparer à un changement de coût avant qu'il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus d'ordre de changement. Voici quelques exemples :

  • Réponse à une demande de maître d'ouvrage
  • Prise en compte d'un défaut de conception
  • Résoudre un problème imprévu dû à un document ou un cahier des charges imprécis
Exemple 2 : créer un événement de changement pour documenter un forfait

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à un forfait. L'objectif d'un forfait est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour être certain(e) d'avoir entièrement documenté les conditions ayant entraîné la somme à déduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les déductions de cette manière incluent :

  • Réparation d'un élément que le sous-traitant a endommagé
  • Nettoyage d'une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer 
  • Remplacement des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant
  • Réinstallation d'une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant 
  • Mise en conformité d'une question négligée vis-à-vis des règles de sécurité 
  • Fourniture de frais de location et d'utilisation d'équipements imprévus

Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de devis (DDD) à vos sous-traitants. Ces derniers peuvent alors répondre aux DDD (ou une entreprise générale peut saisir une réponse à une DDD au nom du sous-traitant). La réponse à la DDD comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur le planning. Après révision des réponses aux demandes de devis de votre sous-traitant, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (OCP).

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.
  • Restrictions :
    • Le numéro d'un événement de changement est limité à un maximum de dix (10) caractères.

  • Autres façons de créer des événements de changement :

Conditions préalables

Procédure

 Conseil
Consultez Événements de changement - Vidéos pour des présentations vidéo de ces étapes et plus encore. 

Créer un nouvel événement de changement

  1. Choisissez parmi ces options :
    • Ouvrez le menu Outils du projet et cliquez sur le bouton Créer un cercleicon-create-circle-mobile.png.
      project-tools-create-change-event.png
      OU
    • Accédez à l'outil Événements de changement du projet. Puis cliquez sur le bouton Créer. 
      change-events-create-button.png
  2. Dans la page « Nouvel événement de changement », saisissez les éléments suivants :
    • Origine
      Sélectionnez l'outil Procore et l'élément d'où provient l'événement de changement.
    • Changer le numéro de l'événement
      Procore assigne automatiquement de nouveaux numéros aux événements de changement par ordre séquentiel croissant.
      Remarques
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore l'utilise pour attribuer de nouveaux numéros aux événements de changement ultérieurs.
      • Le numéro de l'événement de changement est limité à un maximum de dix (10) caractères.
    • Titre.
      Saisissez un titre descriptif pour l'événement de changement.
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour l'événement de changement dans la liste déroulante.
       Conseil
      Quels statuts sont disponibles pour les événements de changement ?Pour plus de détails, voir Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore ? . L' administrateur Procore de votre entreprise peut également personnaliser les options de cette liste. Voir Personnaliser les statuts des événements de changement . 
    • Portée
      Sélectionnez l'une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée , Hors de portée ou À déterminer . Voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore ?
    • Chiffre d'affaires attendu
      Sélectionnez OUI ou NON.  Si OUI,  sélectionnez l'une des options dans le champ Source des revenus du poste  . Si NON, les montants de l'ODG approximatif des revenus sont définis à zéro (0).
    • Source de revenus du poste
      Sélectionnez l'une des options dans la liste : Correspondance avec le dernier coût, Aucun revenu attendu ou Quantité x coût unitaire.
    • Saisir
      Sélectionnez le type d'événement de changement. Vos options incluent : À déterminer , Indemnité , Contingence , Changement de propriétaire ou Transfert .  Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut .
    • Motif du changement
      Sélectionnez un motif pour le changement dans le menu déroulant. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Description.
      Décrivez l’événement pouvant entraîner un changement de coûts.
    • Pièces jointes
      Joignez tout fichier pertinent.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge)
      Sélectionnez le contrat qui contient les paramètres de marge que vous souhaitez utiliser pour calculer la marge sur les valeurs de l' ordre de grandeur approximatif (ROM). Procore sélectionne automatiquement le contrat avec le numéro le plus bas.
      change-event-create-new.png
  3. Cliquez sur Enregistrer .
    Procore enregistre le nouvel événement de changement. 

Ajouter des postes d'événement de changement

 Conseil
Saviez-vous qu'un utilisateur disposant des paramètres « Admin » sur l'outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l'outil Événements de changement ? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d'affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d'un projet. Pour en savoir plus, voir Comment fonctionnent les paramètres d'affichage des colonnes de l'outil Événements de changement ?
  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur l'onglet Détails. Recherchez ensuite l'événement de changement à mettre à jour et cliquez sur Modifier.
      edit-change-event.png
      OU
    • Suivez les étapes décrites dans Créer des événements de changement .
  3. Dans la page « Modifier un événement de changement », faites défiler jusqu'à la carte Postes.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour ajouter un (1) nouveau poste sur l'événement de changement, cliquez sur Ajouter un poste.
      OU
    • Pour ajouter des postes en masse à partir des postes de tous les engagements du projet à l'état « Approuvé », cliquez sur Ajouter des lignes pour tous les engagements. 
      OU
    • Pour importer des postes à partir d'un fichier CSV, voir Importer les postes d'un événement de changement à partir d'un fichier CSV.
  5. Complétez la saisie des données des postes comme suit :
  6. Cliquez sur Mettre à jour.
Remarque

Si le code budgétaire n'était pas inclus dans le budget d'origine du projet, un message de confirmation apparaît pour vous confirmer que vous souhaitez que Procore ajoute ces postes au budget. Procore ajoute le(s) nouveau(x) poste(s) au budget du projet et un point d' interrogation icon-help.png apparaît à côté de chaque poste budgétaire partiel. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce qu'un poste budgétaire partiel ? et Ajouter un poste budgétaire partiel.

 Mettre à jour les quantités produites

Les quantités produites sont liées aux contrats et au budget via une combinaison de sous-projet et de code de coût. Les utilisateurs peuvent modifier ces champs lors de la modification des postes d'événements de changement dans la page de modification des événements de changement. Cependant, si les quantités produites sont associées à un ordre de changement potentiel au contrat principal ou à une modification du budget, la quantité produite est verrouillée, sauf si elle est dissociée des objets de changement.

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet. 
  2. Recherchez et ouvrez un événement de changement existant dans l'onglet Postes .
    OU
    Créer un nouvel événement de changement. Voir Créer des événements de changement . 
  3. Faites défiler jusqu'à la fiche Quantités produites.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne .
  5. Complétez l'entrée de données du poste comme suit :
  6. Cliquez sur Enregistrer.